Orderhantering Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Instruktioner och läs igenom arbetsgången innan du börjar registrera egna order.
2. Gå till Orderregister och ersätt exempelraderna med dina egna order. Fyll i ordernummer, datum, kund, ort och produkt.
3. Ange Antal, Pris/st (kr) och eventuell Rabatt %. Kontrollera att antal och pris hör till samma produkt och order.
4. Välj aktuell Status, till exempel Under behandling, Skickad eller Levererad, och ange Leveransdatum när datumet är känt.
5. Uppdatera Dagar till leverans och Betalningsstatus när ordern går vidare i arbetsflödet. Markera Ej betald, Betald eller Delbetalning enligt ditt kundreskontraunderlag.
6. Gå till Dashboard för att följa den samlade orderbilden. Använd Orderregister som källan när du behöver kontrollera en enskild kund, produkt eller orderrad.
7. Spara en ny version av arbetsboken när du gör större ändringar, så att du kan återgå till ett tidigare register om en order råkar skrivas över.

För ett mindre företag är orderregistret ofta länken mellan offert, lager, leverans och fakturering. En säljare kan registrera kund och produkt direkt efter accepterad offert, medan lagerchefen använder Status och Leveransdatum för att se vilka order som kan plockas. När varan har skickats ändras status till Skickad, och efter leverans till Levererad.

Fliken Orderregister (bild 1) är byggd som en bred tabell med 13 kolumner. Först kommer Ordernr, Datum, Kund, Ort och Produkt. Därefter följer Antal, Pris/st (kr), Rabatt % och Belopp (kr), följt av Status, Leveransdatum, Dagar till leverans och Betalningsstatus. Den ordningen följer ett praktiskt flöde: identifiera ordern, beskriva varan, räkna värdet och följa leveransen.

Vem har nytta av registret

En egenföretagare som säljer kontorsutrustning kan exempelvis registrera 25 order under en vecka och sortera på Väntar på lager innan nya leveranslöften lämnas. En ekonomiansvarig på ett litet AB kan använda Betalningsstatus som avstämningslista mot fakturorna, medan en lagerchef följer produkt och antal inför plockning.

Bild 2 visar Dashboard-fliken som en separat översikt från det detaljerade registret. Bild 3 visar Instruktioner, där arbetsgången finns samlad så att en ny medarbetare kan börja registrera order utan att känna till hela filens upplägg.

Ett konkret orderflöde

Anta att en kund beställer 4 kontorsstolar à 1 899 kr. Ordervärdet före rabatt blir 7 596 kr; med 10 % rabatt blir beloppet 6 836,40 kr. Registrera ordern som en egen rad, sätt status till Under behandling och fyll i leveransdatum när lagret har bekräftat tillgängligheten.

För de flesta små verksamheter är detta register bättre än separata listor i e-post och textdokument. En enda rad per order ger en tydligare referens än att blanda kundanteckningar, leveransbesked och betalningsinformation i flera system.

A single row per order also makes it easier to match the shipment later with a delivery note when the goods leave the warehouse.

Orderregistret är ett operativt underlag, inte en ersättning för bokföring eller fakturering. När en order levereras behöver du kontrollera att fakturan innehåller säljarens och köparens namn och adress, fakturanummer, fakturadatum, leveransdatum, belopp och rätt moms per skattesats enligt mervärdesskattelagen.

En svensk standardvara som säljs för 10 000 kr exklusive moms ger 2 500 kr i utgående moms vid normalskattesatsen 25 %. Kundens fakturabelopp blir då 12 500 kr. Orderregistret visar däremot produktens Belopp (kr), så bestäm internt om kolumnen ska avse pris inklusive eller exklusive moms och använd samma princip i hela registret.

Från levererad order till bokföringsunderlag

Det säkraste arbetsflödet är att ändra status till Levererad först när leveransen faktiskt har lämnat verksamheten eller nått kunden enligt era rutiner. Därefter skapar du fakturan i ekonomisystemet och markerar Betald först när betalningen syns på bankkontot. Att sätta Betald samtidigt som ordern skickas blandar ihop två olika händelser.

Vid kvartalsvis momsredovisning behöver du stämma av orderregistret mot fakturajournal och bank, inte bara summera raderna i Excel. Momsdeklarationen ska normalt lämnas senast den 12:e i andra månaden efter periodens slut; kontrollera det datum som gäller för företagets redovisningsperiod hos Skatteverket.

