Offert Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Offert och ersätt exempelvärdena med företagets och kundens uppgifter.
2. Ange ett unikt offertnummer, till exempel OF-2026-0142, och fyll i offertdatumet i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
3. Skriv in giltighetsdatumet. En offert daterad 2026-07-21 med 30 dagars giltighet kan exempelvis gälla till 2026-08-20.
4. Kontrollera kundens namn, kontaktperson och ansvarig säljare innan du lägger till prisraderna.
5. Välj rätt momssats från momsschemat: 25 % för de flesta tjänster och varor, 12 % för exempelvis livsmedel och 6 % för vissa transporter och kulturella tjänster.
6. Gå igenom fliken Sammanfattning och kontrollera att belopp, moms och total stämmer mot ditt prisunderlag.
7. Läs fliken Instruktioner, spara en företagsanpassad kopia och exportera därefter offerten till PDF innan du skickar den.

En redovisningskonsult kan använda mallen när ett mindre kundföretag behöver ett snabbt prisunderlag utan att skapa dokumentet från grunden. För en byggfirma fungerar fliken Offert som startpunkt för exempelvis renovering, markarbete eller installation, medan en frilansare kan använda samma upplägg för webbdesign, foto eller löpande konsulttid.

Bild 1 visar den synliga offertfliken. Rubriken OFFERT - Nordic Bygg AB ligger centrerad över A1:J1, och uppgifterna är placerade i två informationsrader: offertnummer, datum och giltig till på rad 3 samt kund, kontaktperson och säljare på rad 4. De gula cellerna markerar de värden som ska bytas ut.

Från kundförfrågan till skickad pdf

Ett praktiskt arbetsflöde är att först kopiera originalfilen och sedan skapa ett löpnummer i företagets offertserie. Om du skickar 12 offerter under en månad bör varje dokument kunna spåras till kund, ansvarig säljare och datum; OF-2026-0142 är tydligare än ett filnamn som bara heter offert.xlsx.

Kontrollera sedan att arbetets omfattning är mätbar. Tio timmar à 900 kr ger 9 000 kr exklusive moms; med 25 % moms blir kundens belopp 11 250 kr. Den typen av beräkning ska kunna följas från rad till totalsumma, särskilt när ett projekt innehåller både arbete och material.

Roller som har nytta av upplägget

En VD för ett litet AB kan själv fylla i säljare och giltighetstid, medan en ekonomiansvarig kontrollerar moms och dokumentation före utskick. Bild 2 visar fliken Sammanfattning och bild 3 fliken Instruktioner; använd dem som kontrollpunkter i stället för att ändra direkt i originalfilen.

En offert är normalt ett anbud enligt avtalsrättens grundprinciper. När kunden accepterar inom angiven tid kan ett bindande avtal uppstå enligt avtalslagen, så skriv inte en giltighetstid som du inte kan hålla. Fältet Giltig till i mallen gör tidsgränsen synlig för både säljare och kund.

Momsschemat på fliken Offert innehåller Tjänst 25 %, Material 25 %, Livsmedel 12 % och Transport 6 %. Normalskattesatsen är 25 %, medan 12 % bland annat används för livsmedel samt restaurang- och hotelltjänster. Sex procent gäller bland annat persontransport, böcker, tidningar och vissa kulturella tjänster; klassificera därför själva leveransen, inte bara kundens bransch.

Räkna på priset före utskick

Anta att ett bygguppdrag består av 18 arbetstimmar à 850 kr och material för 6 400 kr. Arbete och material blir 21 700 kr exklusive moms, och med 25 % blir momsen 5 425 kr. Offertens total till kunden blir då 27 125 kr. Om en del ska omfattas av ROT måste arbetskostnad, material och eventuell resa redovisas separat; ROT är inte samma sak som att sänka momssatsen.

Vid EU-försäljning eller omvänd skattskyldighet i byggsektorn ska du inte bara välja en vanlig momsruta av vana. Ange kundens momsregistreringsnummer, formulera rätt hänvisning och säkerställ att uppgifterna senare kan användas i momsdeklaration eller periodisk sammanställning hos Skatteverket.

