Fakturajournal med förfallodatum i Excel

En fakturajournal i Excel ger dig full kontroll över vilka fakturor som är betalda, vilka som väntar och vilka som har förfallit. Med villkorsstyrd formatering kan du dessutom få Excel att automatiskt färglägga de fakturor som passerat förfallodatum med rött, så att du ser dem på en sekund. I den här guiden bygger vi en fakturajournal från grunden, lägger in formler för förfallodatum och status, och sätter upp den villkorsstyrda formateringen som gör journalen levande och självgående.

För ett litet företag är det här ofta skillnaden mellan att ha koll på likviditeten och att tappa bort obetalda fakturor. En manuell lista som du måste tolka för hand blir lätt inaktuell, men en journal som färgar sig själv talar om för dig precis var du ska agera. Och eftersom allt sker med inbyggda funktioner behöver du inga makron eller tillägg.

Lägg upp kolumnerna

Börja med de kolumner du behöver: Fakturanummer, Kund, Fakturadatum, Förfallodatum, Belopp, Betald och Status. Datumen skriver du i svenskt format ÅÅÅÅ-MM-DD. En vanlig betalningstid är trettio dagar, vilket vi låter Excel räkna ut åt oss.

Beloppen ovan är inklusive moms 25 procent. Vill du även se nettobeloppet kan du lägga till en kolumn som räknar ut det med =E2/1.25, alltså beloppet delat med 1,25.

Steg för steg: räkna ut förfallodatum och status

1. Skriv fakturadatumet i kolumn C, till exempel 2026-04-01.
2. I kolumn D räknar du ut förfallodatumet genom att lägga till betalningstiden: =C2+30 för trettio dagars betalningsvillkor.
3. I kolumn F för Betald skriver du Ja när fakturan är betald, annars lämnar du den tom.
4. I statuskolumnen G skriver du formeln =IF(F2="Ja", "Betald", IF(TODAY()>D2, "Förfallen", "Väntar")). Den visar Betald om fakturan är betald, Förfallen om dagens datum passerat förfallodatum, annars Väntar.
5. Dra ner formlerna så långt journalen sträcker sig. Statusen uppdateras automatiskt varje dag eftersom TODAY hämtar dagens datum.

Funktionen TODAY, som på svenska heter IDAG, är nyckeln här. Den gör att journalen alltid är aktuell utan att du behöver röra något. En faktura som var Väntar igår blir Förfallen idag om förfallodatumet passerats.

Sätt upp villkorsstyrd formatering

Nu kommer det som verkligen gör journalen användbar. Markera hela tabellen och gå till Villkorsstyrd formatering, välj Ny regel och sedan alternativet att använda en formel. Skriv regeln =$G2="Förfallen" och välj en röd fyllnadsfärg. Dollartecknet framför G låser kolumnen så att hela raden färgas, inte bara statuscellen.

Lägg sedan till en andra regel med =$G2="Betald" och en grön färg, och en tredje med =$G2="Väntar" och en neutral gul ton. Nu lyser förfallna fakturor rött, betalda grönt och väntande gult, helt automatiskt. Så fort en faktura blir betald och du skriver Ja byter raden färg från rött till grönt.

Summera utestående belopp

Vill du veta hur mycket pengar som är ute kan du summera de obetalda fakturorna med SUMMA.OM. Skriv =SUMIF(G2:G100, "Förfallen", E2:E100) för att se det totala förfallna beloppet, och byt villkoret till Väntar för att se vad som är på väg in. Då får du en tydlig siffra på hur mycket likviditet du väntar på, vilket är ovärderligt när du planerar kommande utgifter. Lägger du dessa summor i en liten ruta högst upp i journalen har du en miniöversikt över hela kundreskontran.

Påminn om fakturor som snart förfaller

Du kan ta formateringen ett steg längre och varna för fakturor som förfaller inom några dagar. Lägg till en regel med formeln =AND($F2<>"Ja", $D2-TODAY()<=3, $D2-TODAY()>=0) och en orange färg. Den markerar fakturor som förfaller inom tre dagar men ännu inte är betalda, så att du hinner skicka en vänlig påminnelse innan de blir förfallna. På så sätt blir journalen inte bara en passiv lista utan ett aktivt verktyg som hjälper dig att få betalt i tid och hålla nere antalet sena betalningar.

Vanliga misstag

• Glömmer att låsa kolumnen i regeln. Utan dollartecknet i =$G2 färgas bara statuscellen, inte hela raden.
• Använder fast datum i stället för TODAY. Skriver du in dagens datum för hand blir journalen inaktuell imorgon. Använd alltid TODAY så uppdateras den av sig själv.
• Blandar text och tal i beloppskolumnen. Belopp som lagras som text summeras inte. Kontrollera att kolumnen är formaterad som valuta.
• Fel ordning på reglerna. Excel tillämpar villkorsreglerna uppifrån och ner. Lägg den viktigaste regeln överst om flera kan matcha samma rad.

Håll journalen som en formaterad tabell

Ett enkelt knep som gör hela skillnaden är att omvandla din journal till en formaterad Excel-tabell med kortkommandot Ctrl och T innan du börjar. När du gör det får tabellen automatiska ränder som gör den lättläst, och viktigast av allt: formler och villkorsstyrd formatering utökas automatiskt när du lägger till en ny rad längst ner. Du slipper alltså dra ner formlerna eller justera intervallen varje gång du registrerar en ny faktura. Tabellen får också ett eget namn som du kan använda i formler, vilket gör dem tydligare att läsa. För en journal som växer månad för månad är detta nästan oumbärligt, eftersom det gör att hela uppställningen sköter sig själv allt eftersom du fyller på med fler fakturor.

Stäm av mot bokföringen varje månad

Fakturajournalen blir som mest värdefull när du använder den för avstämning. I slutet av varje månad jämför du summan av de betalda fakturorna i journalen med det som faktiskt kommit in på bankkontot. Stämmer siffrorna vet du att inget fallit mellan stolarna. Skiljer de sig åt har du en konkret lista att gå igenom för att hitta var det glappar, kanske en betalning som registrerats på fel faktura eller en kreditnota som inte bokförts. Genom att lägga några minuter på den här avstämningen varje månad fångar du fel tidigt, innan de hinner växa till ett problem i årsredovisningen. Det är just den här typen av enkel men disciplinerad rutin som skiljer en välskött ekonomi från en rörig.

Vanliga frågor

Kan jag ändra betalningstiden per faktura?

Ja. Lägg till en kolumn för betalningsvillkor i dagar och hänvisa till den i formeln, till exempel =C2+H2 där H innehåller antalet dagar. Då kan olika kunder ha olika betalningstid i samma journal.

Varför uppdateras inte färgen direkt?

Villkorsstyrd formatering bygger på TODAY, som räknas om när du öppnar filen eller trycker på omräkning. Stänger du och öppnar filen nästa dag är allt uppdaterat. Du kan också trycka på omräkningsknappen för att tvinga fram en uppdatering.

Hur skiljer jag på flera år av fakturor?

Lägg gärna årtalet först i fakturanumret, som 2026-101, så sorteras de naturligt. Vill du arbeta med ett år i taget kan du lägga varje år på en egen flik och låta ett sammanfattande blad summera totalerna.

Vill du ha en färdig uppställning finns vår fakturamall och en kassabok som passar bra ihop med fakturajournalen.