Körjournal Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Körjournal och registrera varje resa på en egen rad. Fyll i datum, förare, fordon och registreringsnummer först.
2. Ange avresetid, ankomsttid, från ort och till ort så att resan går att följa i efterhand.
3. Fyll i mätarställning vid start och slut. Då räknar du enkelt ut körd sträcka och kan kontrollera att siffrorna hänger ihop.
4. Registrera trängselskatt och parkeringsavgifter där det finns sådana kostnader. Det gör ersättningen tydligare.
5. Gå till Sammanställning och kontrollera totalerna innan du lämnar underlaget vidare till bokföring eller lönehantering.
6. Använd Instruktioner om du vill se hur rutinerna ska följas varje gång du lägger in nya resor.

Fliken Körjournal är byggd för den vardag som många små företag och anställda känner igen: flera korta resor, olika förare och kostnader som annars lätt hamnar på kvitton i ett kuvert. Du registrerar varje resa på en rad med datum, förare, fordon, registreringsnummer, avresetid, ankomsttid, från ort, till ort, ändamål och resetyp.

Bild 1 visar att varje kolumn har ett tydligt syfte. När du fyller i mätarställning start och slut blir det enkelt att räkna körd sträcka, och med fält för trängselskatt och parkeringsavgift får du ett bättre underlag för ersättning. För en konsult som gör 12 kundbesök i veckan blir det snabbt 600+ resor på ett år, så strukturen sparar mycket tid.

Vem som använder mallen

Redovisningskonsulter, egenföretagare och ekonomiansvariga i små AB använder körjournaler för tjänsteresor, kundbesök och intern uppföljning. Även projektledare och säljare får nytta av en gemensam rutin när resorna ska lämnas till lön eller bokföring.

Varför kolumnerna är uppdelade så här

Det är bättre att dela upp resa, kostnad och ändamål i egna fält än att skriva allt i fritext. Då kan du sortera på förare, summera körda kilometer och hitta avvikelser när en resa saknar slutmätare eller kommentar.

När resorna sorteras på förare och kilometer blir nästa naturliga steg ofta att stämma av dem mot resultat för företaget i bokföringen.

För körersättning och avdrag behöver underlaget vara spårbart. Det betyder att du ska kunna visa datum, sträcka, syfte och var resan började och slutade. För tjänsteresor med bil är det just kombinationen av mätarställning, orter och ändamål som gör körjournalen användbar som verifikation.

I Sverige är milersättning för egen bil vanligt att följa med schabloner, och i praktiken bygger kontrollen på att resorna är konsekvent dokumenterade. Om du kör 1 200 km i månaden och ersätter 25,00 kr per mil landar det på 3 000,00 kr per månad, vilket gör det viktigt att siffrorna går att följa rad för rad.

Vad som brukar granskas först

Vid kontroll tittar man ofta på om datum, syfte och körsträcka hänger ihop med kalender, kundbesök eller projekt. Saknas registreringsnummer, mätarställning eller orter blir underlaget svagare, även om beloppet i sig är litet.

Praktisk gränsdragning

För många företag är det klokare att ha en fast rutin för varje resa än att försöka fylla i allt i slutet av månaden. En körjournal med löpande registrering på 20 resor blir betydligt säkrare än en efterhandsrekonstruktion där 6 av 20 rader bygger på minne.

Det vanligaste felet är att resan bara får ett datum och en kostnad, men saknar mätarställning eller tydligt ändamål. Då blir det svårt att visa att det faktiskt var en tjänsteresa och inte privat körning.

Bild 2 visar sammanställningen där totalerna ska gå att läsa utan manuell uträkning. Om du hoppar över slutmätaren på tre resor i en vecka kan du inte heller säkert kontrollera att total körsträcka stämmer mot bilens verkliga användning.

Fel nummer ett: för kort beskrivning

Ord som kundbesök eller möte räcker inte alltid om det används ensamt. Skriv hellre kundmöte hos leverantör i Uppsala eller leverans av material till projekt X, så att ändamålet går att förstå i efterhand.

Fel nummer två: blandade kostnader

Om trängselskatt och parkering blandas ihop i en och samma anteckning måste du sortera om uppgifterna senare. Det tar tid och ökar risken för fel när du har 40–50 resor i månaden.

Fel nummer tre: ojämn rutin

En körjournal som uppdateras varannan vecka brukar få fler luckor än en journal som fylls i direkt efter resa. För den som kör 8–10 tjänsteresor i veckan är daglig registrering oftast mer robust än att försöka återställa uppgifter i slutet av månaden.

Du kan anpassa körjournalen efter hur du faktiskt arbetar. En säljare kan lägga till kundnamn i kommentaren, medan en hantverkare kanske vill komplettera med projektnummer eller arbetsorder.

Tre vanliga anpassningar

• Lägg till en kolumn för kund eller projekt om du vill följa upp fakturerbara resor.
• Byt namn på resetyp om du vill skilja mellan tjänst, privat och blandad körning.
• Utöka sammanställningen med månadsvis total körsträcka om du har många resor per bil.

När du bör bygga vidare

Om du har fler än 2 fordon eller flera förare lönar det sig ofta att införa filtrering eller separata blad per bil. Vid 300–400 resor per år blir det annars lätt att felsöka manuellt, särskilt om du ska lämna underlag till lön eller bokföring varje månad.

Vill du följa upp kostnad per mil kan du också lägga till en enkel beräkning för total ersättning. Då ser du direkt om 1 800 km i månaden med en schablon på 25,00 kr per mil ger 4 500,00 kr i ersättning innan eventuella tillägg för parkering eller trängselskatt.

När ersättningen är räknad färdigt kan det också vara praktiskt att samla inköp av drivmedel, service och andra utlägg i en inköpslista så att underlaget blir lättare att stämma av mot bokföringen.