Bröllopsbudget Excel - Gratis Mall

1. Steg 1 — Öppna fliken Instruktioner och läs vägledningen innan du ändrar kostnadsposter.
2. Steg 2 — Gå till fliken Budget och fyll i bröllopsdatum, planeringsår, antal gäster och budgetansvarig i grunduppgifterna.
3. Steg 3 — Registrera varje kostnad på en egen rad. Välj kategori och stad i listorna och fyll i kostnadspost, leverantör, förfallodatum och kommentar.
4. Steg 4 — Ange budget, faktisk kostnad och betalt belopp i kronor. Använd positiva tal, till exempel 42 000,00 kr, och lämna beräknade kolumner orörda.
5. Steg 5 — Kontrollera kolumnerna Kvar att betala, Avvikelse och Status. Statusen visar Obetald, Delbetald eller Betald när uppgifterna räcker för beräkningen.
6. Steg 6 — Öppna Sammanfattning för att följa totalerna, kostnad per gäst, obetalda poster och kategoriernas budget och faktiska kostnader.
7. Steg 7 — Uppdatera den faktiska kostnaden och betalningen när fakturor eller kvitton kommer, och kontrollera förfallodatum regelbundet.

En bröllopsbudget behöver fungera i vardagen mellan provdukning, lokalbokning och leverantörsfakturor. För ett par med 82 gäster, som i mallens exempel, är det mer användbart att se både totalsumman och varje betalningsåtagande än att bara skriva ett uppskattat totalbelopp i ett dokument.

Registrera varje leverantör som en egen post

På fliken Budget finns fält för kostnadspost, leverantör och stad. Du kan till exempel skriva Festlokal och servering, Mälarhöjdens Herrgård och Stockholm på en rad, medan Middag och nattmat, Smakfull Catering AB och Uppsala registreras på nästa. Det gör det enklare för en ekonomiansvarig eller budgetansvarig att matcha uppgifterna mot avtal och fakturor.

De nio kategorierna är Lokal, Mat, Dryck, Kläder, Foto, Musik, Blommor, Trycksaker och Transport. Ett bröllop med 82 gäster och en faktisk kostnad på 164 000 kr ger en genomsnittlig kostnad på 2 000 kr per gäst, vilket sammanfattningen räknar fram automatiskt.

Följ betalningsplanen

Kolumnerna Budget, Faktisk kostnad och Betalt skiljer planering från ekonomiskt utfall. Om en lokal har budgeterats till 48 000 kr, kostar 48 000 kr och 24 000 kr har betalats, visas 24 000 kr som kvar att betala och statusen Delbetald.

Det passar särskilt bra när en projektledare eller en av de blivande makarna sköter betalningarna, medan den andra följer helheten. Förfallodatumet kan användas som arbetslista inför betalningar, exempelvis ett förfallodatum 2026-06-30 för catering.

Få en gemensam bild av läget

Bild 1 visar den radbaserade arbetsytan i Budget. Bild 2 visar hur Sammanfattning samlar nyckeltal, kategorier och diagram, och bild 3 visar den korta arbetsgången i Instruktioner. Använd sammanfattningen vid avstämningar, men kontrollera alltid den ursprungliga leverantörsfakturan innan du ändrar faktisk kostnad.

Mallen är byggd för att skilja manuella inmatningar från beräknade resultat. På fliken Budget fyller du i budget, faktisk kostnad och betalt belopp i kolumnerna G–I. Kolumnerna J–L räknas fram med formler för raderna 8–108, medan de förberedda kostnadsraderna i arbetsflödet är 8–107.

Så beräknas avvikelsen

Kolumnen K jämför faktisk kostnad med budget. Om budgeten för catering är 42 000 kr och den faktiska kostnaden blir 43 500 kr visar avvikelsen 1 500 kr. Ett positivt belopp betyder i praktiken att kostnaden överstiger planeringen, vilket bör hanteras innan fler leverantörsbeslut tas.

Kolumnen J använder den faktiska kostnaden minus betalt belopp och visar inte ett negativt restbelopp. Om faktisk kostnad är 48 000 kr och betalt belopp är 24 000 kr blir kvar att betala 24 000 kr. När betalt belopp når 48 000 kr blir posten Betald.

Vad sammanfattningen räknar fram

Fliken Sammanfattning summerar budget, faktisk kostnad, betalningar och återstående belopp från Budget. Den visar även budgetutnyttjande, antal obetalda poster och genomsnittlig kostnad per gäst. Om budgeten är 180 000 kr och faktisk kostnad 189 000 kr blir budgetutnyttjandet 105 procent och avvikelsen 9 000 kr.

