En körjournal i Excel är ett enkelt men viktigt verktyg för alla som kör i tjänsten eller använder en förmånsbil privat. Skatteverket ställer höga krav på dokumentationen, och en välförd körjournal kan vara skillnaden mellan att slippa förmånsbeskattning och att få en obehaglig överraskning vid en granskning. I den här guiden bygger vi en körjournal som registrerar varje resa, skiljer på tjänste- och privatkörning och räknar ut milersättningen automatiskt. Vi går också igenom vad en körjournal måste innehålla för att hålla för Skatteverkets krav.
Poängen med att föra körjournalen i Excel är att du kan summera och kontrollera den löpande i stället för att sitta med en pappersbok. När du registrerar en resa räknas mätarställning, sträcka och ersättning ut direkt, och i slutet av månaden har du ett färdigt underlag att lämna till lönekontoret eller bifoga deklarationen.
Vad en körjournal måste innehålla
Skatteverket vill kunna följa varje resa. Därför ska körjournalen för varje tur innehålla datum, mätarställning vid start och slut, antal körda kilometer, syftet med resan och vilka platser du åkte mellan. För tjänsteresor vill de även se vem du besökte. Ju mer noggrann dokumentationen är, desto starkare står du om journalen någon gång granskas.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Datum | Resans datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. |
| Mätare start och slut | Bilens mätarställning före och efter resan. |
| Sträcka | Antal kilometer, helst uträknat som slut minus start. |
| Ärende | Syfte och plats, till exempel kundbesök hos Andersson AB. |
| Typ | Tjänst eller Privat. |
Genom att ha en egen kolumn för typ av resa kan du senare summera tjänste- och privatkörning var för sig, vilket är precis vad du behöver för både milersättning och förmånsberäkning.
Steg för steg: bygg körjournalen
- Skapa kolumnerna Datum, Mätare start, Mätare slut, Sträcka, Ärende och Typ.
- Skriv mätarställningen före resan i kolumn B och efter resan i kolumn C.
- I kolumn D räknar du ut sträckan med
=C2-B2, alltså slutmätaren minus startmätaren. - I kolumn F skriver du Tjänst eller Privat beroende på resans karaktär.
- Längst ner summerar du tjänstekilometrarna med
=SUMIF(F2:F100, "Tjänst", D2:D100)och privatkilometrarna genom att byta villkoret till Privat.
Med SUMMA.OM får du fram exakt hur många kilometer som var tjänstekörning utan att räkna för hand. Det här blir grunden för uträkningen av milersättningen.
Räkna ut milersättning
Skattefri milersättning för tjänsteresor med egen bil är ett bestämt belopp per mil, alltså per tio kilometer. Eftersom körjournalen räknar i kilometer delar du sträckan med tio för att få antal mil och multiplicerar med ersättningen per mil. Med en ersättning på 25 kronor per mil blir formeln för en enskild resa =D2/10*25. För en tjänsteresa på 60 kilometer ger det 150 kronor.
| Sträcka | Antal mil | Ersättning (25 kr/mil) |
|---|---|---|
| 60 km | 6 mil | 150 kr |
| 120 km | 12 mil | 300 kr |
| 250 km | 25 mil | 625 kr |
För att summera hela månadens ersättning multiplicerar du de totala tjänstemilen med ersättningen per mil. Har du kört 80 mil i tjänsten blir det =80*25, alltså 2 000 kronor i skattefri milersättning. Kontrollera alltid aktuellt belopp per mil hos Skatteverket, eftersom det kan ändras mellan åren.
Skilj på skattefri och skattepliktig del
Betalar arbetsgivaren mer än det skattefria beloppet per mil är överskjutande del skattepliktig. I körjournalen kan du lägga en kolumn för utbetald ersättning och en formel som jämför med den skattefria nivån. Skriv =IF(G2>D2/10*25, G2-D2/10*25, 0) för att visa den skattepliktiga delen, eller noll om ersättningen ligger inom den skattefria gränsen. På så sätt ser både du och lönekontoret direkt vad som ska förmånsbeskattas, vilket sparar tid och minskar risken för fel i deklarationen.
