Leveransplan Excel - Gratis Mall

1. Öppna fliken Leveransplan och börja på nästa tomma rad under rubrikerna.
2. Ange ett unikt Order-ID, kund, ort och produkt. Använd samma ID i följesedel, orderbekräftelse och intern kommunikation.
3. Fyll i Antal och Pris/st (kr). Kontrollera att priset gäller en enhet och att ordervärdet blir rimligt, exempelvis 15 × 2 500 kr = 37 500 kr.
4. Registrera Beställningsdatum och Planerat leveransdatum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, till exempel 2026-06-18.
5. Fyll i Verkligt leveransdatum när varan har lämnat lagret eller bekräftats mottagen, beroende på hur ditt företag definierar levererad.
6. Välj eller skriv aktuell Status, till exempel Planerad, Pågående eller Levererad. Uppdatera även Region om du använder geografisk uppföljning.
7. Gå till Dashboard för översikten och använd Instruktioner om du behöver kontrollera kolumnernas betydelse eller arbetsordningen.

En redovisningskonsult behöver sällan själv planera transporter, men kan använda leveransplanen när en kund vill stämma av faktureringsunderlag mot faktisk leverans. För lagerchef, orderadministratör och kundservice är filen däremot en arbetslista där varje rad motsvarar en order eller leveranspost.

Bild 1 visar fliken Leveransplan. Rubrikerna löper från Order-ID, Kund och Ort till Produkt, Antal, Pris/st (kr), Ordervärde (kr), Beställningsdatum, Planerat leveransdatum, Verkligt leveransdatum, Status, Dagar kvar, Leveransstatus och Region. Den ordningen fungerar bra när order tas emot av kundservice, plockas av lagret och därefter lämnas över till transportansvarig.

Från orderbekräftelse till transport

En orderadministratör registrerar exempelvis ORD-1003 för Maria Karlsson i Malmö, anger 10 whiteboards à 800 kr och sätter planerat leveransdatum till 2026-06-19. Ordervärdet blir 8 000 kr, vilket gör det lättare att stämma av ordern mot offert, lageruttag och senare faktura.

För ett företag med 40 order per vecka är en rad per order mer hanterbar än att skriva samma information i tre olika dokument. Kundservice kan filtrera på Region eller Status, medan lagerchefen fokuserar på de order där planerat leveransdatum ligger inom de närmaste fem arbetsdagarna.

Roller och branscher

Grossister, möbelleverantörer, byggvaruhus och företag som levererar kontorsutrustning kan använda upplägget direkt. En projektledare kan också följa materialleveranser till flera arbetsplatser, medan en VD för ett litet AB får ett bättre underlag när en försenad order riskerar att påverka kundens produktion.

Bild 2 visar fliken Dashboard som en separat översikt över planeringen. Bild 3 visar Instruktioner, vilket är särskilt användbart när flera personer registrerar order och behöver arbeta på samma sätt.

Leveransplanen bygger på att datumfält och status används konsekvent. Planerat leveransdatum beskriver den överenskomna tidpunkten, medan Verkligt leveransdatum fylls i först när leveransen faktiskt är genomförd. Skillnaden är central: en order som saknar verkligt datum men har passerat planerat datum ska inte behandlas som levererad.

Datumlogik och arbetsdagar

Kolumnen Dagar kvar ger ett snabbt mått på tiden till planerad leverans. Om dagens datum är 2026-06-10 och planerat leveransdatum är 2026-06-19 återstår 9 kalenderdagar. För ett företag som bara levererar måndag till fredag är arbetsdagar mer relevant; då kan du komplettera filen med funktionen ARBETSDAGAR om du bygger vidare på mallen.

Ta ställning till om ni ska använda kalenderdagar eller arbetsdagar och håll fast vid samma val. För en transportverksamhet med leverans även på lördagar är kalenderdagar ofta mest rättvisande, medan en B2B-leverantör med stängt på helger bör följa arbetsdagar.

Kontroll av ordervärde

Ordervärdet ska kunna stämmas av mot Antal och Pris/st (kr). Femton skrivbord à 2 500 kr ger 37 500 kr, medan 40 kontorsstolar à 1 200 kr ger 48 000 kr. En avvikelse på 1 200 kr kan därför betyda att antal eller styckpris har skrivits fel, inte att transportkostnaden saknas.

För större datamängder är det bättre att omvandla området till en Excel-tabell än att kopiera formler manuellt. Då följer formler, filter och formatering med när du lägger till orderrad 101. Använd svenska funktionsnamn som OM, SUMMA och ANTAL.OM om du kompletterar med kontroller, till exempel för att räkna hur många rader som har Status Levererad.

