Tidsplan Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Instruktioner och läs igenom upplägget innan du fyller i något. Då vet du vilka fält som ska användas och i vilken ordning.
2. Gå till fliken Tidsplan och lägg in aktiviteterna rad för rad. Skriv datum, ansvarig, status och eventuella kommentarer.
3. Sortera eller följ tidsordningen så att de tidigaste aktiviteterna ligger överst. Det gör det lättare att se nästa steg i projektet.
4. Fyll i status löpande när arbetet går framåt. Om en aktivitet blir sen ser du det direkt och kan justera planen.
5. Öppna Översikt när du vill sammanfatta läget. Där får du en snabb bild av hur mycket som är klart och vad som återstår.
6. Spara filen som en kopia för varje nytt projekt. Då behåller du en ren mall och slipper skriva över gamla tidsplaner.

En tidsplan i Excel används ofta av projektledare, ekonomiansvariga och HR-ansvariga som vill styra arbete mot ett tydligt slutdatum. I praktiken handlar det om att lägga aktiviteter i rätt ordning, sätta ansvarig och följa status vecka för vecka.

För ett mindre AB kan det vara allt från budgetarbete och månadsstängning till onboarding av ny personal. Om du till exempel har 18 aktiviteter och varje steg tar 2 arbetsdagar, ser du direkt om planen kräver 36 dagar eller om du måste korta ner något.

När den här typen av mall passar bäst

Mallen är särskilt användbar när flera personer ska lämna uppgifter i samma plan. En redovisningskonsult kan följa bokslutsmoment, en frilansare kan styra leveranser och en lagerchef kan lägga in inventering, beställning och uppföljning i samma struktur.

Varför en tabell är bättre än lösa anteckningar

En tabell gör det enklare att jämföra planerat datum mot verkligt datum och se förseningar direkt. Det blir också lättare att sortera, filtrera och följa upp utan att leta i olika mejl eller dokument.

En bra tidsplan i Excel bygger på tydliga fält för aktivitet, startdatum, slutdatum och status. Om du använder formelstyrda beräkningar kan du räkna ut antal dagar mellan två datum och se om en aktivitet ligger före eller efter plan.

För längre projekt är det smart att arbeta med fasta datum istället för bara veckonummer. Då minskar risken att du tappar bort helger, semesterdagar eller avbrott. Om ett projekt har 24 milstolpar och varje milstolpe ska följas upp var 14:e dag blir det 336 dagar totalt, vilket är mer hanterbart när du planerar i kalenderform.

Vad du vinner på tydliga datumfält

Datumfält gör det enklare att filtrera ut bara det som ska ske i en viss månad. Du kan också använda villkorsstyrd färgmarkering för att se om en rad är försenad, pågående eller klar.

När du bör hålla planen enkel

För många kolumner gör filen svår att använda i vardagen. För de flesta små företag räcker en enkel struktur bättre än en avancerad modell med för många nivåer, eftersom den faktiskt blir ifylld löpande.

Det vanligaste felet är att man lägger in för många detaljer i början och sedan slutar uppdatera filen. En tidsplan med 60 rader ser bra ut första dagen, men om 20 rader saknar status efter två veckor tappar den snabbt värde.

Ett annat vanligt problem är att man blandar planerade och faktiska datum utan att skilja dem åt. Då blir det svårt att se om en försening beror på att planen var för snäv eller om arbetet faktiskt drog ut på tiden.

När statusfältet blir för otydligt

Om du bara använder fritext som

Börja med att ta bort kolumner du inte använder. En konsult kan behöva kund, leverans och deadline, medan ett internprojekt kanske klarar sig med aktivitet, ansvarig, datum och status.

Om du arbetar i återkommande projekt är det smart att kopiera samma struktur varje gång. Då kan du jämföra 3 liknande projekt sida vid sida och se om nästa uppdrag tog 10% kortare tid eller om det bara blev mer arbete i slutet.

Praktiska anpassningar

• Lägg till en kolumn för prioritet om du ofta hanterar flera parallella uppgifter.
• Använd färgmarkering för försenade aktiviteter om du snabbt vill se vad som kräver åtgärd.
• Skapa en egen översiktsflik om du vill sammanfatta 5 eller fler delprojekt i samma arbetsbok.
• Byt namn på statusfältet så att det passar din arbetsform, till exempel

  När du byter namn på statusfältet och vill följa flera delprojekt över tid blir ett schema för tidsplanering ett naturligt komplement till samma arbetsbok.

Den bästa tidsplanen är den som faktiskt uppdateras. Om du lägger 15 minuter i veckan på att justera datum och status får du en fil som går att lita på, i stället för ett dokument som bara ser komplett ut på papper.

För större arbetsflöden kan du dela upp planen i faser, till exempel förarbete, genomförande och avslut. Då blir det enklare att se om 8 av 12 aktiviteter i första fasen är klara eller om du redan ligger efter innan nästa del ens har startat.

Så håller du filen användbar över tid

Rensa gamla rader, behåll bara det som behövs för uppföljning och spara en kopia för varje nytt uppdrag. Då slipper du blanda ihop gamla deadlines med nya och kan följa utvecklingen mer exakt.

För att hålla flera faser och deadlines samlade i samma struktur passar en plan för projektstyrning när du vill följa utvecklingen över tid.