Plocklista Excel - Gratis Mall

1. Steg 1: Öppna fliken Artikelregister och ersätt exempelartiklarna med dina egna artikelnummer, benämningar, lagerplatser, kategorier, priser exklusive moms och momssatser.
2. Steg 2: Kontrollera att varje artikelnummer är unikt. Mallen använder artikelnumret som nyckel när övriga uppgifter hämtas till plocklistan.
3. Steg 3: Gå till Plocklista och fyll i Plock-ID, ordernummer, orderdatum, kund, stad, artikelnummer och beställt antal.
4. Steg 4: Kontrollera de automatiskt hämtade kolumnerna Artikelbenämning, Lagerplats, Enhetspris exkl. moms och Moms (%).
5. Steg 5: När plocket genomförs fyller du i Plockat antal, väljer Plockare och anger Plockdatum. Skriv en förklaring i Kommentar när en rad avviker.
6. Steg 6: Följ Plockstatus och Avvikelse på varje rad. Öppna sedan Översikt för att kontrollera plockgrad, ordervärde, statusfördelning och värden per stad.

En plocklista fungerar som arbetsunderlag mellan orderregistrering och packning. På ett mindre e-handelslager kan lagerchefen lägga in en orderrad med artikelnummer KONT-001 och beställt antal 2. När artikelregistret anger lagerplats A-01-03 ser plockaren direkt var varan finns, utan att växla mellan ordersystem och separat lagersaldo.

Från order till plockning

En order kan innehålla flera rader och varje rad kan få egen plockstatus. Om kunden beställer fem tangentbord och plockaren hittar tre visar mallen Delvis plockad och Avvikelse blir Saknas: 2. Det är mer användbart än en enda status på ordernivå, eftersom packaren ser exakt vilken artikel som saknas.

Redovisningskonsulten använder normalt inte plocklistan som bokföringsunderlag, men ekonomiansvarig kan använda radbelopp exklusive moms för att stämma av ordervärden mot affärssystemet. Med tre rader på 3 495 kr, 2 890 kr och 649 kr blir ordervärdet 7 034 kr exklusive 25 % moms.

Roller och branscher

En lagerchef kan följa vilka rader som är klara före dagens utleverans. En orderadministratör registrerar kund, stad och orderdatum, medan plockaren fyller i faktiskt antal, namn och datum. Upplägget passar grossister inom kontorsmaterial, reservdelslager, teknikdistribution och företag som skickar varor från ett mindre centrallager.

Bild 1 visar fliken Plocklista med kolumnerna Plock-ID, Ordernummer, Artikelnummer, Lagerplats, antal, Plockstatus och Avvikelse. Bild 2 visar Artikelregister med sex kolumner och exempel som Kontorsstol Ergonomi Pro, Bildskärm 27 tum QHD och Tangentbord Nordisk USB. Bild 3 visar Översiktens nyckeltal och diagram.

Tekniskt bygger mallen på att Artikelnummer i Plocklista matchas mot kolumn A i Artikelregister. Formler i kolumnerna G, H, K och L hämtar benämning, lagerplats, pris och moms. I svensk Excel motsvarar uppslaget funktionen LETARAD med semikolon som argumentavskiljare, även om arbetsboken kan innehålla den engelska formelrepresentationen VLOOKUP.

Så räknas radvärdet

Radbelopp exklusive moms räknas som beställt antal multiplicerat med enhetspris. En rad med 5 tangentbord à 649,00 kr ger 3 245,00 kr exklusive moms. Vid normalskattesatsen 25 % blir momsen 811,25 kr och beloppet inklusive moms 4 056,25 kr, men mallen visar själva radbeloppet exklusive moms.

Artikelregister har en lista för 25 %, 12 % och 6 % moms. Det stödjer vanliga svenska momssatser för varor och tjänster, men mallen deklarerar inte moms och ersätter inte en momsrapport till Skatteverket. Kontrollera därför att varje artikel har rätt momssats innan ordervärden används i ekonomisk uppföljning.