Referensintegritet mellan flikarna

Dashboarden bör läsas som en sammanställning av Leveransplan, inte som en separat källa. Ändra därför orderdata på huvudfliken och kontrollera därefter att översikten uppdateras, särskilt när du lägger till en ny region eller en ny status.

Det mest kostsamma felet är ofta inte ett avancerat Excelproblem utan att samma order registreras två gånger. Om ORD-1002 finns på två rader kan lageruttaget se dubbelt ut och dashboarden visa fler leveranser än företaget faktiskt har. Kontrollera därför Order-ID mot orderbekräftelsen innan du sparar en ny rad.

Felaktiga datum och statusar

En vanlig genväg är att skriva 18/6 eller 2026.06.18 i vissa rader och 2026-06-18 i andra. Blandade datumformat kan göra sortering och beräkningar opålitliga. Använd alltid ÅÅÅÅ-MM-DD, exempelvis 2026-06-18, och skriv inte ett verkligt leveransdatum innan transportören eller kunden har bekräftat leveransen.

Ett annat problem är att Status och Leveransstatus används som synonymer trots att kolumnerna har olika roller i arbetsflödet. Om 12 av 50 order står som Pågående men 4 av dem redan är fysiskt levererade blir uppföljningen missvisande. Bestäm internt vad som krävs för att en order ska gå från Pågående till Levererad.

Antal, pris och ordervärde

Fel i Pris/st (kr) uppstår när någon skriver in totalpriset från leverantörens offert. Om 25 stolar kostar 30 000 kr totalt ska Pris/st vara 1 200 kr och Antal vara 25. Skriver du 30 000 kr i båda fälten blir ordervärdet 750 000 kr i stället för 30 000 kr.

Kontrollera även enheter. En pall med 20 kartonger är inte automatiskt 20 produkter om varje kartong innehåller 10 enheter. För en order på 6 pallar med 20 kartonger och 10 enheter per kartong är den faktiska mängden 1 200 enheter, men planeringen kan behöva visa både pallar och enheter i separata system.

Försenade leveranser som lämnas öppna

En rad med passerat planerat datum och tomt Verkligt leveransdatum måste hanteras samma dag, inte först vid månadens slut. Om 7 av 80 order är försenade motsvarar det 8,75 procent av orderstocken. Filtrera på datum och status, kontakta ansvarig transportör och dokumentera den nya planen i företagets ordinarie ordersystem.

That same follow-up is easier to keep aligned when the open lines are checked against a stock count template, so the quantities, dates, and status changes stay in one routine.

Börja med att anpassa statusarna till ert faktiska flöde. Ett företag som säljer lagervaror kan behöva Planerad, Plockas, Skickad och Levererad, medan en projektleverantör kanske behöver Beställd, Inköpt, På väg och Mottagen. Färre tydliga statusar är bättre än tio alternativ som används olika av varje kollega.

Bygg en praktisk arbetslista

• Lägg till kolumnen Ansvarig om flera orderadministratörer eller projektledare arbetar parallellt.
• Lägg till Transportör och Kolli-ID när kundservice ofta behöver svara på frågor om spårning.
• Lägg till Prioritet om expressorder ska skiljas från normal leverans.
• Lägg till Kommentar för avvikelser, restnoterade artiklar eller överenskomna delleveranser.

Om 30 order ska levereras under en vecka kan du sortera på Planerat leveransdatum och sedan på Region. Det ger transportansvarig en konkret turordning, exempelvis 18 order i Stockholm och 12 i Göteborg, i stället för en osorterad lista.

Koppla till andra arbetsverktyg

För en mindre verksamhet räcker det ofta att använda Excel tillsammans med orderbekräftelser och en gemensam mapp. När volymen passerar cirka 100 nya rader per månad bör du överväga att exportera orderdata från affärssystemet och använda samma rubriker, så att manuell dubbelregistrering minskar.

Du kan också lägga till en kontrollkolumn som markerar saknat planerat leveransdatum med OM. Exempelvis kan en rad visa Ej komplett när kund, produkt eller datum saknas. Använd SUMMA.OM eller ANTAL.OM i en egen översikt om du vill följa ordervärde och antal levererade order per region.

Behåll fliken Instruktioner som en intern standard. Skriv där definitionen av Levererad, hur datum ska anges och vem som uppdaterar filen. Då fungerar mallen även när en ny lageradministratör tar över arbetet under semesterperioden.

To keep that handover consistent, a order tracking template can capture the same definitions, date format, and update responsibility in one shared process document.