Resursplanering Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Resursplan och gå igenom de förifyllda raderna. Kontrollera att namn, roll och projekt motsvarar ditt team.
2. Byt ut exempelpersonerna mot dina egna resurser eller lägg till nya rader. Använd en rad per person och projektuppdrag.
3. Fyll i startdatum och slutdatum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Kontrollera att slutdatumet inte ligger före startdatumet.
4. Ange planerade timmar för uppdraget, exempelvis 320 timmar för Projekt Alfa. Räkna helst från projektets aktivitetsplan eller tidbudget.
5. Fyll i timpris i kronor och beläggning i procent. Ange om timpriset är intern kostnad, debiterbart pris eller ett annat mått och använd samma definition genomgående.
6. Uppdatera status när arbetet ändras, till exempel från planerad till pågående eller avslutad. Använd sedan fliken Sammanfattning för att diskutera kapacitet och kostnad.
7. Läs fliken Instruktioner innan du bygger ut filen. Spara en kopia före större ändringar av kolumner, formler eller formatering.

En projektledare använder resursplanen när ett uppdrag ska bemannas över flera månader. I mallens exempel arbetar Erik Andersson som projektledare i Projekt Alfa från 2026-01-10 till 2026-03-15 med 320 planerade timmar, medan Anna Lindqvist har 480 timmar i samma projekt fram till 2026-04-30. Det gör överlappningen synlig innan kalendern fylls.

För en ekonomiansvarig på ett konsultbolag blir kolumnen Timpris (kr) ett sätt att översätta arbetsinsats till intern projektkostnad. Om en utvecklare har 480 timmar och ett internt timpris på 850 kr blir planerad kostnad 408 000 kr. Det är ett bättre beslutsunderlag än att bara ange en totalsumma för hela projektet.

Roller och projekt i samma plan

En redovisningskonsult kan använda upplägget för att kontrollera om konsulttimmar ligger i rätt uppdrag, medan en VD för ett litet AB kan följa hur många timmar som binds i Projekt Alfa, Beta, Gamma och Delta. En frilansare som driver flera kunduppdrag kan i stället skriva sitt eget namn på flera rader, en rad per kundprojekt.

Kolumnen Beläggning (%) passar när du vill jämföra planerad projekttid med tillgänglig arbetstid. Om en anställd kan arbeta 160 timmar under en månad och 120 timmar läggs på ett projekt motsvarar det 75 procent. För projektstyrning är det mer praktiskt att se både procent och timmar än att använda enbart en av dem.

Underlag för veckomötet

Inför ett bemanningsmöte kan projektledaren filtrera eller sortera efter Projekt, Roll eller Status och ta upp rader med hög timvolym. En projektledare bör fatta beslut utifrån samma timdefinition varje gång: planerade timmar ska inte blandas med faktiskt rapporterad tid eller fakturerade timmar.

Resursplanering innehåller ofta personuppgifter enligt GDPR, till exempel namn, roll och uppgifter som visar vilket projekt en person arbetar i. Företaget är normalt personuppgiftsansvarigt för sin egen planeringsfil och ska kunna ange ändamål, åtkomst och lagringstid. IMY anger i artikel 30 GDPR krav på registerförteckning för organisationer som omfattas av bestämmelsen; filen bör därför inte delas bredare än arbetsflödet kräver.

Tekniskt är det bättre att lagra en person-projekt-kombination per rad än att skapa en kolumn för varje månad. Nio exempelrader med totalt 3 070 planerade timmar blir då möjliga att summera per projekt utan att bygga om hela tabellen. Projekt Alfa har i exemplet 1 020 timmar, Beta 780 timmar, Gamma 430 timmar och Delta 840 timmar.

