Fakturajournal Excel - Gratis Mall

1. Steg 1 — Öppna fliken Kundregister och lägg in kundnummer, kundnamn, organisationsnummer, stad, kontaktperson, e-post, momsregistreringsnummer och betalvillkor i dagar.
2. Steg 2 — Gå till Fakturajournal och fyll i de ljusgula inmatningscellerna: fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, kundnummer, beskrivning och nettobelopp.
3. Steg 3 — Ange momssats som decimaltal. Skriv 0,25 för 25 %, 0,12 för 12 % eller 0,06 för 6 %.
4. Steg 4 — Kontrollera att kundnamn, organisationsnummer och stad fylls i automatiskt efter att kundnumret matchats mot Kundregister.
5. Steg 5 — När betalningen kommer, fyll i Betald datum och Betald belopp. Låt formlerna beräkna betalstatus, obetalt belopp och dagar försenad.
6. Steg 6 — Öppna Sammanfattning och kontrollera nyckeltalen, momssatserna, kundfördelningen, statusdiagrammet och månadsöversikten.

En fakturajournal passar särskilt bra när redovisningskonsulten behöver fånga upp fakturor innan de bokförs, eller när en ekonomiansvarig vill följa kundfordringar utan att öppna ekonomisystemets rapportmodul. En egenföretagare kan registrera konsultuppdrag samma dag som fakturan skickas, medan en VD för ett litet AB kan följa hur snabbt kunderna betalar.

Fliken Fakturajournal (bild 1) är byggd som en löpande lista med autofilter i rad 1 och frysta rubriker. De första fälten identifierar fakturan: Fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum och Kundnummer. Därefter visas kundnamn, organisationsnummer och stad från Kundregister. Beskrivning, Nettobelopp, Momssats, Momsbelopp och Fakturabelopp följer sedan i samma rad.

Det gör arbetsflödet användbart för exempelvis IT-konsulter, reklambyråer, byggföretag och redovisningsbyråer som skickar flera fakturor per månad. Ett uppdrag på 92 000 kr exklusive moms med 25 % moms blir 23 000 kr i moms och 115 000 kr att kräva av kunden.

Kopplingen mellan kunder och fakturor

Fliken Kundregister (bild 2) samlar Kundnummer, Kundnamn, Organisationsnummer, Stad, Kontaktperson, E-post, Momsregistreringsnummer och Betalvillkor dagar. När du skriver K1002 i journalen hämtas Västra Konsultgruppen AB, organisationsnummer 5562345678 och Göteborg automatiskt till raden.

För en löneadministratör som även hanterar leverantörskontakter är det viktigt att inte blanda kundfakturor med leverantörsfakturor. Den här filen är avgränsad till fakturering mot kunder och ska inte användas som komplett bokföringssystem.

Uppföljning för ekonomi och försäljning

Sammanfattning (bild 3) visar totalt fakturerat inklusive moms, nettoförsäljning, utgående moms, inbetalt och obetalt. Den visar också antal fakturor, antal förfallna fakturor och andel betalda fakturor. Diagrammen gör det lättare att se om en kund eller en viss månad står för en ovanligt stor del av faktureringen.

Fakturajournalen kan stödja grundläggande uppföljning av svensk moms, men den ersätter inte bokföring eller momsdeklaration till Skatteverket. Mallen accepterar momssatser från 0 till 0,25 i kolumn J. Det motsvarar exempelvis 0 %, 6 %, 12 % och 25 %, där 25 % är normalskattesatsen.

På en rad som innehåller 36 800 kr netto och 25 % moms räknas Momsbelopp till 9 200 kr och Fakturabelopp till 46 000 kr. Sammanfattning grupperar därefter netto, moms och fakturabelopp för momssatserna 25 %, 12 % och 6 %. Kontrollera alltid att rätt momssats gäller för den vara eller tjänst du säljer.

Så fungerar formlerna

Kundnamn, organisationsnummer och stad hämtas med en uppslagning mot området Kundregister!A2:H101. I svensk Excel motsvaras den engelska formeln VLOOKUP av LETARAD; om din installation är svensk kan du därför behöva översätta importerade engelska formler till svenska funktionsnamn och använda semikolon som argumentavgränsare.

Momsbeloppet beräknas som nettobelopp multiplicerat med momssats. Fakturabeloppet är nettobelopp plus moms. Betalstatus prioriterar Betald datum: om datumet är ifyllt blir status Betald även om förfallodatumet passerats. Utan betaldatum blir status Förfallen när dagens datum är senare än förfallodatum.

