Gör en resultaträkning i Excel

En resultaträkning visar om ditt företag gick med vinst eller förlust under en period. Den ställer upp intäkterna mot kostnaderna och landar i ett resultat på sista raden. I Excel kan du bygga en enkel men korrekt resultaträkning som räknar ut bruttoresultat, rörelseresultat och slutligt resultat automatiskt. I den här guiden går vi igenom strukturen steg för steg, med formler och exempel i kronor, så att du själv kan ställa upp en resultaträkning för ett mindre företag eller en förening.

En resultaträkning byggs uppifrån och ner. Högst upp står intäkterna, sedan dras kostnaderna av i en logisk ordning, och på vägen ner får du fram flera mellansummor som var och en säger något om verksamheten. Det fina med att göra den i Excel är att alla summor räknas om direkt när du ändrar en siffra, så du kan testa olika scenarier och se hur resultatet påverkas.

Grundstrukturen i en resultaträkning

En förenklad resultaträkning innehåller några tydliga nivåer. Först nettoomsättningen, alltså försäljningen exklusive moms. Sedan rörelsens kostnader, uppdelade på till exempel varor, personal och övriga kostnader. På vägen får du fram bruttoresultat och rörelseresultat, och längst ner det resultat som återstår efter finansiella poster och skatt.

Alla belopp i resultaträkningen är exklusive moms, eftersom momsen inte är en intäkt eller kostnad för företaget utan en post som redovisas separat till Skatteverket. Det är en viktig princip att hålla i minnet när du fyller i siffrorna.

Steg för steg: bygg resultaträkningen

1. Skriv Nettoomsättning i kolumn A och beloppet exklusive moms i kolumn B, till exempel 900 000.
2. Skriv Kostnad för sålda varor på raden under, med ett negativt belopp eller som ett positivt belopp som du sedan subtraherar.
3. Räkna ut bruttoresultatet med =B2+B3 om kostnaden är negativ, eller =B2-B3 om du skrivit den som positivt tal.
4. Lägg till raderna för personalkostnader och övriga kostnader på samma sätt.
5. Räkna ut rörelseresultatet med =SUM(B2:B6) om alla kostnader är negativa tal, så adderas intäkter och avdrag korrekt.

Ett vanligt och tydligt sätt är att skriva alla kostnader som negativa tal. Då kan du summera hela kolumnen med en enda SUM-formel, eftersom de negativa kostnaderna automatiskt dras från intäkterna. Det minskar risken för teckenfel.

Räkna ut marginaler

En resultaträkning blir mer talande om du också räknar ut marginaler i procent. Bruttomarginalen får du genom att dela bruttoresultatet med nettoomsättningen: =B4/B2. Formatera cellen som procent. I exemplet blir det 450 000 delat med 900 000, alltså femtio procent. På samma sätt räknar du rörelsemarginalen med rörelseresultatet delat med omsättningen. För att undvika ett felmeddelande om omsättningen är tom kan du linda in formeln i =IFERROR(B4/B2, 0).

Marginalerna gör att du kan jämföra olika år eller olika månader på ett rättvist sätt, även om omsättningen varierar. En sjunkande bruttomarginal är ofta en tidig signal om att inköpspriserna stigit eller att du tvingats sänka dina priser.

Lägg till finansiella poster och resultat

Efter rörelseresultatet kommer de finansiella posterna, till exempel ränteintäkter och räntekostnader. Dra av räntekostnaderna och lägg till eventuella ränteintäkter för att få resultatet efter finansiella poster. Därefter beräknas skatten. För ett aktiebolag är bolagsskatten en andel av det skattepliktiga resultatet, och du kan lägga en formel som =B8*0.206 om skattesatsen är 20,6 procent. Det slutliga resultatet, alltså årets vinst eller förlust, blir resultatet efter finansiella poster minus skatten. Kontrollera alltid aktuell skattesats, eftersom den kan ändras.

