Kvalitetskontroll Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Instruktioner och gå igenom betydelsen av kontroll-ID, kontrollpunkt, gränsvärde och status innan du börjar registrera data.
2. Gå till fliken Kvalitetskontroll och fyll i en rad per genomförd kontroll. Ange datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, produkt eller artikel, ansvarig kontrollant och ort.
3. Registrera antal kontrollerade, antal godkända och antal underkända enheter. Kontrollera att summan av godkända och underkända stämmer med det totala antalet.
4. Fyll i gränsvärdet och välj eller ange aktuell status enligt arbetssättet på din arbetsplats. Skriv en kort kommentar när kontrollen kräver förklaring.
5. Dokumentera varje upptäckt fel i fliken Avvikelser. Ange tillräckligt med information för att produktion, inköp eller kvalitetsansvarig ska kunna följa upp orsaken.
6. Öppna Dashboard efter registreringen och kontrollera utvecklingen för godkända, underkända och avvikande kontroller. Använd sammanställningen som underlag på veckomöten.
7. Spara arbetsboken med ett versionsnamn och säkerhetskopiera den enligt företagets rutiner. Lås eller begränsa redigering av sammanställningar om flera personer arbetar i filen.

En kvalitetskontroll fungerar bäst när den kopplas till ett faktiskt flöde: inkommande material, bearbetning, montering, slutkontroll och leverans. Produktionsledaren kan registrera kontrollen direkt efter provningen, medan kvalitetsingenjören använder samma rad som spårbar dokumentation vid veckans kvalitetsmöte.

Från kontrollpunkt till beslut

Kolumnen Kontrollpunkt gör skillnad mellan olika mätningar på samma artikel. Ett kullager 6205 kan exempelvis få en dimensionskontroll och en separat visuell kontroll. Första kontrollen visar 500 kontrollerade och 492 godkända, vilket ger 98,4 procent om godkännandegraden räknas som 492 dividerat med 500. Den andra kan visa 498 av 500, alltså 99,6 procent.

Det är bättre att behålla kontrollerna på separata rader än att skriva ett genomsnitt i en kommentar. Då kan en produktionschef se om problemet gäller mått, ytfinish eller material och sätta in rätt åtgärd.

Roller och arbetsflöden

En lagerchef kan använda mallen vid mottagningskontroll av bultar, ventiler och kullager. En inköpare kan följa upp återkommande fel från samma leverantör, och en kvalitetsansvarig kan jämföra resultat mellan Göteborg, Stockholm och Malmö.

För ett mindre verkstadsföretag är en gemensam Excel-fil ofta mer praktisk än separata dokument hos varje kontrollant. Vid 20 kontroller per vecka blir det ungefär 1 000 rader på ett år, vilket fortfarande är hanterbart med tydliga kolumner och filtrering. För större datamängder bör du senare flytta historiken till ett kvalitetssystem, men behålla samma fältnamn.

Underlag vid uppföljning

Fliken Kvalitetskontroll (bild 1) visar den synliga tabellen med 13 kolumner och en mörk turkos rubrikrad. Fliken Avvikelser (bild 2) ger ett separat utrymme för uppföljning, Dashboard (bild 3) samlar resultat och Instruktioner (bild 4) beskriver filens arbetssätt.

En kvalitetskontroll ska inte bara visa att en produkt är godkänd. Den ska också visa vilket krav som kontrollerades, hur många enheter som ingick och vad som händer när resultatet passerar en fastställd tolerans. Därför är kombinationen av antal, godkännandegrad, gränsvärde och status central i mallen.

Räkna rätt på godkännandegraden

Godkännandegraden bör beräknas som antal godkända dividerat med antal kontrollerade. Om 760 av 800 bultar klarar dragprovet blir resultatet 95,0 procent och 40 enheter är underkända. Använd i svensk Excel exempelvis OM för att undvika division med noll: OM(G4=0;0;H4/G4), där G4 är antal kontrollerade och H4 antal godkända.

Visa resultatet som procent med en decimal, inte som ett avrundat heltal. Skillnaden mellan 94,5 och 95,0 procent kan vara avgörande när företagets interna krav ligger vid 95 procent.

Gränsvärde är inte samma sak som status

Gränsvärdet beskriver kravet, medan status beskriver bedömningen för den aktuella kontrollen. Ett gränsvärde på 95,0 procent kan användas tillsammans med status Godkänd när resultatet är 95,0 procent eller högre. Lägg inte in toleranser som fritext i kommentaren; då blir det svårt att filtrera eller jämföra.

För tekniska mätvärden behöver du dessutom ange enhet och mätmetod i Kontrollpunkt eller Kommentar, till exempel 10,00 mm med tolerans ±0,05 mm. En kvalitetsingenjör bör föredra strukturerade fält framför en enda lång kommentar, eftersom strukturerade värden kan valideras och analyseras.

