Inventering Excel - Gratis Mall

1. Fyll i artikelnummer, artikelnamn, kategori, enhet och lagerplats på fliken Inventering. Det gör att varje rad går att spåra i efterhand.
2. Lägg in inköpspris per styck, försäljningspris per styck och antal enligt system. Då får du ett jämförbart utgångsläge för lagerkontrollen.
3. Räkna det fysiska antalet i lagret och skriv in siffran i rätt kolumn. Skillnaden mot systemantalet syns då i avvikelsekolumnerna.
4. Uppdatera senast inventerad och nästa inventering när du gör kontrollen. Det gör det enklare att hålla en rutin på 30, 60 eller 90 dagar.
5. Gå till Sammanfattning och kontrollera totalsiffror, värde och differenser. Där ser du snabbt om en avvikelse på till exempel 12 rader är stor nog att utreda direkt.
6. Använd Kommentar för att notera svinn, felplock, trasiga varor eller korrigeringar i systemet. Det sparar tid när du följer upp senare.
7. Läs Instruktioner först om du vill standardisera arbetet för flera personer i samma lager.

Fliken Inventering är uppbyggd som ett register med 19 kolumner. Bild 1 visar rubrikerna Artikelnummer, Artikelnamn, Kategori, Enhet, Lagerplats, Ansvarig, Inköpspris/st och Försäljningspris/st, följt av antal- och värdefält. Det är precis den struktur en lagerchef eller ekonomiansvarig behöver när 80, 150 eller 400 artiklar ska räknas på samma pass.

I praktiken använder du filen för löpande lagerkontroll, inte bara vid bokslut. Om systemet visar 320 st och du räknar 307 st på hyllan, blir avvikelsen 13 st direkt synlig i raden utan att du behöver räkna manuellt i flera kalkylblad.

För vem mallen passar

Den här typen av inventering används ofta i butiker, verkstäder, e-handel och mindre grossistlager där en person ansvarar för artiklarna men flera hjälper till att räkna. För en redovisningskonsult är det också ett praktiskt underlag när lagerposten ska stämmas av mot balansräkningen.

Varför strukturen fungerar i vardagen

Du får både identifiering och värdering i samma rad. Det gör att du slipper separata listor för antal, pris och avvikelse, vilket annars brukar ge dubbla versioner och missade korrigeringar.

Om du har 250 artikelrader och bara 4 av dem avviker med i snitt 180 kr styck, ser du snabbt ett avvikelsebelopp på 720 kr som ska följas upp. Det är mycket bättre än att upptäcka felet först när bokslutet redan är klart.

Vid bokslut ska lager normalt värderas enligt lägsta värdets princip och redovisas i årsredovisningen enligt K2/K3. För många små AB betyder det att du behöver kunna visa både antal, anskaffningsvärde och eventuella avvikelser i en form som går att spåra tillbaka till verifikationer.

Inventeringsunderlag hör hemma i bokföringen och ska sparas i 7 år enligt bokföringslagen. Om du gör inventeringen den 2026-12-31 och rättar lagret i januari, ska underlaget fortfarande vara lätt att hitta när revision eller kontroll kommer senare.

Vad som bör stämma innan du bokför justeringen

Skillnaden mellan systemantal och fysiskt antal ska gå att förklara rad för rad. Om du har en differens på 9 st á 240 kr blir justeringen 2 160 kr, och den siffran ska kunna kopplas till lagerlista, lagerplats och ansvarig person.

När du ska vara extra noggrann

För varor med snabb omsättning, till exempel förbrukningsmaterial eller smådelar, blir en liten felräkning dyr snabbt. En avvikelse på 2% i ett lager som är värt 500 000 kr motsvarar 10 000 kr, och det är tillräckligt mycket för att du ska vilja följa upp rutinen innan nästa inventering.

För svenska företag är det oftast bättre att använda samma mall varje gång än att bygga om den för varje kontroll. En konsekvent struktur minskar risken att värden hamnar i fel rad och gör det lättare att jämföra inventeringar mellan två räkenskapsår.

Det vanligaste felet är att man räknar fysiskt antal men glömmer att uppdatera systemantalet efter korrigering. Då ser en artikel radvis korrekt ut i Excel, men lagersaldot i affärssystemet ligger fortfarande 15 eller 40 enheter fel.

Fel pris ger fel lagervärde

Om du blandar inköpspris och försäljningspris i samma värderingskolumn blir totalsumman missvisande. En vara som köpts in för 68 kr och säljs för 119 kr ska inte värderas på försäljningspris om syftet är bokslut, annars blåser du upp lagret med 75% på just den artikeln.

För många rader utan struktur

Ett annat klassiskt fel är att flera personer räknar samma pall utan att markera ansvarig eller lagerplats. Då får du dubbla registreringar, särskilt när 2 personer räknar 60 artiklar var och ingen vet om rad 47 redan är kontrollerad.

En tredje fallgrop är att inte ange nästa inventering. Om du gör kontroll var 90:e dag men saknar datumkolumn blir rutinen lätt slumpmässig, och nästa gång är det ingen som vet om varan senast räknades för 3 veckor sedan eller 8 månader sedan.

Bild 2 visar fliken Sammanfattning, där du ser totaler och översikt i stället för enskilda artikelrader. Det är där du upptäcker om differenserna är små nog att justera direkt eller stora nog att kräva en ny kontrollrunda.

För att omsätta sammanfattningen i nya inköp är det naturligt att gå vidare till en lista för beställningar, där avvikelserna kan följas upp direkt mot vad som behöver fyllas på.

Du kan anpassa mallen för allt från reservdelar och kontorsmaterial till butikslager med flera hundra artikelrader. Börja med att standardisera vilka kolumner som alltid ska fyllas i, annars blir samma rad använd olika av olika personer.

Praktiska anpassningar

• Lägg till en egen kolumn för batchnummer om du hanterar lotter eller spärrade varor.
• Sortera efter lagerplats om du räknar zonvis, till exempel A1, A2 och B1.
• Byt ut statusvärden mot din interna kod, till exempel OK, AVVIK eller KONTROLL.
• Frys översta raden om du arbetar med 100+ artiklar och vill slippa scrolla bort från rubrikerna.

Om du vill koppla mallen till bokföringen är det smart att matcha artikelnamn mot BAS-kontoplanens lagerkonto och använda samma benämning i hela kedjan. Då blir det enklare att stämma av lagerposten mot resultaträkning och balansräkning.

Bild 3 visar fliken Instruktioner, som passar bra för intern utbildning när 2 eller 3 kollegor ska använda samma arbetssätt. Det minskar risken att någon räknar på fel plats eller skriver in antal i fel kolumn.

För att få samma kontroll i ekonomin är nästa steg ofta en mall för lagersaldo, så att artikeln kan stämmas av mot lagerkontot med samma benämning hela vägen.