Lagersaldo Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Lagersaldo och fyll i artikelnummer, benämning och aktuellt saldo för varje vara.
2. Lägg in inköpspris, enhet och eventuell beställningspunkt så att lagervärdet blir jämförbart mellan artiklar.
3. Registrera nya inköp på fliken Inköpshistorik för att skapa ett spårbart underlag över varuflödet.
4. Gå till Översikt för att se summeringar, fördelning och vilka artiklar som kräver påfyllning först.
5. Följ anvisningarna på Instruktioner om du vill lägga till fler rader eller justera befintliga fält.
6. Uppdatera mallen när du tar emot leveranser eller gör inventering så att saldot stämmer mot verkligheten.

Den här mallen är gjord för dig som behöver hålla ordning på ett artikellager utan att bygga ett tungt system. I praktiken passar den för butikschefer, lagerchefer, ekonomiansvariga och egenföretagare som vill se saldo per artikel, inköpspris och vad lagret faktiskt är värt.

Fliken Lagersaldo samlar kärnuppgifterna i en tabell, medan Inköpshistorik ger en enkel spårbarhet över senaste påfyllning. När du jobbar med 50 artiklar eller 500 blir skillnaden stor: med en uppdatering per vecka slipper du gissa vilka varor som är slut eller nästan slut.

Fliken Lagersaldo ger snabb kontroll

I bilden för fliken Lagersaldo ser du en tydlig tabell med färgmarkerade rubriker och inmatningsfält. Det gör det lätt att läsa av artikelnummer, benämning, saldo och pris utan att leta i flera blad.

Översikten hjälper dig prioritera inköp

Översikt-fliken är till för att ge en samlad bild av lagret. Har du till exempel 120 artiklar och bara 15 av dem står för 80% av inköpsvärdet, blir det tydligt vilka rader du måste följa tätast.

För många småföretag är det bättre att ha ett enkelt Excelunderlag än att vänta med kontrollen tills inventeringen. En manuell lista som uppdateras varje vecka är ofta fullt tillräcklig när lagret är relativt stabilt och antalet varunummer inte är extremt stort.

Lagervärdet påverkar bokföringen och därmed resultaträkning och balansräkning. För ett företag som följer BAS-kontoplanen hamnar varulagret normalt i kontoklass 14, och värderingen ska vara spårbar vid bokslut enligt bokföringslagen.

Vid årsavslut är det viktigt att inventera lagret och stämma av mot verkligt antal. Om du har varor för 180 000 kr i inköpspris men bara 165 000 kr kvar efter inventering, måste differensen hanteras innan du stänger räkenskapsåret.

Direkt kontroll inför bokslut

För mindre företag är det ofta bättre att jobba med enkel artikelvärdering än att blanda flera metoder. FIFO är praktiskt när du vill att äldre inköp ska ligga först i värderingskedjan, särskilt om priserna ändras ofta.

Så undviker du onödiga fel i värderingen

En vanlig miss är att låta saldot i Excel skilja sig från verkligt antal efter leverans eller retur. Har du 40 artiklar med ett snittpris på 250 kr blir en differens på 3 enheter direkt 750 kr fel i lagervärdet, och det märks snabbt i bokslutet.

Om du inventerar månadsvis i stället för bara vid årsskiftet får du bättre kontroll på svinn, felplock och inkurans. Det är ofta mer effektivt än att försöka rätta allt i efterhand när siffrorna redan ska in i årsredovisningen.

Det vanligaste felet är att blanda ihop inköpspris, försäljningspris och aktuellt saldo i samma rad. Då blir lagervärdet missvisande redan när du har 20–30 rader, och felet växer snabbt om du lägger in fler varor utan struktur.

Ett annat vanligt problem är att inte skilja på artiklar med samma namn men olika enhet. 12 st och 12 förpackningar är inte samma sak, och en sådan miss kan ge stora avvikelser vid inventering.

Fel som uppstår när kolumnerna fylls i slarvigt

Om du hoppar över artikelnummer eller använder fritext utan standard får du svårt att söka och sortera. Då blir det också svårare att jämföra inköp från månad till månad, särskilt om du har flera leverantörer och varierande priser.

Fel som syns först vid inventering

Det är också lätt att glömma returer, trasiga varor eller intern förbrukning. Har du ett lager på 300 enheter och missar 5 enheter i svinn blir avvikelsen 1,7%, vilket kan se litet ut men ändå påverka både beställning och värdering.

För att minska felen bör du uppdatera mallen direkt när varor tas emot eller lämnas ut. Väntar du till slutet av veckan ökar risken att du tappar bort leveranser, särskilt om flera personer hanterar samma lager.

En inventarielista gör det lättare att stämma av lagersaldot direkt när varor tas emot eller lämnas ut, så att avvikelser upptäcks innan veckans slut.

Du kan bygga ut mallen när sortimentet växer, till exempel med leverantör, hyllplats eller minsta lagernivå. För en butik med 80 artiklar kan ett par extra kolumner vara tillräckligt för att få bättre kontroll utan att tabellen blir tung.

Praktiska anpassningar som brukar ge effekt

• Lägg till leverantör så att du snabbt ser var varje artikel beställs från.
• Inför hyllplats eller lagerzon om flera personer plockar i samma lager.
• Skapa en kolumn för beställningspunkt om du vill få bättre framförhållning.
• Markera artiklar med låg omsättning så att de inte blir liggande i onödan.

Utbyggnad när du vill följa fler nyckeltal

Om du vill jobba mer strukturerat kan du koppla mallen till en egen inköpslogg och jämföra månad för månad. En artikel som köps in för 85 kr och säljs vidare för 149 kr ger ett bruttotillskott på 64 kr per enhet, vilket gör det lättare att se vilka varor som faktiskt bär lagret.

Du kan också lägga till färglogik för att markera artiklar under beställningspunkt eller med ovanligt högt lagervärde. För de flesta små företag är det bättre än att bygga avancerade formler som ingen uppdaterar i tid.

För att hålla koll på vad som faktiskt ska ut ur lagret vid varje leverans kan du komplettera med en packlista för leveranser.