Matsedel Excel - Gratis Mall

1. Steg 1 — Öppna fliken Prisregister och kontrollera maträtter, kategorier, kostnad per portion, protein, energi och allergener.
2. Steg 2 — Gå till Matsedel och fyll i vecka, datum, måltid, maträtt, kategori och antal portioner i de gula fälten.
3. Steg 3 — Ange om måltiden är vegetarisk, välj status Planerad, Inköpt eller Tillagad och skriv vid behov en kommentar.
4. Steg 4 — Kontrollera att kostnad, protein, energi och allergener hämtas automatiskt efter att maträtten valts.
5. Steg 5 — Öppna Översikt och ange vald vecka, antal personer eller portioner samt veckobudget.
6. Steg 6 — Läs nyckeltalen och kontrollera budgetstatus, kategorier, veckodagar och andelen vegetariska måltider i de två diagrammen.

En matsedel Excel passar där måltider ska planeras mot ett bestämt antal personer och en faktisk råvarukostnad. Förskolor, skolor, äldreboenden, konferensanläggningar och mindre restaurangkök kan använda fliken Matsedel för att koppla varje lunch eller middag till portioner, kategori och status.

Från planering till inköp

Köksansvarig kan exempelvis lägga in 25 portioner kycklinggryta på tisdagen och 18 portioner vegetarisk lasagne på måndagen. Om kostnaden per portion är 42 kr blir kycklingmåltiden 1 050 kr, medan lasagnen med 32 kr per portion kostar 576 kr.

Kolumnen Status skiljer Planerad, Inköpt och Tillagad åt. Det gör arbetsflödet tydligare när den som planerar menyn inte är samma person som beställer varor eller ansvarar för köket.

Roller som har nytta av upplägget

En ekonomiansvarig kan följa veckokostnaden och jämföra den med budgeten. En kökschef kan filtrera på kategori eller datum, medan en administratör kan dokumentera ansvar och avvikelser i Kommentar.

Bild 2 visar fliken Översikt med vald vecka, 20 personer eller portioner och en veckobudget på 7 000 kr. Där framgår bland annat total veckokostnad, genomsnittlig energi per portion och kostnad per person.

Fliken Prisregister är mallens datakälla för maträtter. Kolumnerna innehåller maträtt, kategori, kostnad per portion, protein, energi och vanliga allergener. Exempelvis har Vegetarisk lasagne kostnaden 32 kr, 18 g protein, 520 kcal samt allergenerna gluten och mjölk.

Så fungerar kopplingen mellan flikarna

När du väljer en maträtt i Matsedel hämtas värdena med LETARAD från området A4:F103 i Prisregister. Total kostnad räknas sedan som antal portioner gånger kostnad per portion: 18 portioner à 32 kr ger 576 kr.

För svenska Excel-användare motsvaras den engelska formeln VLOOKUP av LETARAD, och argument avgränsas normalt med semikolon. Kontrollera alltid att maträttens namn är identiskt i registret och i rullistan; annars lämnas uppslagsresultatet tomt.

Datakvalitet före servering

Allergener i filen är registeruppgifter, inte en juridisk garanti för en måltids frihet från allergen. Livsmedelsverksamheter måste ha egna rutiner för märkning, korskontaminering och kontroll enligt gällande livsmedelsregler.

För en veckobudget på 7 000 kr och 20 personer visar nyckeltalet kostnad per person den beräknade veckokostnaden delad med 20. Om veckans måltider kostar 6 400 kr blir värdet 320 kr per person och budgetstatusen Inom budget.

Bild 3 visar Prisregister med separata fält för pris, protein, energi och allergener. Uppdatera dessa värden där, inte i de beräknade kolumnerna på Matsedel.

Det mest kostsamma felet är ofta ett felaktigt portionsantal. Om 12 portioner skrivs i stället för 120 blir en rätt på 58 kr per portion registrerad till 696 kr i stället för 6 960 kr. Valideringen till 1–50 portioner stoppar inte alla verksamheter, men den gör mallen olämplig för enstaka beställningar över 50 portioner.

När uppgifterna inte hämtas

Om kostnad, protein, energi eller allergener saknas efter ett maträttsval finns maträtten inte korrekt registrerad i Prisregister, eller så har texten ändrats. Kontrollera särskilt extra mellanslag och olika stavning av samma rätt.

Att skriva en ny maträtt direkt i Matsedel utan att lägga den i registret ger ingen tillförlitlig kostnads- eller allergeninformation. Lägg först till maträtten i en ledig rad i Prisregister och välj därefter posten från listan.

Fel vecka och dubbla rader

Översikten räknar endast rader som har samma vecka som värdet i B4. En måltid med vecka 38 syns därför inte när vald vecka är 37, även om datumet ligger nära övriga rader.

Dubbla registreringar kan också fördubbla budgeten. Om samma lunch på 20 portioner och 25 kr registreras två gånger blir kostnaden 1 000 kr i stället för 500 kr. Använd Datum, Måltid och Maträtt som kontrollnyckel när flera personer matar in uppgifter.

Kolumn P visar Saknas måltid när D är tom och Kontrollera portioner när G saknas eller är noll. En tom rad utan övrig inmatning lämnas däremot utan kontrolltext.

Börja med att anpassa Prisregister till dina verkliga inköpspriser. Om en portion soppa kostar 20 kr i registret men råvarupriset stiger till 23 kr ska du ändra posten där, så uppdateras framtida uppslag på Matsedel när arbetsboken beräknas.

Bygg ett register som går att underhålla

• Använd ett konsekvent namn per maträtt, exempelvis alltid Tomatsoppa med bröd.
• Skriv allergener med samma stavning och separera flera värden med kommatecken.
• Ange protein i gram och energi i kcal per portion, inte för hela kastrullen.
• Välj en av mallens sex kategorier: Svensk husmanskost, Vegetariskt, Fisk, Kyckling, Soppa eller Pasta.

Prisregister har 100 förberedda datarader, från rad 4 till rad 103. Det räcker för ett grundregister med 100 maträtter; om du behöver fler bör du först kontrollera att formler och listintervall byggs ut korrekt.

Anpassa uppföljningen

På Översikt kan du ändra vald vecka, antal personer eller portioner och budget. Budgetfältet accepterar decimaltal från 0 och portionsfältet heltal mellan 1 och 500, vilket gör översikten användbar även när Matsedel innehåller större portionsvolymer.

Bild 4 visar Instruktioner med råd om inmatning, Prisregister, portionsantal, färgkodning samt kvalitet och dataskydd. Om du skriver personnamn eller orter i Kommentar ska du behandla uppgifterna enligt GDPR och begränsa informationen till det som behövs.