Övertidsrapport Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Övertid_Logg och fyll i datum, medarbetare, avdelning, ort och projekt för varje arbetspass.
2. Registrera ordinarie arbetstid och faktisk arbetstid i timmar. Då blir övertidsuttaget jämförbart mellan olika dagar och personer.
3. Ange timlön och övertidspåslag. I mallen visas exempel på 50% för vardag och 75% för helg.
4. Lägg in om arbetet skedde på helg, vilken typ av övertid det gäller och vem som godkänt raden.
5. Kontrollera kolumnen för övertidsersättning innan du använder listan som löneunderlag.
6. Gå till Sammanfattning för att se totalsummor och använda dem i dialogen med chef eller löneadministration.
7. Uppdatera Instruktioner-fliken om ni behöver egna rutiner för attest, period och utbetalning.

Fliken Övertid_Logg är byggd för den typ av arbetsdag som många svenska företag faktiskt har: skift i produktion, akuta driftstörningar i it, sena leveranser i lager och extra timmar i kundsupport. Du fyller i en rad per tillfälle, vilket gör att löneadministratören slipper tolka fria anteckningar eller mejltrådar.

Kolumnerna är raka: Datum, Medarbetare, Avdelning, Ort, Projekt, Ordinarie arbetstid (tim), Faktisk arbetstid (tim), Övertid (tim), Typ av övertid, Arbetad på helg?, Timlön (kr), Övertidspåslag (%), Övertidsersättning (kr), Godkänd av och Kommentar. Det är en praktisk struktur för små AB, bemanningsbolag och verksamheter där chefer attestera timmar manuellt.

Så används den i team med många korta pass

Om du har 25 anställda och varje person i snitt får 6 övertidstillfällen per månad blir det 150 rader. Då räcker inte en enkel notering i kalendern, för du behöver kunna se vem som jobbade, vad passet gällde och vem som godkände det.

Där mallen sparar tid i verkliga arbetsflöden

En löneadministratör som hanterar 40 timmar övertid per vecka kan summera underlaget snabbare när allt ligger i samma fil. Det blir särskilt tydligt när samma företag har olika ersättningsnivåer, till exempel 50% på vardag och 75% på helg.

Övertid påverkas i praktiken av LAS, kollektivavtal och lönerutiner, men den här mallen är framför allt ett administrativt stöd för att dokumentera timmar korrekt. För anställda i Sverige är det vanligt att övertidsersättning kopplas till timlön plus ett procentpåslag, och just därför är separata kolumner för timlön och påslag viktiga.

Om du använder mallen för löneunderlag bör du också tänka på arbetsgivaravgifter på 31,42% och preliminärskatt enligt skattetabell. Exempel: en övertidspost med 4 timmar, 240 kr i timlön och 50% påslag ger 1 440 kr i ersättning före skatt; med arbetsgivaravgifter blir den totala arbetsgivarkostnaden cirka 1 892 kr.

Varför attestspåret måste synas i filen

Kolumnen Godkänd av är mer än en notering. Den gör att du kan visa vem som tagit ansvar för tidsrapporten, vilket minskar risken för diskussioner när lönen ska stängas eller när en chef vill följa upp avvikande timmar.

När det är bättre med separat övertidsmall än i tidrapporten

Har du många egna projekt eller flera orter är det ofta smartare att hålla övertid i en egen fil än att blanda den med vanlig tidrapportering. Då kan du lättare analysera om övertiden kommer från bemanning, drift eller kunddrivna toppar, särskilt om du har 100+ rader per månad.

Ett vanligt fel är att ordinarie arbetstid och faktisk arbetstid blandas ihop. Om någon skriver 10 timmar i båda kolumnerna blir övertiden 0, trots att personen egentligen jobbade 2 timmar extra; i en fil med 80 rader kan det snabbt ge fel i hela löneunderlaget.

Ett annat misstag är att använda fel påslag för helgpass. I mallen finns exempel med 50% på vardag och 75% på helg, och om du råkar lägga 50% på ett helgpass på 8 timmar och 320 kr i timlön missar du 640 kr i ersättning på just den raden.

Fel som brukar upptäckas först vid lönekörning

Det händer också att kommentarerna är för korta. Om en rad bara säger Godkänd utan att ange vem som godkänt eller varför arbetet blev övertid blir det svårt att följa upp när någon senare ifrågasätter passet.

Problem med helgarbete och projektspårning

En del skriver bara att arbetet var Helg men hoppar över projektet. Då blir det svårare att se om övertiden hör till en kundleverans, intern drift eller ett akut avbrott, och du tappar nyttig statistik när du vill minska antalet extra timmar nästa månad.

När projekt och helgarbete ska följas upp tydligare blir ett schema för arbetspass ofta nästa steg för att se hur övertiden hänger ihop med bemanningen.

Behöver du fler nivåer av ersättning kan du bygga ut mallen med egna procentkolumner för kväll, natt och jour. För ett mindre AB med 12 anställda räcker det ofta att behålla en tydlig huvudkolumn för övertidsersättning och en separat kommentar för undantag.

Vanliga anpassningar som fungerar bra

• Lägg till kostnadsställe om du vill fördela övertiden per avdelning.
• Lägg till personnummer eller anställningsnummer om du ska exportera till lönesystem.
• Byt ut typ av övertid mot era egna kategorier, till exempel akut, planerad eller helg.
• Skapa en egen samlingsyta för månadsrapport om chef och HR behöver en snabb överblick.

När du bör hålla filen enkel

Om ni bara har 2-3 personer som jobbar övertid ibland är det bättre att hålla mallen kort och tydlig än att bygga för många extra fält. En enklare fil med 15 kolumner är ofta snabbare att fylla i än ett avancerat upplägg som ingen orkar uppdatera varje vecka.

Smart vidareutveckling

Om du vill gå längre kan du koppla samman rapporten med en sammanställning per månad och ett separat blad för attest. Då får du ett bättre arbetsflöde när övertiden blir återkommande, till exempel i produktion, support eller under kampanjperioder.

Då blir nästa naturliga steg en tidrapport för övertid som samlar timmarna löpande och gör månadsavstämningen betydligt enklare.