Dokumentation och standardarbete

ISO 9001 kräver inte en viss Excelmall, men företaget behöver kunna visa styrning och spårbarhet i sina processer. Spara därför kontroll-ID, datum och kontrollant tillsammans med avvikelsen. Versionera filen med datum, exempelvis Kvalitetskontroll_2026-07-17.xlsx, och begränsa åtkomsten om kommentarerna innehåller personuppgifter eller leverantörsinformation.

Det mest kostsamma felet är ofta inte en felaktig mätning utan att resultatet registreras på ett sätt som inte går att följa upp. När kontroll-ID saknas eller samma artikel skrivs med flera stavningar blir det svårt att avgöra vilken serie som faktiskt hade problemet.

Fel antal i samma kontroll

Kontrollera alltid sambandet mellan de tre antalskolumnerna. Om Antal kontrollerade är 300, Antal godkända är 285 och Antal underkända är 15 är raden konsekvent. Om någon skriver 300, 285 och 20 har du fem enheter för mycket och en godkännandegrad på 95 procent som ser korrekt ut trots att underlaget är fel.

Gör en snabb rimlighetskontroll före mötet: underkända ska vara lika med kontrollerade minus godkända. Vid 150 kontrollerade och 140 godkända ska underkända vara 10, inte 0 eller 15. Jag rekommenderar att du korrigerar källraden direkt i stället för att justera procentsiffran manuellt.

Otydliga kontrollpunkter

Ytfinish, materialprov och visuell kontroll är inte utbytbara begrepp. Skriv vad som faktiskt kontrolleras och använd samma benämning varje gång. För Axeltapp AX-12 bör du exempelvis skilja på Ytfinish och Dimensionskontroll, eftersom olika mätutrustning, toleranser och orsaker kan vara aktuella.

Avvikelser utan ägare

En kommentar som Avvikelse upptäckt räcker inte för att driva en åtgärd. Ange i stället vad som avvek, hur många enheter som berördes, vem som utreder saken och när uppföljning ska ske. Om 40 av 800 bultar underkänns behöver Avvikelser-fliken peka tillbaka på kontroll-ID K-004, inte bara innehålla produktnamnet Bult.

Ännu ett återkommande fel är att gamla rader skrivs över. Det förstör historiken. Lägg en ny rad för en omkontroll och behåll den ursprungliga raden, så kan du se att 40 enheter först underkändes och att exempelvis 38 senare godkändes efter sortering.

That same inspection trail fits neatly into a recording sheet for each recheck, so the original failure and the later approval stay visible side by side.

Börja med att anpassa ordlistan till verksamhetens produkter och kontrollpunkter, inte med att ändra färger eller lägga till diagram. En underleverantör inom verkstadsindustrin kan behöva fält för ritningsnummer, revision och mätutrustning, medan en livsmedelsproducent kan behöva batchnummer, temperatur och bäst före-datum.

Bygg ut kontrollraderna stegvis

• Lägg till en kolumn för batch- eller serienummer när samma artikel produceras i flera omgångar.
• Lägg till Mätutrustning och Kalibreringsdatum när resultatet kräver spårbar kalibrering.
• Lägg till Ansvarig åtgärd och Förfallodatum i Avvikelser när fel ska följas tills de är stängda.
• Lägg till Leverantör när inkommande kontroll ska jämföras mellan olika inköpskällor.

Gör helst tilläggskolumnerna efter de befintliga 13 kolumnerna i stället för att flytta Kontroll-ID eller Datum. Då behåller du den ursprungliga läsordningen och minskar risken att formler, filter eller Dashboard-referenser pekar fel.

Standardisera inmatningen

Använd konsekventa värden för status, till exempel Pågår, Godkänd och Underkänd. För produkt och kontrollpunkt kan du skapa listrutor med Dataverifiering, så att Kullager 6205 inte ibland skrivs som Kullager-6205. Det är särskilt viktigt när 500 kontrollrader ska grupperas per artikel.

Om du vill lägga till egna beräkningar kan du använda SUMMA.OM för att summera underkända enheter per produkt och ANTAL.OM för att räkna antalet underkända kontroller. Undvik att skriva över befintliga sammanställningar i Dashboard; kopiera först arbetsboken och testa ändringen med tre kontrollrader: 100 kontrollerade och 95 godkända, 200 och 200 samt 50 och 45.

Skapa en enkel förvaltningsrutin

Bestäm vem som äger filen, när avvikelser granskas och hur länge äldre versioner sparas. En praktisk rutin är daglig registrering, veckovis genomgång av Dashboard och månadsvis arkivering av en låst kopia. Då blir mallen ett arbetssätt, inte bara ett dokument.

That monthly archive becomes even more useful when it is paired with an self-check template for documenting recurring inspections and keeping the old versions in order.