Teknisk koppling till ekonomisystem

Om du exporterar data bör Ordernr följa med som extern referens. Ett register med 80 levererade order à i genomsnitt 2 500 kr exklusive moms motsvarar 200 000 kr i försäljning och 50 000 kr i utgående moms vid 25 %. Den summan ska sedan kunna stämmas av mot fakturorna, inte tas som bokföringspost enbart för att den syns i Dashboard.

För enskild firma eller AB är det praktiskt att låta ekonomisystemet vara huvudkälla för verifikationer och låta Excel vara arbetslistan för orderstatus. Arkivera bokföringsmaterial enligt bokföringslagens krav; orderlistan bör inte användas som enda lagring av fakturor eller betalningsbevis.

Det mest kostsamma felet är ofta inte en felaktig formel utan att samma order registreras två gånger. Det händer när en order först skrivs in från en webborder och sedan igen från ett mejl. Kontrollera därför Ordernr innan du lägger till en rad; ORD-1047 ska bara förekomma en gång i registret.

När produkt och pris inte hör ihop

Ett vanligt praktiskt misstag är att ändra Produkt men glömma Pris/st (kr). Om en laptop för 8 990 kr ersätts av ett headset för 699 kr utan att priset uppdateras blir exempelvis 3 headset felaktigt värderade till 26 970 kr i stället för 2 097 kr. Kontrollera alltid produkt, antal och styckpris tillsammans.

Rabatt skrivs också ofta in fel. En rabatt på 15 % ska inte registreras som 0,15 om cellen är formaterad som procent och inte som decimal. På en order på 20 000 kr innebär 15 % en rabatt på 3 000 kr och ett kvarvarande belopp på 17 000 kr före eventuell moms.

Fel status efter plockning

Order som ligger kvar som Under behandling trots att de är Skickade blir osynliga i den operativa uppföljningen. Om 12 order väntar på leverans men 5 redan har lämnat lagret visar registret fel arbetskö. Ändra status samma dag som följesedel eller fraktbokning är klar.

Blanda inte heller ihop Leveransdatum med det datum kunden beställde. Datumkolumnen beskriver ordern, medan Leveransdatum beskriver när leveransen ska ske eller har skett. Ett exempel är en order registrerad 2026-06-03 med leveransdatum 2026-06-10; de två datumen bör inte ersätta varandra.

Betalning som antas vara klar

Markera inte Betald bara för att en faktura har skickats. En faktura på 37 500 kr inklusive 25 % moms kan vara korrekt utfärdad men ändå Ej betald. Använd Delbetalning när 15 000 kr har kommit in och 22 500 kr återstår, och stäm av mot bank eller reskontra innan slutlig ändring.

Börja med att bestämma vad en rad betyder. För de flesta mindre företag är en rad per kundorder bäst när ordern har en produkt. Om samma order innehåller flera produkter behöver du välja mellan en rad per orderrad eller en rad per order med en samlad beskrivning. Jag rekommenderar en rad per produkt när lagerplock och delleveranser är viktiga.

Anpassa fälten efter verksamheten

• Lägg till ett internt artikelnummer bredvid Produkt om du har flera varianter med liknande namn.
• Lägg till transportör eller sändningsnummer om du skickar fler än cirka 30 paket per vecka.
• Lägg till Säljare eller Kanal om du behöver jämföra webbshop, telefon och fysisk försäljning.
• Lägg till Förfallodatum om Betalningsstatus ska följas upp tillsammans med kundreskontran.

Ändra inte rubrikerna utan att samtidigt kontrollera Dashboard och eventuella sammanställningar. Om du lägger till kolumnen Artikelnummer efter Produkt bör du testa med minst 10 order och kontrollera att gamla uppgifter fortfarande ligger på rätt rad.

Skapa en stabil rutin

Sätt en bestämd tid för uppdatering, till exempel 09.00 och 15.00 varje arbetsdag. Med 8 nya order per dag blir det 40 rader på en femdagarsvecka; en fast rutin minskar risken att order ligger kvar i mejlen utan status eller leveransdatum.

Använd separata arbetskopior per period om många personer skriver i filen samtidigt. En ansvarig kan sammanföra registret varje fredag och jämföra antal Levererade order med fakturerade order. Om 42 order är Levererade men bara 39 fakturerade finns en konkret avvikelse att undersöka.

Spara filen med begränsad åtkomst om den innehåller kundnamn och orter. Kunduppgifter är personuppgifter när de kan kopplas till en identifierbar person, så hantera arbetsboken enligt företagets rutiner för GDPR och radera äldre arbetskopior när de inte längre behövs.