En tidrapport i Excel håller ordning på arbetade timmar, övertid och underlag för lön eller fakturering. Oavsett om du är egenföretagare som fakturerar per timme eller arbetsgivare som vill följa upp personalens tid, är en välbyggd tidrapport ovärderlig. I den här guiden bygger vi en tidrapport som räknar ut arbetad tid automatiskt utifrån start- och sluttid, drar bort rasten och summerar veckans timmar. Vi tittar också på hur du hanterar tid över midnatt och hur du räknar om timmar till ett lönebelopp.
Den stora utmaningen med tid i Excel är att klockslag lagras som en andel av ett dygn. Klockan 12.00 är alltså 0,5 och klockan 18.00 är 0,75. Det betyder att du måste vara noggrann med formaten, annars visar Excel konstiga decimaltal i stället för timmar. När du väl förstår logiken är resten enkelt, och du får en rapport som räknar rätt varje gång.
Lägg upp tidrapporten
Skapa kolumner för Datum, Starttid, Sluttid, Rast och Arbetad tid. Formatera kolumnerna med tider till klockformat och kolumnen med arbetad tid till formatet timmar och minuter. Ett enkelt upplägg ser ut så här:
| Datum | Start | Slut | Rast | Arbetad tid |
|---|---|---|---|---|
| 2026-03-02 | 08:00 | 17:00 | 01:00 | 08:00 |
| 2026-03-03 | 08:30 | 16:30 | 00:30 | 07:30 |
| 2026-03-04 | 09:00 | 18:00 | 01:00 | 08:00 |
Datumen skrivs i det svenska formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, alltså 2026-03-02. Det är det format som rekommenderas i svenska sammanhang och som sorterar korrekt i Excel utan extra inställningar.
Steg för steg: räkna ut arbetad tid
- Skriv starttid i kolumn B och sluttid i kolumn C, till exempel 08:00 och 17:00.
- Ange rasten i kolumn D, exempelvis 01:00 för en timmes lunch.
- I kolumn E räknar du ut arbetad tid med formeln
=C2-B2-D2. Det blir sluttid minus starttid minus rast. - Formatera kolumn E som tid med formatet tt:mm så att resultatet visas som timmar och minuter, inte som ett decimaltal.
- Summera veckans timmar längst ner med
=SUM(E2:E8). Om summan överstiger tjugofyra timmar måste formatet vara klamrat, alltså [tt]:mm, annars börjar Excel om på noll efter ett dygn.
Det klamrade formatet är en detalj som många missar. Utan klammern visar en summa på trettiofem timmar bara elva timmar, eftersom Excel räknar bort hela dygn. Med [tt]:mm visas hela summan korrekt.
Hantera arbete över midnatt
Om ett pass börjar på kvällen och slutar efter midnatt blir sluttiden lägre än starttiden, och då ger den vanliga formeln ett negativt resultat. Lösningen är att lägga till ett dygn när sluttiden är mindre än starttiden. Använd formeln =IF(C2<B2, C2+1-B2-D2, C2-B2-D2). Den kontrollerar om sluttiden är mindre än starttiden och lägger i så fall till ett helt dygn innan beräkningen. Då räknas ett pass mellan 22.00 och 06.00 korrekt som åtta timmar minus rast.
Räkna om timmar till lön
För att räkna ut lönen multiplicerar du den arbetade tiden med timlönen, men eftersom tiden lagras som andel av ett dygn måste du först multiplicera med tjugofyra. Med en timlön på 220 kronor blir formeln =E2*24*220. För en dag på åtta timmar ger det 1 760 kronor.
| Arbetad tid | Timlön | Lön |
|---|---|---|
| 08:00 | 220 kr | 1 760 kr |
| 07:30 | 220 kr | 1 650 kr |
| 40:00 | 220 kr | 8 800 kr |
Fakturerar du som egenföretagare lägger du på moms 25 procent på beloppet. En arbetsvecka på fyrtio timmar à 220 kronor blir 8 800 kronor exklusive moms, alltså 11 000 kronor inklusive moms. Tänk på att en anställd har timlön exklusive arbetsgivaravgifter, medan en uppdragstagare fakturerar med moms.
