Reseräkning Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Reseräkning och börja på första lediga raden under rubrikraden. Använd en rad för varje resa eller reseräkning.
2. Fyll i Datum, Anställd, Avdelning och Syfte/Ärende. Välj en befintlig anställd från listan så att avdelningen kan följas upp konsekvent.
3. Ange Från, Till och Transportmedel. Skriv antal kilometer i kolumnen för egen bil endast när resan gjorts med privat bil.
4. Kontrollera Km-ersättning kr/km och fyll i resekostnad, boende, traktamente och övriga utlägg som hör till resan.
5. Kontrollera kolumnerna Bilersättning kr och Totalt kr. Läs även resultatet i Kontroll innan du skickar underlaget för attest.
6. Markera resan som godkänd i kolumnen Godkänd när ansvarig person har granskat kvitton och belopp.
7. Öppna Sammanställning för att följa totalsummor och diagram. Läs Instruktioner om du behöver anpassa listor eller ersättningssatser.

En reseräkning passar bäst när flera personer lämnar reseunderlag till samma ekonomifunktion. En redovisningskonsult kan samla kundernas reserader inför lönekörningen, medan en ekonomiansvarig i ett mindre AB kan använda filen för att kontrollera att kostnaderna hamnar på rätt projekt eller avdelning.

Fliken Reseräkning (bild 1) följer ett praktiskt arbetsflöde: först identifieras resan med Datum, Anställd, Avdelning och Syfte/Ärende. Därefter dokumenteras Från, Till och Transportmedel. För egen bil finns fälten Antal km (egen bil), Km-ersättning kr/km och Bilersättning kr, följt av Resekostnad kr, Boende kr, Traktamente kr och Övriga utlägg kr.

Från kvitto till attest

En löneadministratör kan använda Godkänd som stoppunkt före ersättning på lönebeskedet. Om Anna Bergström exempelvis registrerar 240 km med 2,50 kr/km blir bilersättningen 600 kr. Lägger hon till 840 kr i tågkostnad, 1 200 kr i boende och 300 kr i traktamente blir totalen 2 940 kr före eventuella övriga utlägg.

För en frilansare som driver enskild firma fungerar upplägget främst som dokumentation av resor och kostnader i verksamheten. En VD för ett litet AB kan i stället låta varje medarbetare fylla i sin rad och låta avdelningsansvarig attestera innan materialet lämnas vidare till bokföringen.

Uppföljning per avdelning

Registerdelen med Anställd och Avdelning gör det lättare att hålla exempelvis Försäljning, Ekonomi, IT och Marknad separerade. Det är användbart när en lagerchef följer kundbesök, en projektledare granskar resor i ett installationsprojekt eller en HR-ansvarig stämmer av ersättningar mot företagets resepolicy.

Fliken Sammanställning (bild 2) ger ledningen en snabbare bild än en mapp med enskilda kvitton. Fliken Instruktioner (bild 3) bör lämnas kvar i filen, särskilt när nya användare tar över registreringen.

Skattefri ersättning för tjänsteresor måste bygga på en faktisk tjänsteresa och ett tillräckligt underlag. För egen bil är Skatteverkets schablon 25 kr per mil, vilket motsvarar 2,50 kr per kilometer. Därför är det viktigt att kolumnen Antal km (egen bil) innehåller kilometer och att Km-ersättning kr/km inte blandas ihop med en ersättning per mil.

Om du registrerar 180 km med 2,50 kr/km blir den skattefria bilersättningen 450 kr. Betalar arbetsgivaren 3,00 kr/km blir 450 kr skattefri ersättning och 90 kr normalt skattepliktig lön. Den skattepliktiga delen ska hanteras i lönen med preliminärskatt och arbetsgivaravgifter, inte gömmas i ett högre skattefritt belopp.

Traktamente kräver rätt resedagar

För inrikes tjänsteresa är schablonen för helt dagstraktamente 300 kr under 2026 och halvt dagtraktamente 150 kr. Helt dag används för avresedag som börjar före klockan 12.00 eller hemkomstdag som slutar efter klockan 19.00; för andra avrese- och hemkomstdagar används halvt dagtraktamente. Måltider som arbetsgivaren betalar kan minska det skattefria traktamentet.

En tvådagarsresa med avresa klockan 08.00 och hemkomst klockan 20.30 kan därför ge två hela dagar, alltså 600 kr före måltidsreduktion. Du bör dokumentera tider, ort och vilka måltider som betalats i ett kompletterande underlag, eftersom mallens kolumn Traktamente kr bara visar beloppet.

Underlag och bokföring

Reseräkningen ersätter inte kvitton eller företagets attestordning. Bokföringslagen kräver verifikationer för affärshändelser, och bokföringsmaterial ska bevaras i sju år. Spara därför kvitton tillsammans med filen eller länka varje rad till företagets digitala kvittoarkiv.

