RACI-matris Excel - Gratis Mall

1. Steg 1 — Öppna fliken RACI-matris och fyll i projektnamn, projektledare, organisation samt start- och slutdatum.
2. Steg 2 — Kontrollera rollkolumnerna D–I och byt rubrikerna till de personer eller funktioner som deltar i projektet.
3. Steg 3 — Lägg in en aktivitet per rad i kolumn A och ange projektfas i kolumn B.
4. Steg 4 — Ange ansvarig funktion i kolumn C och välj R, A, C eller I i respektive rollkolumn. Cellerna D10:I109 har en rullista med dessa fyra alternativ.
5. Steg 5 — Läs kolumnerna Antal R, Antal A, Antal C och Antal I. Status ska vara OK när aktiviteten har minst en R och exakt en A.
6. Steg 6 — Underhåll kontaktuppgifter i fliken Roller och använd fliken Instruktioner som förklaring av RACI-begreppen.
7. Steg 7 — Kontrollera fliken Översikt efter större ändringar och använd diagrammen för att upptäcka ojämn ansvarsfördelning.

En RACI-matris fungerar bäst när den kopplas till projektets faktiska leveranser, inte bara till övergripande rubriker som planering och genomförande. I ett CRM-projekt kan aktiviteterna exempelvis vara förankra projektmål, kartlägga arbetssätt, konfigurera behörigheter, migrera kunddata och godkänna produktionssättning.

Projektledaren driver arbetet

Projektledaren fyller normalt i aktiviteter och faser tillsammans med berörda funktioner. I arbetsboken syns sex rollkolumner, från projektledare och IT-chef till ekonomiansvarig, säljchef, HR-ansvarig och extern leverantör. Bild 1 visar fliken RACI-matris med projektfält i övre delen och ansvarsmatrisen från rad 9.

En redovisningskonsult kan använda samma upplägg vid införande av ett ekonomisystem, där ekonomiansvarig får A för kontoplan och avstämningar, medan IT-chefen får R för integrationer. En HR-ansvarig kan få C vid förändringar som påverkar arbetssätt och utbildning.

Skillnaden mellan R och A

RACI betyder Responsible, Accountable, Consulted och Informed. R utför uppgiften, medan A äger beslutet och resultatet. En aktivitet ska ha minst en R och exakt en A; om en rad har två A visas Kontrollera A i statuskolumnen.

Med 20 aktiviteter och 6 roller finns 120 möjliga rollmarkeringar. Det är därför effektivare att först bryta ned projektet till konkreta beslut och leveranser och därefter fördela ansvar, i stället för att fylla alla celler för säkerhets skull.

Fliken RACI-matris är byggd för att kontrollera ansvarsfördelningen direkt i varje aktivitetsrad. Kolumnerna J–M räknar förekomsten av R, A, C och I med ANTAL.OM-logik, medan kolumn N kombinerar resultaten till en status.

Så beräknas status

Om kolumn K visar exakt ett A och kolumn J visar minst ett R blir resultatet OK. Om A saknas men R finns visas Saknar R, och om antalet A inte är exakt ett visas Kontrollera A. En tom aktivitetscell lämnas tom i de automatiska kolumnerna, vilket skiljer användarinmatning från beräknade utdata.

Rullistan i området D10:I109 begränsar inmatningen till R, A, C eller I. Det är ett bättre tekniskt val än fri text: en felskrivning som Ansvarig eller r kan annars göra att räknarna missar markeringen. På svenska Excel kan motsvarande kontroll byggas med OM och ANTAL.OM, där semikolon används som argumentavskiljare.

Översiktens nyckeltal

Bild 2 visar fliken Översikt. Där räknas antalet ifyllda aktiviteter, antalet roller, aktiviteter med korrekt ansvar, kvalitetsgrad och genomsnittligt antal R. Kvalitetsgraden är antal OK-rader delat med antal aktiviteter; 18 OK av 20 aktiviteter ger alltså 90%.

Rollerna sammanställs från matrisens sex kolumner. Översikten använder uppslag mot Roll-ID i Roller-registret och visar totalt ansvar samt andel av alla ansvar. Två diagram kompletterar tabellerna utan att kräva manuell uppdatering.

Det mest allvarliga felet är att fördela ansvar på personer utan att först definiera vad aktiviteten faktiskt innebär. En rad som heter systemarbete kan omfatta kravställning, test, utbildning och driftstart. Då blir en enda R-markering för grov för att styra projektet.

För många ansvariga

Två A på samma rad är vanligt när projektledare och linjechef båda förväntas godkänna resultatet. Mallen flaggar detta som Kontrollera A, eftersom ett slutligt ägarskap behöver vara entydigt. Om tre av 15 aktiviteter har två A blir det 20% av projektets rader som kräver ett beslut om mandat.

Ett annat fel är att sätta R på alla sex roller för att ingen ska känna sig bortglömd. R betyder praktiskt utförande, inte att personen behöver känna till aktiviteten. Använd C för konkret rådgivning och I för mottagare av information efter beslut eller leverans.

Felaktiga rollrubriker

Rollregistret kan innehålla uppdaterade kontaktuppgifter medan matrisens rubriker fortfarande visar en tidigare person. Bild 3, fliken Roller, visar kolumnerna Roll-ID, Namn, Roll, Funktion, Ort och E-post. Kontrollera därför rubrikerna i matrisen efter personalbyte eller byte av leverantör.

Undvik också att radera formelceller i J–N när en aktivitet tas bort. Rensa aktivitetens inmatningsfält i stället. Om 100 förberedda rader används och en rad ligger mellan två ifyllda aktiviteter kan filter och översikt ge en missvisande bild av arbetsordningen, även om beräkningarna fortfarande ignorerar tomma aktivitetsceller.

Börja med att anpassa aktiviteterna till den beslutstruktur som faktiskt används. Ett litet AB kan behöva rollerna VD, projektledare, ekonomi, IT och extern leverantör, medan en kommunal förvaltning kan behöva verksamhetschef, upphandling, dataskyddsombud och systemförvaltare.

Bygg ett användbart rollregister

Använd unika Roll-ID:n, till exempel ROL-001 till ROL-006, och skriv funktioner konsekvent. Bild 3 visar att registertabellen sträcker sig från A9:F109. Lägg inte in fler personuppgifter än vad projektet behöver; fliken Instruktioner påminner om GDPR och begränsad åtkomst.

Om en sjunde roll behövs kan du kopiera en befintlig rollkolumn och komplettera formler och kontroller konsekvent. Mallen är i grundutförandet dimensionerad för sex rollkolumner och 100 aktivitetsrader, så kontrollera hela kedjan innan du bygger ut den.

Anpassa uppföljningen

Lägg gärna in en kort aktivitetsformulering med verb och leverans, exempelvis godkänn datamigreringsrapport, i stället för datamigrering. Använd Kommentar för beslutspunkter, mötesdatum eller hänvisning till ett ärende-ID.

• Gå igenom matrisen varje vecka i projekt med en plan på 12 veckor.
• Frys ansvarsfördelningen inför styrgruppsmöten och dokumentera ändringar i projektets vanliga versionshantering.
• Använd Översiktens 90%-gräns som praktisk granskningssignal, men godkänn inte projektet förrän varje rad med avvikelse är bedömd.

Fliken Instruktioner, som syns i bild 4, är lämplig att lämna kvar när arbetsboken delas med nya deltagare. Den förklarar R, A, C och I samt hur nya aktiviteter och roller läggs till.