Övertid och flextid
Vill du följa flexsaldot lägger du till en kolumn för Schemalagd tid och en för Differens. I differenskolumnen skriver du =E2-F2, där F är den schemalagda tiden, exempelvis 08:00. Ett positivt värde betyder övertid eller plustid, ett negativt betyder att du jobbat mindre än schemat. Summerar du differensen för hela månaden får du fram flexsaldot, alltså hur många timmar du ligger plus eller minus. Det är ett enkelt sätt att hålla koll på balansen utan ett separat system.
Skilj på olika projekt eller kunder
Är du konsult och fakturerar flera kunder är det praktiskt att lägga till en kolumn för Kund eller Projekt. Då kan du i slutet av månaden använda funktionen SUMMA.OM, på engelska =SUMIF, för att summera bara de timmar som hör till en viss kund. En formel som =SUMIF(F2:F40, "Kund A", E2:E40) ger dig totalen för Kund A, redo att fakturera. Det här gör att en enda tidrapport kan ligga till grund för flera fakturor, och du slipper föra separata listor för varje uppdrag. Kombinerar du det med en pivottabell får du dessutom en snygg sammanställning per kund och månad med några klick.
Lås och skydda rapporten
När en tidrapport delas mellan flera personer är det lätt att någon råkar skriva över en formel. Markera därför formelcellerna, lås dem under cellformat och aktivera bladskydd så att bara inmatningscellerna går att ändra. Då kan medarbetarna fylla i start- och sluttider utan att riskera att räkneformlerna försvinner. Du kan också lägga in dataverifiering på tidskolumnerna så att bara giltiga klockslag accepteras, vilket minskar antalet felregistreringar. En skyddad och tydligt uppställd tidrapport sparar mycket tid i efterhand, eftersom du slipper leta efter trasiga formler innan du betalar ut lön eller skickar faktura.
Vanliga misstag
- Fel format på summan. Använd alltid [tt]:mm med klammer på totalsumman, annars nollställs den efter tjugofyra timmar.
- Glömmer rasten. Dra alltid bort rasten i formeln, annars blir den arbetade tiden för hög och lönen fel.
- Negativ tid över midnatt. Använd IF-formeln som lägger till ett dygn, annars visar nattpass ett felaktigt negativt resultat.
- Multiplicerar inte med 24 vid lön. Eftersom tid är en andel av ett dygn måste du multiplicera med tjugofyra för att få rätt timantal i kronor.
Vanliga frågor
Varför visar min summa ett konstigt decimaltal?
Då är cellen formaterad som tal i stället för tid. Markera cellen, öppna talformat och välj Anpassat med formatet tt:mm, eller [tt]:mm om det är en summa över ett dygn. Värdet i sig är rätt, det är bara visningen som behöver justeras.
Hur räknar jag ut total tid för en hel månad?
Lägg alla dagar under varandra och summera kolumnen för arbetad tid med =SUM. Se till att summacellen har formatet [tt]:mm. Vill du sedan ha lönen multiplicerar du månadssumman med tjugofyra och timlönen på samma sätt som för en enskild dag.
Kan jag låta tidrapporten räkna helgdagar annorlunda?
Ja, men det kräver att du lägger in en lista över helgdagar och använder en IF-formel som höjer timlönen de dagarna. För de flesta räcker det att markera helgrader manuellt, men i en mer avancerad mall går det att automatisera med en uppslagstabell.
När du har byggt din första tidrapport kommer du att märka att den går att återanvända månad efter månad. Kopiera bara fliken, byt namn till den nya månaden och rensa inmatningscellerna, så är formlerna kvar och redo. Med tiden kan du bygga vidare med flikar för varje månad och ett sammanfattande blad som hämtar totalerna, så att du får både detaljerna och helheten i samma fil.
Vill du komma igång snabbt finns vår färdiga tidrapportmall och ett personalschema där tidsformlerna redan är inställda.
