Leverantörsregister Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Leverantörer och lägg in varje leverantör på en egen rad. Fyll i leverantörs-ID, namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter först.
2. Fyll i fälten för momsregistreringsnummer, F-skatt, betalningsvillkor och bankgiro/plusgiro. Då får du en bas som går att använda vid både inköp och avstämning.
3. Registrera avtalsstart, avtalsslut och senaste fakturadatum. Det gör det enklare att se vilka avtal som är på väg att löpa ut.
4. Använd fliken Transaktioner för att lägga in fakturor och belopp. Där kan du koppla varje transaktion till rätt leverantörs-ID.
5. Gå till Sammanfattning för att följa antal fakturor, totalbelopp och risknivåer. Det ger en snabb överblick utan manuell summering.
6. Uppdatera Kommentar när något ändras, till exempel ny kontaktperson, ny betalningsrutin eller ändrad momsprofil.

Fliken Leverantörer är byggd för det praktiska arbete du gör när inköp, bokföring och leverantörsuppföljning ska hänga ihop. Du får 26 kolumner, bland annat leverantörs-ID, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, F-skatt, betalningsvillkor och risknivå. För en ekonomiansvarig i ett mindre AB är det här ofta mer användbart än att leta i mejl och gamla offerter.

Bild 1 visar hur registret är uppställt med en rad per leverantör och tydliga rubriker i första raden. Det gör det enkelt att arbeta vidare i Excel med sortering, filtrering och kontroll av uppgifter. Om du har 120 leverantörer och i snitt 8 uppgifter som byts ut varje år, blir det 960 manuella justeringar mindre om allt ligger samlat från början.

Vem som har nytta av upplägget

Redovisningskonsulter, inköpare, löneadministratörer och VD för små AB använder den här typen av register på olika sätt, men behovet är detsamma: snabb åtkomst till korrekta leverantörsdata. En egenföretagare med 20 återkommande leverantörer kan få bättre översikt än i en enkel adressbok, och en lagerchef kan lättare se vilka leverantörer som har långa ledtider eller ändrade villkor.

Varför strukturen är bättre än lösa listor

En vanlig lösning är att lägga allt i ett dokument utan fasta fält. Det fungerar tills du ska jämföra två leverantörer med samma kategori, samma momsnivå eller olika betalningsvillkor på 30 respektive 45 dagar. Med fasta kolumner blir det enklare att hitta avvikelser och att bygga vidare med formler, till exempel summering av Fakturabelopp inkl. moms per kategori.

Registret är särskilt användbart när du behöver hålla koll på uppgifter som påverkar bokföring och leverantörskontroll. Ett svenskt momsregistreringsnummer ska normalt anges som SE följt av 10 siffror och 01, och det är en praktisk kontrollpunkt när du registrerar nya leverantörer. Om du köper för 50 000 kr exkl. moms från en leverantör med 25% moms blir momsbeloppet 12 500 kr och totalen 62 500 kr.

Fliken hjälper också till att separera leverantörer som har F-skatt från sådana där du behöver vara mer uppmärksam på hur upplägget ser ut. För många småföretag är det viktigare att ha uppgifterna direkt i registret än att sitta och leta efter dem när fakturan redan har kommit. Det sparar tid när du ska bedöma om leverantören är klar för fakturering, avtal eller återkommande inköp.

Kontrollpunkter som minskar fel

Om du registrerar betalningsvillkor i dagar, senaste fakturadatum och bankgiro/plusgiro får du en tydlig bas för avstämning. En leverantör med 30 dagars villkor och 12 fakturor på 18 000 kr i snitt binder 216 000 kr i leverantörsflöde över tid, vilket påverkar kassaflödet mer än många tror. Därför är det bättre att hålla registret aktuellt än att uppdatera det i klump vid bokslut.

När du behöver vara extra noggrann

För avtal som löper ut inom 30 dagar eller leverantörer med hög risknivå bör du ha en rutin för uppföljning. Det är ofta bättre att markera avvikelser direkt i registret än att skapa separata anteckningar som lätt tappas bort. Med ett enda register blir det dessutom enklare att följa upp leverantörer som fakturerar både med 12% och 25% moms beroende på tjänst.

För att hålla samma noggrannhet i andra saldon kan ett lagerbalansregister vara en naturlig fortsättning när avvikelser behöver följas upp löpande.

Det vanligaste felet är att registrera leverantörsnamn på olika sätt i olika rader, till exempel fullständigt namn på en rad och förkortning på nästa. Då blir filtrering och uppföljning sämre, särskilt om du har 50-100 leverantörer och vill se vilka som har fått fakturor senaste månaden. En annan klassiker är att blanda kontaktuppgifter med fakturauppgifter, vilket gör att registret blir svårt att läsa.

Fel i datum och villkor

Datumfält ska hållas konsekventa, helst i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Om du blandar text och datum går det inte att sortera korrekt, och då förlorar du nyttan av fliken Sammanfattning. Ett praktiskt exempel: om avtalsslut ligger i textformat på 15 av 80 rader blir det lätt att missa 18,75% av avtalen vid en snabb genomgång.

Fel kring moms och fakturabelopp

Det är också vanligt att skriva in belopp utan att skilja på exklusive och inklusive moms. Vid 40 fakturor på 7 500 kr exkl. moms och 25% moms blir skillnaden 75 000 kr i moms totalt, så ett fel på en enda kolumn kan snabbt slå igenom i uppföljningen. Håll därför Fakturabelopp exkl. moms, Momsbelopp och Fakturabelopp inkl. moms separata.

Fel i riskbedömning

Många sätter samma risknivå på alla leverantörer för att spara tid. Det är sällan smart, eftersom en leverantör med återkommande sena leveranser eller oklar betalningshistorik bör följas upp tätare än en stabil motpart med fasta avtal. Om du bara markerar 10 av 100 leverantörer som hög risk får du ett register som faktiskt går att agera på.

Du kan använda mallen rakt av, men den blir starkare om du anpassar den till din arbetsvardag. En inköpare vill ofta lägga till fält för leveransledtid och beställningspunkt, medan en ekonomiansvarig hellre vill lägga till betalningsstatus och konteringsnyckel. För ett mindre AB med 75 leverantörer är det ofta bättre att hålla registret kompakt än att bygga in för många specialfält direkt.

Tre vanliga anpassningar

• Lägg till en kolumn för kategori om du vill dela upp leverantörer i till exempel IT, kontor, transport och konsulttjänster.
• Lägg till en kolumn för senaste kontakt om du arbetar med många återkommande förhandlingar.
• Lägg till en kolumn för intern ansvarig om flera personer delar på uppföljningen.

Så bygger du vidare utan att tappa kontrollen

Om du vill koppla registret till budget eller inköpsplaner är det bättre att använda samma leverantörs-ID i alla flikar än att skriva om namnen manuellt. Då kan du senare summera fakturor per leverantör och få ett tydligt underlag för uppföljning. Med 200 transaktioner per år blir det snabbt uppenbart vilka leverantörer som driver kostnaden mest, särskilt om du lägger in tydliga beloppsfält.

För många små företag är det bästa upplägget att börja enkelt och sedan lägga till fler fält först när de verkligen behövs. Det minskar risken för ett register som ser komplett ut men som ingen orkar hålla uppdaterat.

När registret väl är enkelt att hålla uppdaterat blir nästa naturliga steg att samla all utrustning i en inventarieförteckning så att varje post kan följas upp utan dubbelarbete.