Gör en budget i Excel

En budget i Excel ger dig kontroll över ekonomin oavsett om det gäller hushållet, en förening eller ett litet företag. Med en enkel uppställning ser du svart på vitt hur mycket pengar som kommer in, vad de går till och hur mycket du har kvar i slutet av månaden. I den här guiden bygger vi en privat månadsbudget från grunden, med inkomster, fasta och rörliga utgifter och en tydlig summa kvar att leva på eller spara.

Poängen med en budget är inte att räkna exakt på öret, utan att få en överblick som hjälper dig fatta bättre beslut. När du ser att en viss utgiftskategori sticker ut kan du justera i tid i stället för att upptäcka det först när kontot är tomt. Excel är perfekt för detta eftersom alla summor räknas om automatiskt så fort du ändrar en siffra.

Lägg upp grundstrukturen

Börja med tre tydliga block under varandra: Inkomster, Utgifter och Sammanställning. I kolumn A skriver du benämningen och i kolumn B beloppet i kronor. Använd en rubrikrad högst upp så att det blir lätt att läsa. Ett enkelt upplägg kan se ut så här:

Summan av inkomsterna räknar du inte för hand. I cellen för Summa inkomster skriver du =SUM(B2:B3), så att Excel adderar raderna ovanför. Lägger du till en inkomstrad senare utökar du bara intervallet i formeln.

Steg för steg: bygg budgeten

1. Skriv rubriken Inkomster i cell A1 och lista dina inkomster på raderna under, till exempel lön efter skatt och eventuella bidrag.
2. Summera inkomsterna med =SUM(B2:B3) på raden Summa inkomster.
3. Lämna en tom rad och skriv rubriken Utgifter. Dela gärna upp i fasta utgifter som hyra och försäkringar, och rörliga som mat och nöje.
4. Summera utgifterna på samma sätt med en SUM-formel som täcker alla utgiftsrader, till exempel =SUM(B8:B15).
5. Längst ner skriver du Kvar att spara och formeln =B5-B16, alltså summa inkomster minus summa utgifter.

När du har strukturen klar kan du fylla i dina riktiga siffror. Resultatet på sista raden visar direkt om du går plus eller minus den månaden.

Exempel på en månadsbudget

I exemplet ovan blir det 9 050 kronor kvar att spara, eftersom 29 250 minus 20 200 är 9 050. Ändrar du hyran eller maten räknas summan om direkt, och du ser hur varje beslut påverkar slutresultatet.

Lägg till budget mot utfall

En budget blir verkligt användbar först när du jämför den med vad du faktiskt spenderade. Lägg till två kolumner bredvid: en för Budget och en för Utfall. I en tredje kolumn räknar du skillnaden med =C2-D2, där C är budget och D är utfall. Ett positivt tal betyder att du höll dig under budget, ett negativt att du överskred den. För att slippa felmeddelanden om en cell är tom kan du linda in formeln i =IFERROR(C2-D2, 0). Då visas en nolla i stället för ett fel medan du fortfarande fyller i siffrorna.

När du jämför budget mot utfall varje månad ser du snabbt vilka kategorier som ständigt spricker. Kanske är det maten eller de oplanerade inköpen. Då vet du var du har mest att hämta om du vill spara mer.

Procentuell fördelning

Vill du se hur stor andel av inkomsten varje utgift tar i anspråk lägger du till en kolumn med =B9/$B$5, alltså utgiften delad med summa inkomster. Lås nämnaren med dollartecken så att den inte flyttar sig när du drar ner formeln. Formatera kolumnen som procent. Då ser du till exempel att hyran tar ungefär trettiotvå procent av inkomsten, vilket är en bra tumregel att hålla under en tredjedel.

Spara olika versioner med villkorsstyrd formatering

För att budgeten ska bli lätt att läsa kan du låta Excel färglägga resultatet automatiskt. Markera cellen Kvar att spara, gå till Villkorsstyrd formatering och skapa en regel som gör cellen grön när värdet är större än noll och röd när det är mindre än noll. Då ser du med en blick om månaden går ihop eller inte, utan att behöva tolka siffran. Det här är ett litet knep som gör stor skillnad när du snabbt skummar igenom flera månader bredvid varandra i en årsbudget. Du kan också lägga en datastapel i utgiftskolumnen så att de största posterna får längst stapel, vilket gör det enkelt att se vad som tar mest av din inkomst.

Bygg in en buffert för oförutsedda utgifter

En vanlig orsak till att budgetar spricker är att de inte lämnar utrymme för det oväntade. Lägg därför in en egen rad som heter Buffert eller Oförutsett, gärna motsvarande fem till tio procent av inkomsten. På så sätt har du redan reserverat pengar för den punkterade cykeln, tandläkaren eller den trasiga tvättmaskinen. Räknar du in bufferten som en utgift i SUM-formeln blir summan kvar att spara mer realistisk, och du slipper känslan av att budgeten aldrig håller. När månaden är slut och du inte använt bufferten kan du flytta över den till sparandet, vilket gör att en bra månad faktiskt syns på kontot.

Vanliga misstag

• Skriver in summor manuellt. Använd alltid =SUM i stället för att addera för hand. Annars stämmer inte totalen när du ändrar en rad.
• Blandar in moms i en privat budget. Privatpersoner budgeterar med belopp inklusive moms eftersom det är det du faktiskt betalar. Moms är bara relevant om budgeten gäller ett företag.
• Glömmer oregelbundna utgifter. Försäkringar, semester och julklappar kommer inte varje månad men måste med. Fördela årskostnaden på tolv månader så blir budgeten realistisk.
• Låser inte nämnaren i procentformeln. Utan dollartecken på $B$5 blir andelarna fel när du kopierar formeln nedåt.

Vanliga frågor

Hur ofta bör jag uppdatera budgeten?

Gå igenom budgeten en gång i månaden, gärna i samband med att lönen kommer. Då fyller du i föregående månads utfall och justerar kommande månad utifrån vad du lärt dig. En budget som aldrig uppdateras tappar snabbt sitt värde.

Kan jag göra en årsbudget i samma fil?

Ja. Lägg en kolumn per månad bredvid varandra och summera raden längst till höger med =SUM(B2:M2) för att få årssumman per kategori. Då ser du både den enskilda månaden och hela året i samma vy.

Vad är skillnaden mellan en budget och en kassabok?

Budgeten är en plan för hur du tänker att pengarna ska fördelas framåt, medan en kassabok registrerar varje transaktion som faktiskt har skett. Tillsammans ger de full kontroll: budgeten visar målet och kassaboken visar verkligheten.

Vill du ha en färdig uppställning att utgå från finns vår mall för månadsbudget och en hushållsbudget med formlerna redan inlagda.