Att göra-lista Excel - Gratis Mall

1. Steg 1 — Öppna fliken Att göra och använd en ledig rad från rad 4 till rad 103. Exempelraderna kan ersättas med dina egna uppgifter.
2. Steg 2 — Skriv ett ID, en kort uppgift och en beskrivning. Formulera uppgiften som ett konkret resultat, till exempel Skicka offert till kund.
3. Steg 3 — Ange ansvarig, ort och prioritet. Välj Hög, Medel eller Låg från rullistan i kolumn F.
4. Steg 4 — Välj status i kolumn G och fyll i startdatum, förfallodatum och eventuellt klardatum. Datumcellerna har datavalidering från 2000-01-01 till 2100-12-31.
5. Steg 5 — Registrera uppskattade timmar och nedlagda timmar som noll eller ett positivt decimaltal, till exempel 4,5.
6. Steg 6 — Läs av Försening dagar och Slutförd %. Kolumnerna M och N är beräknade och ska inte fyllas i manuellt.
7. Steg 7 — Kontrollera fliken Översikt för nyckeltal, statusfördelning, prioritering och tidsåtgång per ansvarig.

En redovisningskonsult kan använda listan för att följa upp avstämningar, kundfrågor och deklarationsunderlag. En ekonomiansvarig i ett mindre AB kan i stället samla budgetarbete, leverantörsfrågor och månadsbokslut i samma arbetsflöde. Kolumnerna Ansvarig och Ort fungerar även när ett team arbetar från Stockholm, Göteborg och Malmö.

Gör uppgiften mätbar

Skriv en uppgift som går att avsluta och kontrollera. Förbered kundpresentation är bredare än Skicka godkänd presentation till kunden. Beskrivningen kan innehålla nästa aktivitet, till exempel att ta fram agenda och invänta underlag.

Fyll i uppskattad tid innan arbetet börjar. Om fem uppgifter uppskattas till 2, 4, 1,5, 6 och 3 timmar blir planerad tid 16,5 timmar. När nedlagd tid registreras kan projektledaren se om en uppgift drar över utan att läsa varje kommentar.

Arbeta från listan i stället för minnet

Välj statusen Pågår först när någon faktiskt har börjat. För en egenföretagare eller frilansare ger det en tydlig skillnad mellan planerade uppdrag och aktiv kundtid. För ett team på sex personer kan ansvarigkolumnen dessutom visa om en flaskhals ligger hos en person eller på en viss ort.

Fliken Att göra (bild 1) har rubrikerna från ID till Kommentar i kolumn A–O. Gula inmatningsceller används för manuella uppgifter, medan Försening dagar och Slutförd % beräknas automatiskt.

Mallen använder formler i kolumn M för försening och kolumn N för slutförd andel. För en ej klar uppgift räknas dagens datum minus förfallodatum, men resultatet kan inte bli negativt eftersom formeln använder MAX(0; ...). En uppgift som förföll 2026-09-01 och fortfarande är öppen visar därför 5 dagar den 2026-09-06.

Statusen styr procenttalet

Formeln ger 0 % för Ej påbörjad, 50 % för Pågår och 100 % för Klar. Om tio uppgifter har två klara, fyra pågående och fyra ej påbörjade blir genomsnittlig slutförd andel (2 × 100 + 4 × 50) / 10 = 40 %. Det är en statusbaserad uppskattning, inte en viktning efter timmar.

För de flesta projekt är statusbaserad uppföljning mer lättbegriplig än att låta stora uppgifter väga automatiskt. Vill du mäta verkligt arbetsutfall bör du därför även följa uppskattade timmar och nedlagda timmar i Översikt (bild 2), där 16,5 uppskattade timmar och 12 nedlagda timmar kan jämföras.

Hantera personuppgifter rätt

Namn på ansvariga, kommentarer och uppgifter om kunder kan vara personuppgifter enligt GDPR. Begränsa åtkomsten, undvik känsliga uppgifter och spara inte mer information än arbetsflödet kräver. Vid personuppgiftsincidenter gäller anmälan till IMY inom 72 timmar när förutsättningarna i artikel 33 är uppfyllda.

Instruktioner (bild 3) påminner uttryckligen om dataskydd och beskriver hur rullistor, datum och timmar ska användas.

Ett vanligt operativt fel är att sätta Klar så snart arbetet är påbörjat. Då visar översikten en avslutad uppgift trots att leveransen kanske fortfarande väntar på godkännande. Använd Pågår tills resultatet är levererat och sätt Klardatum först när kontrollen är gjord.

Förfallodatum utan tydlig leverans

Datumet 2026-09-15 säger inte vad som ska vara färdigt. Skriv i stället uppgiften som Boka kvartalsmöte och använd Beskrivning för deltagare, lokal och digital länk. Då kan en kollega ta över utan att fråga vad deadline egentligen avser.

Undvik också att fylla uppskattade timmar med 0 när en bedömning saknas. Om en uppgift senare tar 8 timmar ser jämförelsen missvisande ut, eftersom 8 timmar mot 0 inte visar en försening utan en utebliven ursprungsprognos. Använd hellre 1,5 eller 2 timmar som en första uppskattning och justera den innan start.

Felaktig användning av prioritet

Om nio av tio uppgifter markeras Hög har prioriteten förlorat sin funktion. Ett team med 20 uppgifter kan exempelvis begränsa Hög till de 3–5 uppgifter som påverkar kund, likviditet eller en fast leveransdag. Medel blir ordinarie arbete och Låg sådant som kan flyttas utan omedelbar effekt.

Radera inte formler i M och N när du kopierar exempel. De finns i 100 rader, från rad 4 till rad 103. Om en formel tas bort får Översikt felaktiga totalsiffror, även om uppgiftens övriga celler ser korrekta ut.

Börja med att bestämma vad en rad ska representera. I ett byggföretag kan raden vara en arbetsorder, i en HR-funktion ett rekryteringssteg och för en frilansare en konkret kundleverans. Behåll en rad per avgränsat resultat; dela upp en uppgift som kräver mer än 8–10 timmar i mindre leveranser.

Skapa en enkel arbetsrutin

• Planera på måndag: lägg in nya uppgifter och välj prioritet.
• Följ upp dagligen: ändra status och skriv en kommentar när något blockerar arbetet.
• Stäm av på fredag: jämför uppskattade och nedlagda timmar på Översikt.

En grupp på fyra personer som lägger in fem nya uppgifter var varje vecka får 20 rader i planeringen. Efter fem veckor är 100 förberedda rader använda, vilket är en tydlig signal att arkivera avslutade uppgifter i en separat kopia innan du fortsätter.

Anpassa fälten försiktigt

Du kan ändra exempeltexter i Uppgift, Beskrivning och Kommentar utan att påverka beräkningarna. Behåll däremot rubrikerna och kolumnplaceringen för Status, Förfallodatum, Uppskattade timmar och Nedlagda timmar om Översikt ska fortsätta hämta rätt områden.

Diagrammen på Översikt (bild 2) bygger på statusraderna 16–19, prioriteringsraderna 4–6 och ansvariga på raderna 16–23. Om du byter namn på ansvariga, uppdatera motsvarande lista på Översikt så att tidsdiagrammet fortfarande visar rätt personer.