Kontroll mot svensk administration

En fullständig faktura enligt mervärdesskattelagen behöver bland annat säljarens och köparens namn och adress, löpnummer, fakturadatum, leveransdatum när det krävs, momsregistreringsnummer, belopp per momssats och momsbelopp. Journalens kolumner är därför ett uppföljningsunderlag, inte en färdig fakturalayout.

För ett AB bör totalsummorna stämmas av mot bokföringen före momsdeklarationen. Vid 100 fakturor på 2 500 kr exklusive 25 % moms blir nettoförsäljningen 250 000 kr, utgående moms 62 500 kr och fakturerat inklusive moms 312 500 kr. Bokföringsunderlaget måste ändå innehålla korrekta verifikationer och konton enligt företagets BAS-kontoplan.

Det vanligaste praktiska felet är att samma kund får flera kundnummer. Om en kund skrivs som K1002 på en rad och K-1002 på en annan, fungerar inte uppslagningen på den senare raden. Resultatet blir tomt Kundnamn, Organisationsnummer och Stad trots att kunden finns i registret.

Felaktiga belopp i betalningskolumnerna

Betald belopp ska avse den summa som faktiskt kommit in, inte alltid fakturans totalbelopp. Om fakturan är 115 000 kr och kunden betalar 50 000 kr, visar Obetalt belopp 65 000 kr när du skriver 50 000 i kolumn O. Skriver du av misstag nettobeloppet 92 000 kr blir restbeloppet fel med 23 000 kr.

Ett annat fel är att fylla i Betald datum innan pengarna syns på kontot. Formeln tolkar varje ifyllt datum som att fakturan är Betald. För delbetalningar är det därför bättre att låta Betald datum vara tomt tills hela fakturan är reglerad och dokumentera delbetalningen i Kommentar, eller använda en separat delbetalningsrutin i bokföringen.

Datum som missleder uppföljningen

Förfallodatum ska vara det datum som gäller enligt fakturan, inte dagen då du skickar en påminnelse. En faktura daterad 2026-02-11 med 30 dagars villkor kan ha förfallodatum 2026-03-13. Om du skriver 2026-03-12 visas den som förfallen en dag för tidigt.

Datumvalideringen tillåter datum från 2000-01-01 till 2099-12-31, men den kontrollerar inte om förfallodatumet ligger efter fakturadatumet. En felvänd datumkombination kan därför passera inmatningen och måste upptäckas genom manuell kontroll.

Momssats som procent i stället för decimaltal

Skriv 0,25 för 25 % när cellen använder procentformat, inte 25 som numeriskt värde. Om nettobeloppet är 10 000 kr och du skriver 25 i stället för 0,25 kan momsbeloppet bli 250 000 kr. Kontrollera alltid ett räkneexempel innan du går vidare med många rader.

Börja med att anpassa Kundregister till den information som faktiskt behövs i ditt fakturaflöde. Lägg in ett konsekvent kundnummer för varje juridisk kund och använd organisationsnummer som kontrollfält. För ett företag med 40 aktiva kunder är det bättre att hålla registret rent än att skapa flera rader för olika kontaktpersoner hos samma bolag.

Gör inmatningen säkrare

• Använd en fast nummerserie, exempelvis F-26001, F-26002 och F-26003, så att varje verifikation kan spåras.
• Bestäm om beskrivningen ska innehålla projektnummer, period eller tjänst. Exempelvis Konsultstöd redovisning – projekt 104.
• Dokumentera avvikande momssatser i Kommentar, särskilt när en tjänst inte använder 25 %.
• Fyll i Säljare för att kunna följa ansvarig person vid flera säljare eller projektledare.

Bygg en enkel månadsrutin

Avstäm varje vecka mot bankkontot och markera endast fullständigt reglerade fakturor med Betald datum och Betald belopp. En faktura på 60 625 kr ska exempelvis inte markeras som betald om bara 30 000 kr har kommit in.

Vid månadsskiftet kan du filtrera Fakturajournal på Fakturadatum och jämföra perioden med bokföringens intäkter. Sammanfattning innehåller månadsrader från januari till december 2026 och kan användas som kontroll av utvecklingen, men siffrorna beror på de datum och belopp du registrerar.

Skydda kunduppgifterna

Kundregister innehåller personuppgifter som kontaktpersonens namn och e-postadress. Begränsa åtkomsten till filen, skicka den inte okrypterad i onödan och radera gamla uppgifter enligt företagets dokumenterade rutin. GDPR kräver att du har en rättslig grund och hanterar uppgifterna på ett proportionerligt sätt; IMY är tillsynsmyndighet i Sverige.

Fliken Instruktioner (bild 4) beskriver inmatning, momssatser, betalmarkering, sammanfattning, dataskydd och datumformatet yyyy-mm-dd. Behåll fliken när filen delas internt så att samma arbetssätt används av ekonomi, försäljning och projektledning.