Förmånsbil och privat körning
Har du förmånsbil är gränsen mellan privat och tjänstekörning extra viktig. För att slippa beskattning för privat användning krävs i regel att den privata körningen är högst en viss begränsad omfattning och att den dokumenteras noggrant. Körjournalen blir då ditt bevis. Genom att konsekvent fylla i typ av resa och summera den privata körningen med SUMMA.OM kan du löpande hålla koll på att du håller dig under gränsen. Lägg gärna en cell högst upp som visar summan av privatkörningen hittills i år, så att du ser om du närmar dig en nivå som kan få skattemässiga konsekvenser.
Summera per månad och per ärendetyp
När körjournalen vuxit till många rader vill du kunna bryta ner den. Lägg en kolumn för månad, eller hämta månaden ur datumet med funktionen MÅNAD, på engelska =MONTH(A2). Sedan kan du summera tjänstekilometrarna för en viss månad med SUMMA.OMF genom att kombinera villkoret Tjänst med villkoret för månaden. På samma sätt kan du dela upp körningen per ärendetyp om du lägger till kategorier som Kundbesök, Leverans eller Möte. Det ger dig en överblick över var dina mil faktiskt tar vägen, vilket kan vara nyttigt både för uppföljning och för att motivera ersättningen. En enkel pivottabell på samma data gör det ännu lättare att se mönster över året.
Spara underlag och kvitton
En körjournal blir starkare om den hänger ihop med övriga underlag. Lägg gärna en kolumn där du noterar om det finns ett kvitto för parkering, trängselskatt eller färja kopplat till resan. Då har du allt samlat när det är dags att begära ersättning eller deklarera. Trängselskatt och vägavgifter hanteras ofta separat från milersättningen, så håll isär dem i egna kolumner. Genom att vara konsekvent med dokumentationen redan från början slipper du leta efter kvitton i efterhand, och du har ett komplett underlag som tål en granskning utan att du behöver pussla ihop det i sista stund. Den lilla extra disciplinen vid varje resa sparar mycket tid och oro längre fram.
Vanliga misstag
- Glömmer mätarställningen. Skatteverket vill se start- och slutmätare, inte bara antal kilometer. Fyll i båda för varje resa.
- Blandar ihop kilometer och mil. Milersättningen räknas per mil, alltså per tio kilometer. Dela sträckan med tio innan du multiplicerar med beloppet.
- Vag beskrivning av ärendet. En tom eller otydlig ärendekolumn försvagar journalen vid en granskning. Skriv syfte och plats för varje tjänsteresa.
- För med journalen i efterhand. En journal som fylls i långt efteråt tappar trovärdighet. Registrera resorna löpande, helst samma dag.
Vanliga frågor
Måste jag dokumentera även privatresor?
Om du vill kunna visa att den privata körningen är begränsad behöver du dokumentera den. För en ren tjänstebil utan privat användning räcker det att dokumentera tjänsteresorna, men för förmånsbil är det privata körandet det som avgör beskattningen, så där bör allt med.
Vad är ersättningen per mil?
Skatteverket fastställer ett schablonbelopp per mil för egen bil i tjänsten. Beloppet kan ändras mellan åren, så kontrollera den aktuella nivån på Skatteverkets webbplats och uppdatera siffran i din Excel-kalkyl när den ändras.
Kan jag använda mobilens mätarställning?
Det säkraste är att använda bilens egen mätare, eftersom det är den Skatteverket utgår från. Appar kan vara ett bra komplement för att komma ihåg resor, men för själva journalen bör mätarställningarna komma från bilen.
Vill du komma igång snabbt finns vår färdiga körjournalmall och en tidrapport som passar bra ihop för dig som kör mycket i tjänsten.