Jämför perioder bredvid varandra

För att resultaträkningen ska bli ett verktyg för uppföljning lägger du gärna flera perioder bredvid varandra, en kolumn per månad eller per år. Då ser du utvecklingen över tid och kan snabbt upptäcka om en kostnad börjat skena. Lägg en kolumn längst till höger som räknar ut förändringen mellan två perioder med =C2-B2, och gärna en till som visar förändringen i procent. Med villkorsstyrd formatering kan du låta negativa förändringar bli röda och positiva gröna, så att avvikelserna syns direkt. På så sätt blir resultaträkningen inte bara en historisk uppställning utan ett levande underlag för att styra verksamheten framåt.

Koppla resultaträkningen till din bokföring

Den smidigaste arbetsgången är att låta resultaträkningen hämta sina siffror direkt från din löpande bokföring i stället för att skriva in dem för hand. Har du en lista över verifikationer med konto och belopp kan du använda SUMMA.OM för att summera alla intäktskonton till nettoomsättningen och alla kostnadskonton till respektive rad. En formel som =SUMIF(Konto, "3*", Belopp) summerar alla konton som börjar på tre, vilket i den svenska kontoplanen BAS är intäktskonton. På samma sätt fångar fyror och femmor olika kostnadsslag. När du bygger resultaträkningen så här uppdateras den automatiskt varje gång du lägger till en ny verifikation, och du slipper både dubbelarbete och risken för felinmatning. Det är så de flesta välbyggda Excel-modeller för småföretag fungerar.

Tolka resultatet och agera

En resultaträkning är som mest värd när du faktiskt använder den för att fatta beslut. Ett positivt rörelseresultat betyder att själva verksamheten bär sig, medan ett negativt resultat är en signal att antingen öka intäkterna eller kapa kostnader. Titta inte bara på sista raden, utan på mellansummorna: om bruttoresultatet är gott men rörelseresultatet svagt ligger problemet i de fasta kostnaderna snarare än i prissättningen. Genom att följa resultaträkningen månad för månad i Excel bygger du upp en känsla för verksamhetens normala mönster, och då blir det mycket lättare att se när något avviker. Den insikten är ofta mer värd än själva siffran, eftersom den låter dig agera i tid.

Vanliga misstag

• Tar med momsen i beloppen. Alla poster ska vara exklusive moms. Momsen redovisas separat och hör inte hemma i resultaträkningen.
• Blandar tecken på kostnaderna. Bestäm dig för om kostnaderna ska skrivas som negativa eller positiva tal och var konsekvent, annars blir summorna fel.
• Glömmer mellansummorna. Bruttoresultat och rörelseresultat säger mer än bara slutraden. Ta med dem så blir uppställningen läsbar.
• Använder fast skattesats utan att kontrollera. Bolagsskatten kan ändras mellan åren. Lägg den i en egen cell så är den lätt att uppdatera.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan resultaträkning och balansräkning?

Resultaträkningen visar intäkter och kostnader under en period och landar i ett resultat. Balansräkningen visar i stället tillgångar och skulder vid en viss tidpunkt. De hänger ihop genom att periodens resultat påverkar det egna kapitalet i balansräkningen.

Behöver jag bokföringskunskaper för att göra en resultaträkning?

Grundläggande förståelse hjälper, men en enkel resultaträkning för översikt kan vem som helst ställa upp i Excel. För en formell årsredovisning bör du dock stämma av med en redovisningskonsult, eftersom det finns formkrav på hur den ska se ut.

Kan jag göra en budgeterad resultaträkning?

Ja, och det är mycket användbart. Lägg en kolumn för budget och en för utfall, och jämför dem rad för rad. Då ser du om verksamheten utvecklas som planerat eller om du behöver justera under året.

Vill du ha en färdig uppställning finns vår mall för resultaträkning och en balansräkning som kompletterar varandra.