Datakontroller och referenser

Plocklistan har datavalidering för beställt och plockat antal från 0 till 100 000. Orderdatum och plockdatum måste ligga mellan 2020-01-01 och 2100-12-31, och plockare väljs ur en lista med nio namn. Det minskar risken för text i antalsfält eller felaktiga datum som förstör sammanställningen.

Mallen har 100 förberedda plockrader, medan Översiktens formler läser Plocklista ned till rad 1000. Det betyder att beräkningarna är förberedda för fler rader än den formaterade tabellen, men du bör utöka tabellen och kopiera format om du passerar rad 101. För ett lager med 80 aktiva orderrader är filen därför direkt hanterbar; vid 1 500 rader bör den kopplas till ett lagersystem.

Det dyraste felet är ofta inte felräkning utan fel artikelnummer. Om KONT-001 skrivs som KONT-01 hittar uppslaget ingen artikel och benämning, lagerplats, pris och moms lämnas tomma. Plockaren saknar då både fysisk placering och prisinformation, trots att beställt antal kan vara korrekt.

Felaktigt antal på delplock

Anta att en order kräver 12 enheter och plockaren hittar 10. Om plockat antal lämnas tomt blir status Ej påbörjad, medan värdet 10 ger Delvis plockad och Saknas: 2. Skriv alltså faktiskt plockat antal, inte endast det antal som saknas, och använd Kommentar för exempelvis Inväntar inleverans.

Ett annat praktiskt fel är att skriva 25 i momskolumnen i stället för 25 %. Artikelregister använder procentformat, där värdet 0,25 visas som 25 %. Om du klistrar in texten 25 kan beräkningar och visning bli missvisande. Använd listan i kolumn F i stället för att skriva momssatsen manuellt.

Dubbelregistrerade artiklar

LETARAD hämtar den första matchningen. Om artikelnummer KONT-001 förekommer två gånger kan en gammal lagerplats A-01-03 användas även om den nya raden säger A-04-02. Rensa dubbletter innan plockningen börjar; åtta identiska artikelnummer i ett register på 100 rader kan annars ge fel lagerplats i samtliga orderrader.

Kontrollera också datumfält. Ett plockdatum utan registrerad plockare gör det svårt att följa upp vem som hanterade avvikelsen. På samma sätt bör en rad med Plockat antal 0 ha en kommentar om orsaken, särskilt när Översikt visar den bland Ej påbörjad och antalet avvikelser ökar.

Börja med artikelregistret och välj en konsekvent kodstandard. En kod som LAGER-001 är enklare att söka och kontrollera än fritext som Bildskärm svart. Om du har 250 artiklar kan du lägga in dem i de förberedda raderna 2–101 och därefter bygga ut tabellen med samma kolumner och formler.

Anpassa arbetsflödet

• Sortera Plocklista efter Lagerplats när plockrundan går genom fasta gångar. Det minskar onödiga förflyttningar jämfört med sortering efter kund.
• Använd Plockare-listan för personalens faktiska namn. Den befintliga listan innehåller nio namn och kan ersättas med ditt teams namn genom att ändra datavalideringen.
• Skriv ordernummer från ditt affärssystem i stället för att skapa nya identiteter. Plock-ID kan då användas som internt arbetsnummer.
• Lägg orsaken till varje differens i Kommentar, exempelvis Restnoterad, Skadad förpackning eller Felplacerad artikel.

Bygg ut uppföljningen

Översikten visar redan status, ordervärde per stad och beställt jämfört med plockat antal. Om du behöver analysera plockare eller kategori kan du lägga till motsvarande SUMMA.OM- eller ANTAL.OM-beräkningar med Plockare eller Artikelregisters kategori som villkor.

För ett lager som skickar 40 order per dag kan du kopiera arbetsfilen per vecka och spara en sammanställd fil månadsvis. Behåll artikelnummer och statusvärden oförändrade så att uppföljningen blir jämförbar. Exportera inte personnamn till externa mottagare utan att bedöma hanteringen enligt GDPR när plockaruppgifter sparas över tid.