Kassabok Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Kassabok och fyll i datum, verifikation och typ för varje rad.
2. Lägg in belopp exkl. moms, momssats och belopp inkl. moms.
3. Fyll i motpart, betalsätt, konto och månad så att raden går att spåra.
4. Kontrollera att saldot efter transaktion stämmer mot bank eller kassa.
5. Gå till Sammanfattning och stäm av totalerna för perioden.
6. Använd Instruktioner om du vill se hur fälten ska användas.

Fliken Kassabok är byggd som ett transaktionsregister med 15 kolumner: datum, verifikation, typ, kategori, motpart, beskrivning, belopp exkl. moms, moms %, moms kr, belopp inkl. moms, betalsätt, konto, månad, kommentar och saldo efter transaktion. Det passar dig som vill följa varje affärshändelse utan att tappa spårbarhet.

En egenföretagare med 80 transaktioner i månaden kan spara mycket tid om alla rader redan från början har rätt struktur. Om varje rad tar 25 sekunder att fylla i blir det drygt 33 minuter, vilket är mindre än tiden det ofta tar att leta i gamla kvitton efteråt.

Fliken Kassabok i bilden

Bild 1 visar en tydlig tabell med rubriker i rad 2 och en titelrad högst upp. Kolumnen för saldo efter transaktion gör att du ser direkt när en betalning eller ett uttag påverkar likviditeten.

Sammanställningen i praktiken

Bild 2 visar översikten där du snabbt kan följa totalsummor och perioder. För ett mindre AB är det ofta enklare att låta kassaboken samla allt i samma struktur än att skapa separata listor för varje betalningssätt.

En kassabok är ett arbetsunderlag, inte en ersättning för bokföring enligt bokföringslagen. Räkenskapsinformation ska sparas i 7 år, så verifikationsnumret och kommentarsfältet behöver vara tillräckligt tydliga för att du ska kunna följa varje rad i efterhand.

Moms är den tekniska detaljen som ofta avgör om kassaboken blir korrekt. Normalskattesatsen är 25%, medan 12% och 6% används i särskilda fall, och ett fel på 2 500 kr uppstår direkt om du råkar lägga 10 000 kr exkl. moms i fel momskolumn.

Saldo efter transaktion som kontrollpunkt

Saldo efter transaktion är nyttigt när du vill fånga fel tidigt. Om 40 försäljningsrader i en månad alla är på 1 500 kr exkl. moms blir en enda felrad på 1 500 kr lätt att hitta om saldot avviker direkt efter den raden.

Varför månadskolumnen sparar tid

Månadskolumnen gör att du kan filtrera januari till december utan att sortera om hela listan. Det är särskilt användbart när du lämnar material till bokföring månadsvis eller kvartalsvis till Skatteverket.

Det vanligaste felet är att blanda ihop belopp exkl. moms och belopp inkl. moms. Om en försäljning på 12 500 kr inkl. moms bokförs som 12 500 kr exkl. moms blir skillnaden 2 500 kr vid 25% moms, och hela avstämningen får fel nivå.

Ett annat vanligt problem är att verifikationsnumren inte följer samma ordning som raderna. Har du 60 poster för en månad och KB-018 ligger före KB-012 blir det svårare att matcha mot kvitton, särskilt när betalning och bokföring ligger på olika datum.

Fel typ ger fel uppföljning

Om ett uttag markeras som inbetalning blir både sammanställning och saldo missvisande. För små företag räcker det ofta med 3-4 felrader för att du ska behöva gå tillbaka till bankutdraget och rätta manuellt.

Kontokolumnen måste vara konsekvent

Konto ska inte användas som fri text. Om du blandar 1930, 2013 och 2641 utan struktur blir kassaboken mer av en noteringslista än ett faktiskt underlag för bokföring.

Kontokolumnen måste vara konsekvent för att underlaget ska fungera i vardagen, och en tidrapport i Excel är ett naturligt nästa steg när arbetstid behöver kopplas till rätt datum och uppföljning.

Om du har enskild firma kan du ofta hålla dig till grundkolumnerna. Driver du ett mindre HB eller AB är det däremot smart att lägga till projekt, kund eller avdelning om du vill följa lönsamhet per uppdrag.

Tre enkla anpassningar

• Lägg till en kolumn för projekt när du fakturerar flera uppdrag parallellt.
• Skapa filter per månad om du vill stämma av 12 perioder snabbare.
• Använd egna kategorier för hyra, resor, försäljning och inköp för att få bättre överblick.

Har du 300 transaktioner på ett år blir det mycket lättare att läsa filen om strukturen är stabil från början. Det är oftast bättre att ha en enkel och konsekvent kassabok än att bygga in för många extra fält som ingen fyller i på rätt sätt.

Vill du koppla filen vidare till bokföring är det klokt att behålla samma kontonamn och samma ordning på kolumnerna. Då går underlaget snabbare att läsa av för dig själv eller för den som ska bokföra materialet.

Samma kontonamn och samma ordning på kolumnerna gör underlaget lättare att läsa av, och en faktura excel mall passar bra när kassaboken ska kompletteras med tydliga verifikat och bokföringsunderlag.