Kategoritabellen använder kategorierna från Budget för att summera belopp och räkna antal poster. De två diagrammen bygger på kategoriernas budgeterade respektive faktiska kostnader, vilket gör det lättare att upptäcka att exempelvis Mat eller Lokal driver överskridandet.

Belopp, moms och personuppgifter

Instruktionerna anger att belopp ska anges i svenska kronor och att eventuella momsbelopp kan noteras separat i kommentarsfältet. Mallen är inte en bokföringsjournal och hanterar inte moms genom automatiska beräkningar. Spara bara nödvändiga personuppgifter enligt GDPR; leverantörens företagsnamn behövs ofta, men gästlistor hör inte hemma i denna fil.

Det vanligaste praktiska felet är att en kostnad skrivs in som en enda totalsumma trots att den betalas i flera delar. Då ser posten obetald ut fast bokningsavgiften redan är betald. Använd i stället Betalt för det sammanlagda beloppet, till exempel 24 000 kr av en faktisk kostnad på 48 000 kr.

Budget blandas ihop med faktura

En preliminär offert på 42 000 kr ska inte automatiskt ersättas av en faktura på 43 500 kr i budgetkolumnen. Behåll 42 000 kr som planerad nivå och skriv 43 500 kr som faktisk kostnad. Då syns avvikelsen på 1 500 kr och du kan se vilka beslut som påverkat helheten.

Ett annat fel är att ett paket för 82 gäster inte uppdateras när gästantalet ändras. Om middagen kostar 42 000 kr för 82 gäster blir riktvärdet cirka 512,20 kr per gäst. Om antalet senare blir 90 måste du kontrollera avtalet och registrera den nya faktiska kostnaden när leverantören bekräftat den.

Förfallodatum används som bokningsdatum

Förfallodatum ska visa när betalningen ska vara gjord, inte när avtalet tecknades eller när leveransen sker. En lokal med förfallodatum 2026-05-15 kan därför behöva en kommentar om bokningsavgift, medan själva betalningen följs i kolumnen Betalt.

Fel kategori förstör överblicken

Om fotografen registreras under Musik påverkas både kategorisumman och diagrammet. Använd listvalet Foto för fotografen, även om fakturan också innehåller ett album eller en videoleverans. När en faktura innehåller flera tydligt prissatta delar är det bättre att skapa separata poster än att dölja 15 000 kr för foto i en blandad kostnad.

Kontrollera också att belopp skrivs som tal och inte som text. Ett inmatat belopp på 7 500 kr ska kunna summeras; skriv inte en kommentar som ersättning för beloppet. Lämna dessutom kolumnerna J–L orörda, eftersom manuella ändringar där kan göra status och restbelopp felaktiga.

Börja med att fylla i grunduppgifterna på fliken Budget: bröllopsdatum, planeringsår, antal gäster och budgetansvarig. Exemplet använder datumet 2026-08-22, 82 gäster och Anna och Erik som budgetansvariga, men dessa värden är bara startdata som du ska ersätta med era egna uppgifter.

Bygg en rimlig kostnadsstruktur

Använd en rad per tydligt ekonomiskt åtagande. Om lokalhyran är 48 000 kr och catering 42 000 kr bör de ligga på separata rader, även om samma leverantör fakturerar båda. Tre poster på 12 000 kr, 18 000 kr och 9 000 kr ger tillsammans 39 000 kr och blir lättare att stämma av än en enda rad på 39 000 kr.

• Registrera delbetalningar i Betalt när pengar faktiskt har överförts.
• Skriv villkor eller oklarheter i Kommentar, exempelvis preliminärt antal gäster.
• Använd Förfallodatum som nästa betalningspunkt i stället för att lägga datum i kommentaren.
• Kontrollera kategorisummorna före varje större beslut om lokal, mat eller dryck.

Anpassa uppföljningen utan att bryta formler

De förberedda kategorierna och städerna har listval. Behåll dessa värden om du vill att Sammanfattning ska gruppera posterna korrekt. Om du behöver följa exempelvis vigselring eller boende kan du använda närmast relevant kategori och beskriva den exakta kostnaden i Kostnadspost eller Kommentar, eftersom mallen inte innehåller egna kategorier för dessa områden.

Sammanfattningen är lämplig för avstämning mellan två budgetansvariga. Med en total budget på 200 000 kr och 82 gäster motsvarar planen cirka 2 439,02 kr per gäst. När du lägger till en extra post på 5 000 kr kan du direkt se hur både faktisk kostnad och genomsnitt per gäst förändras.

Skapa en enkel arbetsrutin

Uppdatera filen efter varje leverantörsfaktura och kontrollera den minst en gång per vecka under de sista åtta veckorna före bröllopet. Spara en kopia innan större ändringar och använd Instruktioner som gemensam referens om flera personer registrerar uppgifter.