Hur det började
Det började med en irritation. En av oss skulle hjälpa en idrottsförening med kassaboken och letade upp en färdig mall på nätet. Dollartecken, fel momssatser, kolumner för saker ingen svensk kassör känner igen — en eftermiddag gick åt till att bygga om alltihop ändå.
Då slog det oss: vi som redan kan det här jobbet kunde lika gärna göra mallen ordentligt en gång, och dela den. Så blev Excelmallen till. Inte ett företag som producerar mallar på löpande band, utan en samling verktyg som var och en är byggd av någon som själv använder den i sin vardag.
Så går det till när vi bygger en mall
1. En riktig person tar fram den
En bokförare ritar bokföringsmallarna, en projektledare gör Gantt-schemat. Den som bygger har själv suttit med problemet — det märks i vilka kolumner som finns och vilka som lyser med sin frånvaro.
2. Den provkörs med riktiga siffror
Innan något publiceras fyller vi mallen med exempeldata och kontrollerar att summorna går ihop, att momsen räknas rätt och att utskriften ser ren ut. Klarar den inte provet kommer den inte ut.
3. Den anpassas till svenska regler
Moms på 25, 12 eller 6 procent, belopp i kronor, BAS-kontoplanen där den hör hemma och fält som Skatteverket godkänner. Personalmallar tar hänsyn till semesterlagens 25 dagar och kollektivavtal, arkivering till bokföringslagens sju år.
4. Den finslipas tills den är lagom
Inga onödiga flikar, ingen pynt för pyntets skull. En mall ska göra en sak bra och vara begriplig för den som öppnar den för första gången. Saklig, ren och färdig att använda.
Folket bakom mallarna
Det finns inget anonymt mallfabrik här. Varje mall har en person bakom sig som själv sitter med arbetet i sin vardag.
Erik Lindqvist
Redovisningskonsult & Excel-expertErik Lindqvist är redovisningskonsult och Excel-expert med över tio års erfarenhet av svenska småföretag och enskilda firmor. Han bygger varje mall så att den passar svenska regler: moms, Skatteverket, kontoplan (BAS) och svenska datumformat.
Sara Nilsson
RedaktörSara Nilsson är redaktör inom redovisning och kontorsstöd. Hon förvandlar krångliga Excel-funktioner och svenska regler (moms, Skatteverket, F-skatt) till tydliga steg-för-steg-guider som vem som helst kan följa.
Saknar du en mall i ditt yrke?
Berätta vad du sitter och behöver, så ser vi om någon av oss kan bygga den ordentligt. De bästa idéerna kommer från folk som står mitt i ett konkret problem.