Följesedel Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Instruktioner och läs igenom arbetsordningen innan du börjar registrera leveranser.
2. Gå till chaufförsregistret i fliken Följesedel och lägg in namn och telefonnummer i registertabellen om uppgifterna saknas.
3. Fyll i följesedelnummer, datum, ordernummer, avsändare, mottagare och leveransadress i de gulmarkerade fälten.
4. Välj eller skriv in chaufförens namn i fältet Chaufför. Telefonnumret hämtas automatiskt från registerområdet J4:K8.
5. Kontrollera adress, orderreferens och transportuppgifter mot ordern innan dokumentet skrivs ut eller sparas som PDF.
6. Registrera leveransen i fliken Leveranslogg när godset har lämnat lagret eller när mottagaren har kvitterat.
7. Använd fliken Sammanställning för att följa upp registrerade leveranser och kontrollera att loggen stämmer mot dagens transportunderlag.

En följesedel följer normalt godset från plockning till mottagning. På ett lager skriver lagerpersonalen ut dokumentet efter att ordern har packats, chauffören tar med det under transporten och mottagaren använder uppgifterna för att kontrollera leveransen.

Från order till lastbil

En lagerchef kan koppla följesedelnummer FS-2026-0145 till order ORD-8821 och ange Byggmax Örebro som mottagare. När samma chaufför kör fem order under en dag ger Leveranslogg en bättre spårbarhet än fem lösa papperslappar.

Fliken Följesedel (bild 1) har ett dokumenthuvud över A1:H1 och fält i blocket A3:E6. Där syns avsändare, mottagare och leveransadress tillsammans med chaufförsinformationen. Det är rätt upplägg när dokumentet ska följa en fysisk sändning och kunna kontrolleras vid lossning.

Roller som har nytta av upplägget

En transportledare fyller i chaufför och datum, medan lagerpersonalen kontrollerar ordernummer och mottagaradress. En redovisningskonsult använder däremot normalt inte följesedeln som bokföringsverifikation, men kan använda Leveranslogg som underlag när leveransdatum ska stämmas mot fakturering.

Bild 2 visar fliken Leveranslogg, där genomförda transporter samlas, och bild 3 visar Sammanställningens översikt. Bild 4 visar Instruktioner och fungerar som arbetsbeskrivning för nya användare. Vid 20 leveranser per vecka blir detta 1 040 registrerade leveranser under ett år, vilket gör en gemensam logg betydligt mer användbar än manuella anteckningar.

En följesedel är inte samma sak som en faktura. En faktura omfattas av fakturakraven i mervärdesskattelagen, medan följesedeln främst visar vad som lämnat avsändaren och vart varorna ska. Om följesedeln innehåller personuppgifter, exempelvis chaufförens namn och telefonnummer, blir GDPR relevant.

Håll isär leveransdokument och faktura

Fakturan ska innehålla bland annat säljarens och köparens uppgifter, fakturanummer, fakturadatum och belopp per momssats. Följesedeln bör i stället fokusera på ordernummer, kolli, leveransadress och mottagarkontroll. Min rekommendation är att inte lägga priser och betalningsvillkor på följesedeln om mottagaren bara behöver kvittera varorna.

Exempelvis kan en leverans på 12 kartonger à 850 kr exklusive 25 procent moms ge ett varuvärde på 10 200 kr och moms på 2 550 kr. Beloppen hör hemma på fakturan, medan följesedeln visar att de 12 kartongerna faktiskt skickades.

Register och referenser i Excel

I arbetsboken används ett chaufförsregister med rubrikerna Chaufför och Telefon i J3:K3 och uppgifter i J4:K8. Fältet E5 använder en uppslagning motsvarande LETARAD med exakt matchning och OMFEL-logik, så att ett okänt namn inte visar ett Excel-fel.

Begränsningen är att registret i koden omfattar fem rader. Har du fler än fem chaufförer bör du utöka referensområdet till exempelvis J4:K50 och kontrollera att alla namn är unika. För personuppgifter bör du dessutom begränsa åtkomsten och inte spara fler telefonnummer än transportflödet kräver.

Det dyraste felet är ofta inte ett stavfel utan att fel leverans kopplas till rätt order. Om chauffören har tre order till samma industriområde kan ett felaktigt ordernummer göra att mottagaren kvitterar gods som tillhör en annan kund.

Fel nummer och datum

Använd en konsekvent nummerserie, till exempel FS-2026-0145, och kontrollera att nästa dokument inte får samma nummer. Ett dubblerat nummer på två leveranser gör det svårt att hitta rätt dokument när en reklamation kommer fyra veckor senare.

Datumet ska vara leveransdatumet, inte automatiskt dagens datum om dokumentet skrivs ut i förväg. Om ordern lastas 2026-07-16 men körs ut 2026-07-17 ska du ändra datumfältet före utskrift. I mallen visas datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, vilket undviker blandningen 2026-07-16 och 16/7.

Adress och chaufförsregister

Kontrollera alltid postort och gatunummer mot ordern. En adress som Industrivägen 12 i stället för Industrivägen 21 kan skicka en hel pall till fel byggarbetsplats, även om mottagarnamnet är korrekt.

Ett annat praktiskt fel uppstår när chaufförens namn skrivs på två olika sätt, exempelvis Erik Lindqvist och E. Lindqvist. Då hittar LETARAD inte telefonnumret. Välj därför ett fast namnformat och använd samma stavning i register och följesedel.

Skriv inte under för mottagaren själv. Om godset saknas eller är skadat ska avvikelsen noteras direkt på dokumentet, med antal berörda kollin, datum och mottagarens namn. En leverans med 8 kollin där 1 saknas ska inte markeras som komplett bara för att ordern ursprungligen innehöll 8.

För att avvikelsen ska kunna jämföras med vad som faktiskt finns kvar i lagret behövs också ett tydligt lagerunderlag.

Börja med att anpassa fälten efter hur dina leveranser faktiskt hanteras. Ett lokalt åkeri kan behöva registreringsnummer och antal kollin, medan en grossist oftare behöver artikelgrupp, palltyp och temperaturkrav.

Bygg ut register och logg

Utöka chaufförsregistret från J4:K8 om du har fler än fem chaufförer. Lägg gärna till kolumner för fordon, telefon och aktiv/inaktiv status, men behåll ett unikt chaufförsnamn så att uppslagningen inte ger fel rad.

• Lägg till kolumnen Status i Leveranslogg med värdena Planerad, Lastad, Levererad och Avvikelse.
• Lägg till kolliantal och total vikt om lagret skickar flera enheter per order.
• Lägg till mottagarens signatur eller kvittensdatum om dokumentet används som leveransbevis.

Anpassa utskrift och uppföljning

Testa en provutskrift på A4 innan mallen tas i drift. Kontrollera särskilt att mottagaradress och följesedelnummer hamnar på samma sida och att den gulmarkerade inmatningen inte följer med som störande färg på en kundkopia.

Vid 40 leveranser per vecka blir det omkring 2 080 rader i loggen på ett år. Då är det bättre att använda Excels tabellformat och filter än att manuellt färglägga rader. Behöver du månadsvärden kan du komplettera Sammanställning med ANTAL.OM för status eller SUMMA.OM för vikt per chaufför.

När loggen dessutom ska följas upp mot vad som faktiskt skickats blir en packlista ett naturligt komplement till sammanställningen.