Faktura Excel - Gratis Mall

1. Fyll i kunduppgifterna på fliken Kundregister. Där lägger du in kund-ID, namn, adress, kontaktuppgifter och faktureringsuppgifter.
2. Skapa din faktura på fliken Faktura. Ange fakturanummer, datum, villkor, rader och belopp per rad.
3. Kontrollera summeringen i fakturadelen. Där ser du underlag för moms, delsumma och totalsumma innan du skickar fakturan.
4. Läs fliken Sammanfattning för att se hur mallen är disponerad och vilka fält som hör till respektive del.
5. Följ fliken Instruktioner om du vill förstå upplägget snabbare eller anpassa filen till din egen fakturaprocess.
6. Spara en kopia per kund eller projekt om du vill ha en enkel historik utan att skriva om grunduppgifter varje gång.

Fliken Kundregister samlar de uppgifter du behöver för att fakturera rätt från början. I den här delen av arbetsboken ser du kolumner för Kund-ID, kundnamn, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, adress, postnummer, ort, kontaktperson, e-post och telefon.

För en redovisningskonsult eller ekonomiansvarig är det praktiskt när 20–50 kunder ska hanteras löpande. Om du har 30 återkommande kunder och 4 fakturor per kund och år blir det 120 fakturor, och då sparar ett ordnat register mycket handpåläggning.

Fliken Faktura är byggd för snabb ifyllnad

Fliken Faktura används när du skapar själva dokumentet. Där arbetar du med kundens uppgifter, fakturanummer, datum, rader med vara eller tjänst, belopp och summering så att fakturan kan skickas utan att du hoppar mellan olika filer.

För ett mindre AB eller en egenföretagare som fakturerar 10–15 kunder i månaden är det viktigare att layouten är konsekvent än att den är avancerad. En enkel struktur minskar risken för att du tappar bort ett underlag eller blandar ihop kunddata mellan två uppdrag.

Sammanfattningen gör filen lätt att läsa

Fliken Sammanfattning fungerar som översikt över arbetsboken. Den är bra när du snabbt vill kontrollera att kundregister, fakturavy och instruktioner ligger på rätt plats innan du bygger vidare på filen.

För många små företag räcker det att en person sköter faktureringen, men när flera i teamet använder samma arbetsbok blir det lättare att följa ett gemensamt upplägg. Då är det tydligt var uppgifterna hör hemma och var du börjar när du ska fakturera nästa gång.

En faktura i Sverige ska innehålla de uppgifter som krävs enligt mervärdesskattelagen. Det gäller bland annat säljarens och köparens namn och adress, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, fakturanummer, fakturadatum, leveransdatum och belopp per momssats.

Den här mallen är användbar när du vill hålla struktur på sådana fält innan du skickar fakturan vidare till bokföring. Om du fakturerar 100 fakturor à 2 500 kr exklusive moms under en period blir underlaget 250 000 kr, och då blir det snabbt dyrt med små fel i radnivå eller momssats.

Rätt momssats på rätt rad

I svensk fakturering är 25% normalt läge, medan 12% används för exempelvis livsmedel, restaurang och hotell och 6% för vissa böcker, tidningar, persontransport och kultur. Därför är det bättre att bygga fakturan så att du tydligt skiljer mellan rader med olika momssats i stället för att försöka räkna allt i en klump.

För den som arbetar med både tjänster och varor är det oftast klokast att separera momsrader direkt i fakturan. Då blir det enklare att stämma av mot bokföringen och mot underlaget som senare ska in i Skatteverkets deklarationer.

Behåll ordning på betalningsvillkoren

Många svenska företag använder 30 dagar som betalningsvillkor. Om du skriver fakturor med korta eller längre villkor bör du vara konsekvent, eftersom förfallodatumet påverkar både påminnelsehantering och kassaflöde.

En fakturamall som samlar uppgifter på samma sätt varje gång minskar risken för att du glömmer referens, datum eller rätt belopp per momssats. För en konsult med 15 fakturor i månaden är det ofta snabbare att följa en fast mall än att rätta i efterhand.

Det vanligaste felet är inte formeln utan datan. Om kundnamn, adress eller organisationsnummer ligger fel i registret blir hela fakturan fel från början, och då hjälper det inte att totalsumman är korrekt.

Det andra klassiska misstaget är att blanda momssatser på samma rad. Har du ett uppdrag där 80 000 kr ska faktureras med 25% moms och 20 000 kr med 6% blir skillnaden i moms tydlig, och den måste synas på rätt sätt i underlaget.

Fakturor blir ofta fel när man återanvänder gamla rader

Många kopierar en gammal faktura och glömmer att ändra fakturanummer, datum eller kundreferens. För en liten verksamhet kan det räcka med två felaktiga fakturor i månaden för att kassaflödet ska bli störigt och bokföringen mer tidskrävande.

Det är också vanligt att man glömmer leveransdatum eller tydlig specifikation av vad som faktiskt har sålts. Vid fakturering av tjänster, till exempel konsultarbete på 12 timmar à 900 kr, behöver radbeskrivningen vara tydlig nog för att kunna förstås i efterhand.

Undvik att bygga för mycket manuellt

Om du räknar allt med kalkylator och skriver in totalsumman för hand ökar risken för differenser. En bättre lösning är att låta arbetsboken bära strukturen, så att du jobbar med samma ordning varje gång.

För verksamheter som fakturerar många småposter, till exempel frilansare eller små servicebolag, blir det snabbt tydligt vilken metod som håller och vilken som skapar extra kontrollarbete. En mall med tydliga fält slår frihandslösningar nästan varje gång.

Radbeskrivningen och de många småposterna blir lättare att hålla ordning på när timmar och avvikelser samlas i en tidrapport excel mall, särskilt för frilansare och små servicebolag som vill minska manuellt kontrollarbete.

Du kan anpassa mallen efter hur du faktiskt fakturerar. Om du ofta jobbar med återkommande kunder är det smart att fylla i kundregistret med fasta uppgifter först, så att varje ny faktura går snabbare att skapa.

Lägg till egna fält när du behöver det

Om du arbetar med projekt eller löpande uppdrag kan du lägga till kolumner för projektnummer, orderreferens eller kostnadsställe. Då blir det enklare att följa upp intäkter mot rätt uppdrag utan att leta i flera separata dokument.

För ett mindre AB med 40 fakturor i månaden kan en extra kolumn för referens spara flera minuter per faktura. Det motsvarar lätt 2–3 timmar i månaden om du slipper manuella kontroller i efterhand.

Bygg vidare utan att tappa överblicken

• Lägg till fler momssatser om du fakturerar både 25%, 12% och 6%.
• Skapa egna kodfält för kundkategori, projekt eller avtalsperiod.
• Anpassa utskriften så att bara relevanta delar visas när fakturan ska skickas.
• Om du vill ha bättre uppföljning kan du koppla filen till en separat lista över fakturor per månad.

Håll fast vid samma struktur även när filen växer. En mall som fungerar för 10 fakturor ska också kunna användas när du passerar 100 fakturor per år utan att du behöver bygga om hela upplägget.

Håll fast vid samma struktur även när filen växer, och komplettera fakturauppföljningen med en kassabok i Excel för att samla betalningar och månadsöversikt på samma plats.