Bokföring enskild firma Excel - Gratis Mall

1. Steg 1 — Börja på fliken Inställningar och kontrollera kategorier, BAS-konton, momsnivåer och betalsätt.
2. Steg 2 — Öppna Bokföring och ange ett unikt verifikationsnummer på varje rad, exempelvis V2026-001.
3. Steg 3 — Fyll i bokföringsdatum, transaktionsdatum, beskrivning, kund eller leverantör och ort.
4. Steg 4 — Välj kategori, momsnivå och betalsätt från listorna. Ange beloppet exklusive moms i kolumn J.
5. Steg 5 — Kontrollera att konto, momsbelopp, belopp inklusive moms och status fylls i automatiskt.
6. Steg 6 — Lägg till bankgiro, plusgiro eller kommentar när uppgiften behövs för avstämning.
7. Steg 7 — Följ resultat och kostnader på Översikt, men stäm av nettomoms mot Skatteverkets momsdeklaration.

En egenföretagare, frilansare eller redovisningskonsult kan använda mallen som ett löpande registreringsunderlag för försäljning och inköp. En konsult kan exempelvis registrera en tjänsteintäkt på 24 000 kr exklusive moms, medan ett kontorsinköp på 1 450 kr förs in som kostnad.

Arbetsflödet från underlag till rad

Varje kvitto, faktura eller bankhändelse får ett eget verifikationsnummer. I bild 1 syns kolumnerna för verifikationsnr, bokföringsdatum, transaktionsdatum, beskrivning, kund eller leverantör, ort, kategori och konto. Därefter anges moms, belopp och betalningsuppgifter.

Kolumn H hämtar konto från Inställningar. En vald kategori som Konsultintäkt kopplas till konto 3041, medan Programvara kopplas till 5420. Det gör upplägget användbart för exempelvis en IT-konsult, fotograf eller hantverkare, men kontona måste kontrolleras mot den egna BAS-kontoplanen.

Uppföljning för företagaren

På bild 2 visas Översikt med intäkter, kostnader och resultat före skatt. Om intäkterna är 24 000 kr och kostnaderna 2 340 kr blir resultatet före skatt 21 660 kr, innan hänsyn tas till exempelvis egenavgifter och andra skattemässiga justeringar.

Översikten innehåller även tre månaders rader, kostnadskategorier och tre diagram. För en redovisningskonsult är detta ett snabbt kontrollsteg före avstämning mot bankkonto och verifikationer.

Enskild firma omfattas av bokföringslagen och ska bevara räkenskapsinformation i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Mallen är ett arbetsunderlag, inte en ersättning för en fullständig bokföring enligt företagets valda redovisningsmetod.

Momsnivån måste följa affären

Formlerna räknar 25%, 12% eller 6% på beloppet i kolumn J. En försäljning på 10 000 kr exklusive moms med 25% ger 2 500 kr moms och 12 500 kr inklusive moms. Livsmedel, hotell och restaurang kan omfattas av 12%, medan persontransport, böcker och kultur ofta har 6%.

Kolumn K visar utgående eller ingående moms som ett kontrollvärde. Skatteverket kräver att uppgifterna stäms av mot underlagen och den faktiska momsdeklarationen. Momsdeklarationens datum beror på företagets redovisningsperiod; för månads- och kvartalsmoms är den normalt den 12:e i andra månaden efter perioden.

F-skatt och skattemässigt resultat

Resultat före skatt i Översikt är inte samma sak som slutlig skatt. Inkomstskatt, egenavgifter, periodiseringsfond och eventuella privata uttag hanteras inte automatiskt av filen. F-skatt innebär att företagaren själv betalar preliminärskatt och egenavgifter.

Kontrollera också att fakturor innehåller rätt momsregistreringsnummer och att originalunderlagen sparas. Bild 3 innehåller särskilda kontrollpunkter för underlag, F-skatt, moms, betalningsuppgifter och dataskydd.

Ett återkommande fel är att ange belopp inklusive moms i kolumn J, trots att rubriken säger Belopp exkl. moms. Om kvittot är 1 250 kr inklusive 25% moms ska underlaget i stället vara 1 000 kr exklusive moms och 250 kr moms.

Fel datum och dubbla verifikationer

En faktura som bokförs med transaktionsdatum 2026-01-31 men betalningsdatum 2026-02-05 kan hamna i fel månadsuppföljning om datumen blandas ihop. Använd verkliga datum och kontrollera att samma kvitto inte registreras två gånger.

Verifikationsnummer ska vara löpande och unika. Två rader med V2026-014 gör det svårt att följa originalunderlaget och upptäcka luckor i serien.

Felaktig kategori eller momsnivå

Programvara på konto 5420 ska inte automatiskt behandlas som kontorsmaterial på 6110. På samma sätt ska en försäkring normalt inte få 25% moms bara för att övriga kostnader i månaden har det.

Statusen Registrerad betyder endast att ett positivt totalbelopp finns. Den bekräftar inte att kvitto, konto, moms eller betalning är korrekt. Kontrollera därför särskilt rader med saknat bankgiro, otydlig motpart eller avvikande momsnivå.

Gör ändringar på fliken Inställningar innan du börjar registrera många transaktioner. Där finns åtta kategorier och kontokopplingar, bland annat konsultintäkt 3041, kontorsmaterial 6110 och redovisningstjänst 6530.

Anpassa kategorier och konton

• Lägg till verksamhetens vanligaste intäkts- och kostnadstyper i kategorilistan.
• Kontrollera varje konto mot aktuell BAS-kontoplan och företagets redovisningsupplägg.
• Behåll korta, entydiga kategorinamn så att Översiktens SUMMA.OM-formler ger meningsfulla grupper.

För en fotograf kan kategorier för bildlicenser och studiokostnader vara mer användbara än Konsultintäkt. För en hantverkare kan material, verktyg och resor ge bättre uppföljning än den förberedda listan.

Bygg en enkel avstämningsrutin

Stäm av bankhändelser mot Bokföring varje vecka. Om du har 30 transaktioner per månad tar en kontroll av 10 rader per vecka ungefär 15 minuter och minskar risken för att en hel månad behöver rättas i efterhand.

Begränsa åtkomsten till filen när den innehåller kundnamn och betalningsuppgifter. Bild 4 visar instruktionerna, inklusive påminnelsen att hantera personuppgifter enligt GDPR. Spara dessutom en kopia före större ändringar av kategorier eller konton.