Vad offerten bör klargöra

Lägg till betalningsvillkor, leverans omfattning, eventuella reservationer och vad som inte ingår om det behövs. För ett arbete på 45 000 kr är skillnaden mellan 30 och 10 dagars betalningsfrist betydande för kassaflödet, även om själva offerten inte är en faktura.

A clear scope also belongs alongside a risk assessment template, since exclusions, reservations, and VAT details are easiest to manage when the offer is tied to the project’s main uncertainties.

Ett återkommande fel är att säljaren ändrar offertnumret men glömmer datum eller giltig till. En offert med OF-2026-0142, datum 2026-07-21 och giltighet till 2026-08-20 är spårbar; samma nummer på två olika kunder skapar däremot problem när kunden ringer eller när underlaget ska kopplas till en order.

Fel momssats på blandade rader

Byggföretag råkar ofta lägga hela arbetet under material eller tvärtom. Ett exempel är 30 000 kr arbete och 12 000 kr material, båda med 25 % moms i ett vanligt bygguppdrag. Då blir momsen 10 500 kr och totalen 52 500 kr, men en felaktig 12-procentsklassning skulle ge 47 040 kr – en skillnad på 5 460 kr.

Även livsmedel och transport kräver kontroll av vad som faktiskt säljs. En persontransport kan ha 6 %, medan en frakttjänst eller annan transporttjänst kan ha annan bedömning. Använd därför momsschemat som stöd, inte som ersättning för att klassificera leveransen korrekt.

Otydlig omfattning och dolda antaganden

En offert på 80 timmar utan angivet timpris, leveransdatum eller avgränsning lämnar kunden med frågor. Skriv hellre 80 timmar à 1 100 kr, material enligt faktisk åtgång och leverans senast 2026-09-30; då kan kunden förstå att grundpriset är 88 000 kr exklusive moms.

Ett annat praktiskt misstag är att skicka arbetsfilen med dolda kommentarer, exempeldata eller fel företagsnamn. Kontrollera särskilt rubriken, kundfältet och PDF-förhandsvisningen. Använd en separat kopia för varje kund och låt en kollega läsa belopp och villkor när offerten överstiger 100 000 kr.

Börja med att skapa en masterkopia där företagsnamn, kontaktuppgifter och standardvillkor är färdiga. Behåll färgkodningen: den gula fyllningen passar för inmatning, turkos för rubriker och ljusgrönt för totalsummor. Då ser användaren direkt vilka celler som är data och vilka som är struktur.

Lägg till fält som passar affären

• En konsult kan lägga till timpris, uppskattat antal timmar, milersättning och betalningsvillkor.
• En byggfirma kan komplettera med arbetsplats, entreprenadform, materialreservation och ROT-underlag.
• En grossist kan lägga till artikelnummer, enhet, leveranstid, frakt och minsta orderkvantitet.

Om du lägger in fler prisrader bör du behålla samma talformat som i filen: belopp visas som 1 234,00 kr, procent med en decimal och datum som ÅÅÅÅ-MM-DD. Lägg inte in manuella totalsummor på flera ställen; låt en enda beräkningsrad vara källa för totalsumman. För en offert med 15 rader minskar det risken att en ändring på rad 8 inte slår igenom i slutbeloppet.

Koppla mallen till administrationen

Spara filerna med ett konsekvent namn, till exempel 2026-07-21_OF-2026-0142_Byggkontoret-Ost.xlsx, och exportera skickad version till PDF. Registrera status, skickat datum och accepterat datum i CRM eller i en separat lista; själva offertfilen ska inte behöva bära hela säljprocessen.

För ett team på tre säljare kan du dessutom lägga in en enkel nummerserie och en kontrollkolumn för status: Utkast, Skickad, Accepterad eller Avslagen. Testa alltid en kopia med ett belopp på 1 000 kr och en annan på 125 000 kr innan du inför ändringen, så att format och summeringar fungerar i både små och stora offerter.