Kontrollera datatyper och referenser

Startdatum och slutdatum ska vara riktiga Excel-datum, inte textsträngar. Om du vill kontrollera om en rad ligger inom ett valt datumintervall kan du använda OM med datumvillkor, exempelvis OM(OCH(D4=val_start);

Ett typiskt fel är att samma person skrivs in med olika namnvarianter, exempelvis Anna Lindqvist på en rad och A. Lindqvist på en annan. En sammanställning som räknar textvärden kan då behandla personen som två resurser. Bestäm därför en namngivning innan du fyller på fler rader och använd exakt samma stavning.

Ett annat fel är att timmarna avser olika saker. Om Projekt Alfa innehåller 320 timmar från en aktivitetsplan men Projekt Beta innehåller 260 timmar som redan rapporterad tid blir jämförelsen missvisande. Ta ställning: använd Planerade timmar för framtida bemanning och håll faktiskt utfall i en separat uppföljningsfil eller separat kolumn.

Datum som inte går ihop

En rad med startdatum 2026-04-01 och slutdatum 2026-03-31 kan få 0 dagars eller negativ varaktighet i en senare beräkning, trots att timmarna fortfarande ser korrekta ut. Testa därför datumparen manuellt på varje ny rad. För en insats på 340 timmar mellan 2026-04-01 och 2026-07-31 bör projektledaren också kontrollera att timmarna ryms inom personens faktiska arbetsdagar.

Beläggning som blandas ihop med arbetstid

Beläggning på 100 procent betyder inte automatiskt 160 debiterbara timmar. Möten, intern administration, semester och sjukfrånvaro påverkar tillgänglig tid. Om 120 av 160 tillgängliga timmar är planerade i ett projekt är 75 procent en rimlig beräkning, men om 40 timmar redan är reserverade för ett annat projekt måste båda uppdragen räknas med.

Se också upp med timpris inklusive och exklusive moms. Resurskostnad och kundens faktureringspris är olika mått; lägg inte ihop dem i samma kolumn. En felaktig kostnad på 480 timmar gånger 1 000 kr i stället för 850 kr skapar en differens på 72 000 kr.

När timmarna är uppdelade på flera uppdrag blir nästa steg att lägga dem i en tidplan för projektet så att beläggning och deadlines syns i samma överblick.

Börja med att behålla mallens grundstruktur och lägg till anpassningar först när du vet vilket beslut de ska stödja. För ett konsultteam räcker ofta namn, roll, projekt, datum, timmar, timpris, beläggning, kostnad och status. För ett större team kan du komplettera med kund, avdelning, kompetensområde och ansvarig projektledare.

Praktiska utbyggnader

• Lägg till en kolumn för Faktiskt utfall (timmar) och jämför den med Planerade timmar. En plan på 480 timmar och ett utfall på 525 timmar ger en avvikelse på 45 timmar, eller 9,375 procent.
• Skapa en separat lista med tillåtna statusvärden, exempelvis Planerad, Pågående, Pausad och Avslutad. Använd dataverifiering i stället för fri text så att Sammanfattning inte får fyra stavningar av samma status.
• Utöka med månadskolumner endast om du behöver kapacitetsfördelning per period. För 320 timmar över fyra månader blir en jämn fördelning 80 timmar per månad, men verkliga aktivitetsplaner bör styra fördelningen.
• Lägg in en kolumn för debiterbarhet om vissa timmar är interna. Då kan du skilja projektkostnad från faktureringsunderlag utan att ändra timpriset.

Skydda filen i vardagen

Färgmarkeringen kan användas som enkel instruktion: gula celler är inmatning och turkosa fält är rubriker. Skydda därefter formelceller om du lägger till beräkningar, men lämna inmatningsceller upplåsta. Spara en versionskopia varje gång planeringen fastställs, till exempel inför månadens bemanningsmöte.

För en organisation med personuppgifter bör du lagra filen i företagets godkända system och begränsa åtkomsten till projektledning och ekonomi. Skicka inte en oskyddad kopia med namn och projektinformation till en större distributionslista än nödvändigt.

For the same monthly review, a project budget template keeps the staffing plan aligned with the approved cost limits.