För utlandsresor gäller andra schablonbelopp än för Sverige. Använd inte 300 kr som standard för en utlandsresa; ange rätt landssats enligt Skatteverkets aktuella tabell och dokumentera valutaomräkningen. Mallen fungerar bäst som beräknings- och attestunderlag, medan slutlig löne- och bokföringshantering följer företagets kontoplan och resepolicy.

Det mest kostsamma felet är att blanda ihop kilometer och mil. Om en medarbetare skriver 35 i Antal km men egentligen menar 35 mil blir ersättningen med 2,50 kr/km endast 87,50 kr i stället för 875 kr. Skriv alltid kilometer i kolumnen och kontrollera extrema värden innan raden godkänns.

Fel transportmedel och fel sats

En privat bilresa ska inte registreras som tågkostnad samtidigt som egen bil och kilometerersättning lämnas ifyllda. Då kan samma resa ersättas två gånger. För tjänstebil gäller dessutom en annan skattefri schablon än för egen bil; använd inte 2,50 kr/km slentrianmässigt när företagets bil har använts.

Ett annat praktiskt fel är att ange hela hotellfakturan i både Boende kr och Övriga utlägg kr. En hotellkostnad på 1 450 kr ska ligga på ett ställe. Om frukost ingår behöver traktamentet dessutom bedömas enligt måltidsreduktionen, inte bara kopieras från föregående reseräkning.

Datum, personer och attest

Fel datum gör att kostnaden hamnar i fel lönekörning eller period. En resa som genomförs den 2026-06-30 ska inte registreras som 2026-07-01 bara för att kvittot laddas upp dagen efter. Kontrollera även att Anställd och Avdelning hör ihop; en rad för Lars Nilsson från IT ska inte manuellt märkas med Försäljning för att få diagrammet att se bättre ut.

Undvik att markera Godkänd innan kvitton och syfte är kontrollerade. Ett konkret kontrollsteg är att jämföra Totalt kr mot kvittosumman: 600 kr bilersättning, 900 kr tåg, 1 200 kr boende och 300 kr traktamente ska ge 3 000 kr. Visar raden 3 300 kr finns ofta ett dubbelfört utlägg.

Otydliga kvitton och privata kostnader

Kvitton utan datum, leverantör eller belopp skapar problem vid bokföring och revision. Markera privata delar separat och ersätt endast den del som hör till tjänsteresan. Skriv inte en klumpsumma på 2 000 kr under Övriga utlägg när fyra kvitton på 350, 420, 515 och 715 kr kan styrkas; uppdelningen gör avstämningen snabbare.

Börja med att anpassa listan över anställda och avdelningar till organisationen. Lägg exempelvis till Projekt eller Kostnadsställe om företagets bokföring kräver uppföljning per uppdrag. Behåll samma stavning på avdelningsnamnen, eftersom Försäljning och försäljning annars kan behandlas som två olika kategorier i sammanställningen.

Skapa en tydlig attestprocess

Bestäm vem som granskar varje rad och när Godkänd ska ändras. En enkel rutin är att medarbetaren registrerar resan senast fem arbetsdagar efter hemkomst, projektledaren kontrollerar syfte och projekt, och ekonomiansvarig godkänner inför lönekörningen. För ett team på 12 personer med två resor per månad innebär det ungefär 24 rader att stämma av, vilket är betydligt lättare än 24 separata dokument.

Ange företagets beslutade ersättningssatser i kolumnen Km-ersättning kr/km. Om en del av personalen använder tjänstebil bör du använda en separat rad eller en tydlig instruktion för rätt sats i stället för att låta alla använda samma standardvärde.

Bygg ut uppföljningen

Du kan komplettera arbetsflödet med ett kostnadsställe, projektnummer eller kundnummer. Ett projekt med 18 resor på sammanlagt 2 700 km och 2,50 kr/km ger 6 750 kr i bilersättning; den siffran blir användbar när projektledaren jämför resebudgeten med utfallet.

För större datamängder är en Excel-tabell bättre än manuella summeringar. Lägg inte in totalsummor mitt i registreringsområdet, eftersom nya rader kan hamna utanför beräkningen. På Sammanställning kan du använda SUMMA.OM för avdelningsvis uppföljning och ANTAL.OM för att räkna godkända rader, exempelvis ANTAL.OM(Q:Q;"Ja").

Vill du koppla filen till lön eller bokföring bör exporten göras efter attest. Matcha då anställd, datum, kostnadstyp och belopp mot lönesystemets löneart. Spara en låst kopia av godkänd period och en redigerbar arbetskopia; det minskar risken att historiska reseräkningar ändras efter utbetalning.