Underhållsplan Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Underhållsplan och registrera en åtgärd per rad. Fyll i Åtgärds-ID, fastighetsdel, åtgärd, ansvarig och entreprenör.
2. Ange planerat start- och slutdatum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Planerat år räknas fram från startdatumet.
3. Välj kategori från rullistan och ange prioritet samt status. Kategorin hämtar rekommenderat intervall från fliken Register.
4. Fyll i beräknad kostnad exklusive moms, momssats och avsatt budget. Moms, kostnad inklusive moms och budgetavvikelse beräknas automatiskt.
5. Ange senast genomfört år och skriv praktiska uppgifter i Kommentar, till exempel beslut, offertnummer eller besiktningsdatum.
6. Kontrollera fliken Översikt inför budgetmöten och styrelsemöten. Uppdatera status och kostnader när arbetet ändras.
7. Anpassa kategorier och intervall i Register. Läs Instruktioner innan du ändrar beräkningsceller eller arbetsflöde.

En redovisningskonsult behöver sällan bygga själva underhållsplanen, men kan använda den som underlag när en bostadsrättsförening budgeterar större arbeten. Förvaltaren registrerar exempelvis takomläggning, fasadrenovering och byte av undercentral som separata rader. Bild 1 visar fliken Underhållsplan med fält från Åtgärds-ID till Kontrollstatus.

Förvaltare och styrelse

Styrelsen kan använda prioritet och planerade år för att skilja akuta åtgärder från långsiktigt underhåll. Ett takarbete på 850 000 kr exklusive 25% moms blir 1 062 500 kr inklusive moms. Om budgeten är 900 000 kr visar mallen en negativ avvikelse på 162 500 kr.

Praktiskt arbetsflöde

En fastighetsförvaltare lägger in ansvarig person, entreprenör, planerade datum och dokumentreferens. Vid ett styrelsemöte kan fliken Översikt, som visas i bild 2, användas för att se 2026 års planerade kostnader och antalet försenade åtgärder.

Förvaltare av kommersiella lokaler kan använda kategorier som ventilation, hiss och VVS. En drifttekniker följer sedan upp status efter besiktning och ändrar från Pågår till Slutförd när arbetet är dokumenterat.

Mallen skiljer mellan kostnad exklusive moms, beräknad moms och kostnad inklusive moms. Momssatsen är en inmatning mellan 0 och 100 procent, vilket gör att du måste kontrollera rätt hantering för den aktuella entreprenaden innan budgeten fastställs.

Räkna på projektkostnaden

Vid 420 000 kr exklusive 25% moms blir beräknad moms 105 000 kr och total kostnad 525 000 kr. Med en avsatt budget på 450 000 kr blir budgetavvikelsen minus 75 000 kr. Den avvikelsen bör hanteras innan beställning, inte först när fakturan kommer.

Redovisningsunderlag

Underhållsplanen är ett planeringsunderlag och ersätter inte kontering enligt företagets BAS-kontoplan. Ekonomiansvarig behöver skilja löpande reparationer från investeringar och bedöma eventuell aktivering enligt vald redovisningsprincip, exempelvis K2/K3.

För en förening bör budgetbeloppet också stämmas av mot underhållsfond, lån och likviditet. Bild 2 visar budgetutnyttjandet som total kostnad inklusive moms dividerad med total avsatt budget. En procentsats över 100% betyder att planerade kostnader överstiger registrerad budget.

Fliken Instruktioner anger att ekonomiansvarig ska stämma av kostnad exklusive och inklusive moms. Entreprenörer bör dessutom kontrolleras avseende F-skatt, försäkringar, behörigheter och avtal innan beställning.

Ett vanligt fel är att samma åtgärd registreras flera gånger med olika namn, exempelvis Fasadrenovering och Renovering fasad. Då blir kostnad per kategori missvisande i Översikt. Använd en konsekvent kategori och låt Åtgärds-ID skilja olika projekt.

Felaktiga datum

Om startdatum saknas kan planerat år inte räknas fram. Ett arbete som börjar 2027-05-01 ska inte läggas i 2026 års sammanställning bara för att beslutet fattades under 2026. Kontrollera både planerat startdatum och planerat slutdatum före budgetmötet.

Budget som inte inkluderar moms

Om kostnaden är 850 000 kr exklusive moms men budgeten 900 000 kr inklusive moms ser projektet först ut att rymmas. Den faktiska kostnaden blir 1 062 500 kr, vilket ger en avvikelse på minus 162 500 kr. Ange därför budgetens nivå konsekvent.

Status som inte uppdateras

Statusen styr kontrollstatus tillsammans med planerat startdatum. En åtgärd som står som Planerad efter startdatum kan visas som Försenad, även om entreprenören redan arbetar med den. Ändra status till Pågår när arbetet faktiskt har startat.

Kontrollera också att kategorin finns i Register. Om en ny kategori skrivs manuellt men inte finns i registret kan rekommenderat intervall saknas. Bild 3 visar Register med intervall i år och standardprioritet.

Börja i Register och anpassa kategorierna till fastighetens verkliga delar. Mallen innehåller exempelvis Tak med 30 år, Fasad med 25 år, Ventilation med 5 år, Hiss med 10 år, Måleri med 8 år, Mark/dränering med 30 år, VVS med 20 år och Lokaler med 15 år.

Bygg en tydlig dokumentation

Använd Åtgärds-ID i filnamn och mappar, exempelvis UH-2026-003. Då kan du koppla en offert på 420 000 kr, ett besiktningsprotokoll och slutbevis till samma åtgärd utan att förlita dig på entreprenörens projektnamn.

• Lägg ansvarig styrelseledamot eller förvaltare i kolumnen Ansvarig.
• Skriv beslut, garantitid och dokumentlänk i Kommentar.
• Uppdatera Senast genomfört år efter avslutat arbete.
• Kontrollera Register minst en gång per budgetår.

Skapa en fast mötesrutin

Inför varje månads- eller kvartalsmöte kan ansvarig gå igenom försenade åtgärder och negativa budgetavvikelser. En lista med 20 åtgärder tar betydligt kortare tid att kontrollera när status, ansvarig och budget finns i samma rad.

Bild 4 visar Instruktioner med ansvar och kontrollpunkter för bland annat moms, budget, dokumentation, dataskydd och entreprenör. Använd fliken som överlämningsstöd när en ny förvaltare eller styrelse tar över.