Tidsplan Excel - Gratis Mall

Börja med de resultat som måste bli färdiga. En aktivitet som Godkänna kravunderlag är lättare att följa upp än ett stort block som Analys. Ge varje aktivitet ett unikt ID och en ansvarig person. Avdelning och kommentar ger sammanhang, men ska inte ersätta en tydlig beskrivning av vad som ska levereras.

Ange start och slut som riktiga datum. Varaktigheten räknas som slut minus start plus en dag. En aktivitet som både börjar och slutar den 19 oktober har därför en kalenderdag. Från 28 februari till 1 mars under skottåret 2024 blir det tre dagar. Ett slutdatum före start markeras för kontroll i stället för att ge en negativ varaktighet.

Kalenderdagar innehåller helger och helgdagar. De är varken arbetstimmar eller en uppskattning av hur mycket en person hinner göra. Två aktiviteter kan pågå samtidigt, och summan av deras varaktigheter är därför inte automatiskt projektets längd. I Översikt beräknas projektlängden som spannet från tidigaste giltiga start till senaste giltiga slut, inklusive båda dagarna.

När du vill lägga arbetet i en viss persons vecka kan du komplettera planen med en veckoplanering. Håll samma aktivitetsnamn eller ID i underlagen, så att det går att se vilken projektleverans de kortare passen hör till. Undvik att göra två oberoende löften om samma persons tid.

I Översikt B2 anger du avstämningsdatumet. Det är dagen som statusbedömningen gäller. Datumet är manuellt för att en sparad projektbild ska gå att läsa senare med samma förutsättningar. Ändra det när du gör nästa avstämning; själva aktivitetsdatumen flyttas inte av den ändringen.

Färdiggrad i J är din bedömning av hur mycket av aktiviteten som är klar. Ange till exempel 60 % eller decimalvärdet 0,6. Talet 60 utan procenttecken är inte samma värde och faller utanför det tillåtna intervallet. En tom färdiggrad innebär att underlaget är ofullständigt, medan noll procent är en uttrycklig bedömning att inget är klart.

Hundra procent ger status Klart. För övriga aktiviteter visas Försenad efter slutdatum, Ej startad före startdatum och Pågår mellan datumen. Pågår är alltså en etikett utifrån kalendern; den bevisar inte att någon har börjat. Stäm av läget med den ansvariga och använd kommentaren för sådant som hindrar arbetet.

Översiktens genomsnitt ger varje giltig aktivitet samma vikt. En aktivitet på 100 procent och en på noll ger 50 procent i genomsnitt, även om den första tog en timme och den andra kräver en månad. Läs måttet som ett medel av aktiviteternas inmatade procent, inte som ett exakt mått på förbrukad budget eller färdig arbetstid.

När en stor aktivitet dominerar projektet kan du dela den i tydliga delresultat. Gör uppdelningen därför att den förbättrar styrningen, inte för att få ett snyggare procenttal. Bevara kopplingen till det ursprungliga resultatet och se till att samma leverans inte räknas två gånger.

I Beroende av, kolumn K, kan du ange ett föregående aktivitets-ID. Om aktivitet 2 ska börja efter aktivitet 1 skriver du 1 på raden för aktivitet 2. Kontrollkolumn N jämför hänvisningen och datumen. Den varnar om ID saknas, är samma som aktivitetens eget eller pekar på en rad med felaktiga uppgifter.

Kontrollen förutsätter att nästa aktivitet börjar tidigast dagen efter föregångarens slut. Om föregångaren slutar den 19 oktober och nästa börjar samma dag visas Granska datum. Det kan vara möjligt att lämna över arbetet under dagen, men eftersom mallen bara har datum kan den inte avgöra det. Bekräfta upplägget manuellt eller planera nästa start senare.

En beroendevarning flyttar inga datum och utesluter inte automatiskt aktiviteten ur projektets summering. Den påminner dig om ett beslut som återstår. Om du senarelägger en föregångare behöver du därför själv följa följderna i resten av planen. Skriv inte in ett nytt startdatum utan att kontrollera vem som berörs.

Filen stödjer en föregångare per aktivitet. Den analyserar inte flera samtidiga beroenden, långa kedjor, cirklar, kritisk linje eller resursbeläggning. Diagrammen sammanfattar status och ansvariga; de är inte ett automatiskt Gantt-schema. För en visuell tidsaxel kan du gå vidare med Gantt-mallen och kontrollera dess arbetssätt separat.

Datakontrollen i M reagerar på dubbla ID, saknad ansvarig, felaktiga datum, okänd prioritet och ogiltig färdiggrad. Bara rader med OK ingår i nyckeltalen. En tom rad är ledig plats, medan en delvis ifylld rad behöver rättas. Därför kan antalet giltiga aktiviteter vara lägre än antalet rader där du har börjat skriva.

Översikten visar antal aktiviteter per status, genomsnittlig färdiggrad, tidigaste start, senaste slut och antal unika ansvariga. Samma namn behandlas som samma person. Använd ett särskiljande tillägg om två personer heter lika. Annars kan både personantalet och fördelningen bli missvisande även om formlerna räknar som avsett.

I D13:D19 väljer du sju unika namn som ska visas separat i ansvarsfördelningen. Övriga samlar alla andra giltiga aktiviteter. Antal och genomsnitt i denna rad räknas från underlaget, så att en ny ansvarig fortfarande ingår i helheten. Ett tomt projekt ger noll aktiviteter och tomma datum i stället för en påhittad start kring år 1900.

Börja uppföljningsmötet med felaktiga rader och beroenden att granska. Fortsätt sedan med öppna förseningar och kommande starter. För mindre återkommande kontroller utan tidsberoenden kan en checklista vara ett enklare underlag än att lägga varje rutin i projektplanen.

Behåll formlerna i G, I och M:Q när du ersätter exemplet. O:Q är hjälpkolumner för unika ansvariga och giltiga datum. Skriv dina egna uppgifter i inmatningskolumnerna och kontrollera en första aktivitet från början till slut: datum, färdiggrad, status och hur den syns i översikten.

De tio raderna är den förberedda kapaciteten. Fler aktiviteter kräver att kontrollområden, beräkningsintervall och diagramunderlag utökas tillsammans. Spara en daterad version när planen har stämts av och notera orsaken till större datumändringar. Mallen registrerar inte en automatisk ändringshistorik eller ett faktiskt färdigdatum, så den informationen måste bevaras separat om du behöver den.