Budgetuppföljning Excel - Gratis Mall

1. Steg 1 — Öppna fliken Budgetuppföljning. De gula cellerna är inmatningsfält och de beräknade kolumnerna ska inte ersättas med egna värden.
2. Steg 2 — Ange period och datum. Datum skrivs som ÅÅÅÅ-MM-DD, exempelvis 2026-01-31.
3. Steg 3 — Välj kostnadsställe, kategori, ansvarig och ort i listorna. Kostnadsställena är KS-100 till KS-500.
4. Steg 4 — Fyll i Budget (kr) och Utfall (kr). Beloppen ska följa företagets val att arbeta inklusive eller exklusive moms.
5. Steg 5 — Läs Avvikelse (kr), Avvikelse (%) och Status. En positiv avvikelse betyder att utfallet ligger över budget.
6. Steg 6 — Skriv en kommentar när en större avvikelse behöver förklaras och följ upp den med ansvarig.
7. Steg 7 — Kontrollera fliken Sammanfattning efter varje månadsavstämning. Använd diagrammen och kategoritabellen i rapporteringen.

En ekonomiansvarig i ett mindre AB använder fliken Budgetuppföljning efter månadsbokföringen för att jämföra kostnader mot beslutad plan. Ett kostnadsställe som KS-100 kan exempelvis avse personal, medan KS-200 används för lokaler. På så sätt går samma utfall att diskutera med både redovisningskonsult och linjechef.

Från bokföring till månadsavstämning

Arbetsflödet börjar normalt med att utfallet hämtas från ekonomisystemet eller en rapport från redovisningen. Du matchar sedan beloppet mot period, kategori och kostnadsställe. Om personalbudgeten är 185 000 kr och utfallet 189 200 kr blir avvikelsen 4 200 kr, vilket motsvarar cirka 2,3 procent.

För en löneadministratör eller HR-ansvarig kan kategorin Personal följas separat från Resor och IT och system. En projektledare kan använda samma upplägg för ett projekt med flera orter, exempelvis Stockholm, Göteborg och Malmö, utan att blanda ihop lokala kostnader.

Ansvar och uppföljning

Kolumnen Budgetansvarig enligt register hämtar ansvarig från registret längst till höger baserat på kostnadsstället. Det minskar risken att en manuell ansvarig i raden inte stämmer med den interna ansvarsfördelningen. Kommentarer kan användas för att dokumentera exempelvis en engångsfaktura, försenad leverans eller förändrat bemanningsbehov.

Fliken Sammanfattning passar vid ledningsmöten och projektmöten. Den visar totaler och kategorier, medan detaljraderna används när en chef behöver förklara varför exempelvis lokalkostnaderna avviker.

Mallen är byggd med 100 datarader, autofilter från A3:M103 och frysta rubriker vid rad 4. Inmatningen ligger i kolumnerna A–H samt L. Kolumnerna I, J, K och M är beräknade: avvikelse, procentuell avvikelse, status och budgetansvarig enligt register.

Så räknas avvikelsen

Avvikelse i kronor beräknas som utfall minus budget. Procenten beräknas som avvikelsen dividerad med budget, med skydd mot division med noll. Statuslogiken är tydlig: ett utfall som inte överstiger budget får status Inom budget, upp till 5 procent över budget blir Bevaka och över 5 procent blir Över budget.

Exempelvis ger en budget på 72 000 kr och ett utfall på 75 600 kr en avvikelse på 3 600 kr, alltså 5 procent. Den posten hamnar därför fortfarande på gränsen Bevaka, inte Över budget. För svenska företag är det ett bättre arbetssätt att fastställa om beloppen ska vara inklusive eller exklusive moms innan uppföljningen börjar, eftersom blandade belopp gör analysen missvisande.

Dokumentation och kontroll

Budgetuppföljningen ersätter inte bokföringen enligt bokföringslagen. Verifikationer, periodiseringar och konton i BAS-kontoplanen ska fortfarande hanteras i företagets ekonomisystem och arkiveras enligt gällande dokumentationskrav.

Om ansvarigas namn lagras i filen behandlas personuppgifter enligt GDPR. Begränsa åtkomsten till personer som behöver uppgifterna, och undvik att skriva känsliga personaluppgifter i kommentarsfältet. Excel använder svenska funktionsnamn som SUMMA, OM, MEDEL, SUMMA.OM och LETARAD när filen öppnas i svensk version.

Det mest kostsamma felet är att budget och utfall inte mäts på samma grund. Om budgeten anges exklusive 25 procent moms men leverantörsfakturorna matas in inklusive moms blir ett inköp på 10 000 kr felaktigt registrerat som 12 500 kr. Skillnaden på 2 500 kr ser då ut som en verklig överskridning.

Fel period och dubbla belopp

En faktura som avser december men bokförs i januari kan hamna i fel period i uppföljningen. Kontrollera därför datum mot bokföringsperiod och använd samma periodiseringsprincip som redovisningen. Dubbelregistrering är också vanligt när både fakturadatum och betalningsdatum används som separata rader.

Ett konkret kontrollprov är att summera underlaget mot ekonomisystemet. Om 18 fakturor för kategorin IT och system tillsammans uppgår till 46 800 kr ska totalsumman i kolumn H också bli 46 800 kr. Avvikelsen mellan systemen ska inte förklaras med avrundning utan utredas post för post.

Missvisande ansvar och kategorier

Välj inte Resor för en konferenslokal bara för att kostnaden uppstod under en tjänsteresa. Fel kategori gör att tabellen i Sammanfattning fördelar kostnaden fel och att ledningen kan fatta beslut på ett missvisande underlag.

Var också uppmärksam på 5-procentsgränsen. En budget på 20 000 kr och ett utfall på 21 100 kr ger 5,5 procent och ska få status Över budget. Ett utfall på 21 000 kr ger exakt 5 procent och visas som Bevaka. Lägg förklaringen i kommentaren i stället för att ändra statuscellen manuellt.

Börja med att anpassa registret i kolumnerna N och O. Byt ut KS-100 till KS-500 mot företagets egna kostnadsställen och skriv rätt budgetansvarig bredvid varje kod. M-kolumnen hämtar sedan namnet utifrån kostnadsstället, vilket gör att en ändring i registret slår igenom på raderna.

Bygg en konsekvent kategoristruktur

De förberedda kategorierna är Personal, Lokaler, Marknadsföring, Resor samt IT och system. Om du behöver fler kategorier kan du utöka listvalideringen och motsvarande kategorirader i Sammanfattning. Lägg inte till en kategori bara för en enstaka faktura; fem till åtta stabila kategorier ger normalt en mer användbar rapport än 20 smala grupper.

• Använd en gemensam policy för inklusive eller exklusive moms.
• Bestäm en fast dag för månadsavstämning, exempelvis den femte arbetsdagen.
• Skriv orsaken till avvikelser över 5 procent i kommentaren.
• Skydda formelkolumnerna I, J, K och M när filen delas.

Utöka rapporteringen varsamt

Du kan komplettera med en kolumn för prognos om verksamheten behöver följa helårsutfall, men behåll originalkolumnerna så att sammanfattningens formler fortfarande pekar rätt. Ett enkelt scenario är att lägga prognosen som hittillsvarande utfall plus återstående budget: efter sex månader med 600 000 kr i utfall och 700 000 kr kvar i budget blir prognosen 1 300 000 kr.

Spara en kopia efter varje månadsstängning. Då kan du jämföra beslutade budgetvärden med senare ändringar utan att förlora historiken.